A Zenamu automatikus e-mail értesítéseket küld az ügyfeleknek, szakembereknek és a stúdió adminisztrátorainak a foglalás életciklusának különböző szakaszaiban. Ebben a cikkben áttekintheti az összes e-mail típust és azt, hogy mikor mennek ki. A cikk csak az egyéni időpontokkal foglalkozik; az órák, tanfolyamok és események e-mailjeiről itt olvashat: Milyen automatikus e-maileket küld a Zenamu nekem és az ügyfeleimnek?

A foglalás létrehozása után azonnal kimegy. Tartalmazza az időpont összes adatát — a szolgáltatás nevét, dátumot és időpontot, a szakember nevét, a helyszínt és a fizetési részleteket. Ha a kézi jóváhagyás engedélyezve van, az e-mail egyértelműen jelzi, hogy a foglalás jóváhagyásra vár.

Akkor megy ki, amikor a szakember vagy az adminisztrátor jóváhagyja a függőben lévő foglalást. Az ügyfél értesítést kap a megerősített időpontjáról, és megkapja az összes releváns részletet.

Ha egy függőben lévő foglalást elutasítanak, az ügyfél erről e-mailt kap. Ha az adminisztrátor megadta az elutasítás okát, az megjelenik az e-mailben. Az üzenet tartalmaz egy linket is új foglalás létrehozásához.

Automatikus emlékeztető, amelyet a közelgő időpont előtt küld a rendszer. Tartalmazza a foglalás összefoglalóját — szolgáltatás, dátum, idő, szakember és helyszín. A rendszer csak akkor küldi ki, ha az Időpont-emlékeztető az ügyfélnek be van kapcsolva (lásd lent: „Mely e-maileket kapcsolhatom be vagy ki az egyéni időpontoknál?”).

A foglalás lemondásának visszaigazolása, ha a lemondás az ingyenes lemondási időszakon belül történik.

Lemondási e-mail, amely emellett tartalmazza a lemondási díj összegét és az esetlegesen visszatérített összeget.

Ha az időpontot a stúdió vagy a szakember mondja le, az ügyfél e-mailt kap a lemondásról és opcionálisan annak okáról.

A sikeres fizetés feldolgozása után az ügyfél visszaigazolást kap a tranzakció részleteivel.

Ha az ügyfél figyeli egy telt időablakot, és az elérhetővé válik (pl. egy másik ügyfél lemondja), értesítést kap a foglalás lehetőségéről.

Ha a kézi jóváhagyás engedélyezve van, a szakember e-mailt kap az új foglalási kérelemről az ügyfél és az időpont adataival. Az üzenet tartalmaz egy linket a gyors jóváhagyáshoz vagy elutasításhoz.

Automatikus napi összefoglaló, amely emlékezteti a szakembert az adott napi közelgő időpontjaira. A rendszer csak akkor küldi ki, ha a Napi összesítő a szakembernek be van kapcsolva.

Ha az Új foglalás értesítés be van kapcsolva, a szakember e-mailt kap minden alkalommal, amikor egy ügyfél időpontot foglal nála. Ha a Másolat az „Adminisztrátornak” is be van kapcsolva, az Adminisztrátor jogosultságú felhasználók is megkapják.

Ha az ügyfél lemondja a foglalását, és a Foglalás lemondása értesítés be van kapcsolva, a szakember e-mailt kap a lemondás részleteivel. Ha a Másolat az „Adminisztrátornak” is be van kapcsolva, az Adminisztrátor jogosultságú felhasználók is megkapják.

Az adminisztrációs felületen egyéni e-mail üzenetet küldhet egy ügyfélnek a foglalásával kapcsolatban.

Lépjen a Beállítások › Értesítések oldalra. Az egyéni időpontokra ezek a kapcsolók vonatkoznak:

A kapcsolók módosítása azonnal érvénybe lép. A cikkben szereplő többi automatikus e-mail mindig kimegy, és nem kapcsolható ki. Ilyen például az ügyfeleknek küldött foglalási visszaigazolás, valamint a jóváhagyásról, az elutasításról, a lemondásról és a fizetésről szóló e-mail. Az értesítések konfigurálása stúdió szinten történik, és az összes szolgáltatásra vonatkozik.

Az utolsó cikkben megnézzük, hogyan jelenik meg a teljes foglalási folyamat az ügyfél szemszögéből — „A nyilvános foglalási oldal”.