A fizetési bizonylat abban a pillanatban készül el, amikor a rendelést kifizetik. Csak ekkor kapja meg a sorszámát a sorszámtartományból, a kiállítás dátumát, számla esetén pedig a teljesítés dátumát is. Ez a három adat utólag már soha nem változik, akkor sem, ha később módosítja vagy lemondja a rendelést.

Ez minden fizetési módnál ugyanígy működik. Kártyás és PayPal-fizetésnél a bizonylat szinte azonnal elérhető a fizetés után. Banki átutalásnál és helyszíni fizetésnél akkor jelenik meg, amikor a beérkezett fizetést párosítja a bankszámláján, vagy a rendelésen rögzíti a Fizetés rögzítése gombbal.

A Zenamu csak akkor állít ki bizonylatot, ha a Beállítások Fizetések szakaszában be van kapcsolva a Fizetési bizonylatok kiállítása, és a csomagja is engedi. E beállítás nélkül a rendelések pontosan ugyanúgy működnek, csak nem tartozik hozzájuk bizonylat.

Amíg a rendelés nincs kifizetve, nem bizonylatról, hanem díjbekérőről van szó. Az ügyfél e-mailben megkapja a banki átutalás adatait, a közleményt (fizetési hivatkozást) és a fizetési határidőt. A díjbekérőnek nincs bizonylatszáma, és nem való a könyvelésbe. Csak felszólítás a fizetésre.

A fizetési határidő ugyanebben az e-mailben szerepel, és a Zenamu a rendelés létrejöttétől számítja. Soha nem későbbi, mint a lefoglalt óra kezdete. Ha a határidő letelik, a Zenamu magától nem mondja le a rendelést. Ez az Ön döntése.

Ha a stúdiója állít ki bizonylatot, az e-mail arról is tájékoztatja az ügyfelet, hogy a befizetés beérkezése után a rendelés részleteinél letöltheti a bizonylatot.

A számlán a számlaszám, a kiállítás dátuma (a számla kelte), a teljesítés dátuma és a rendelés dátuma szerepel.

A kiállítás dátuma az a nap, amikor a rendelést kifizették. A rendelés dátuma az a nap, amikor a rendelés létrejött, vagyis amikor az ügyfél foglalt vagy vásárolt. A később kifizetett foglalásoknál ez a két dátum eltér egymástól, és ez így helyes.

A teljesítés dátuma korábbi lehet, mint a kiállítás dátuma, például ha az ügyfél még a fizetés terhelése előtt részt vesz az órán. A Zenamu csak akkor állítja ki a bizonylatot, amikor a fizetés terhelése ténylegesen megtörtént, így a kiállítás dátuma soha nem egy puszta kártyás zároláson alapul.

A nyugtán, amelyet a nem ÁFA-körös stúdiók állítanak ki, a nyugta száma, a rendelés dátuma és a rendelésszám szerepel. Teljesítés dátuma nincs rajta, és a számlától eltérően a kiállítás dátuma sem kerül rá, bár ezt a dátumot a rendelés részleteinél továbbra is látja.

Az adminisztrációs felületen nyissa meg a Rendelések menüpontot, kattintson a rendelésre, és a részleteiben megjelenik a bizonylatszám, a kiállítás dátuma és a teljesítés dátuma. Az ügyfél ugyanezeket az adatokat látja a saját fiókjában a rendelés részleteinél.

Amíg a rendelés kifizetetlen, ezek a sorok nem jelennek meg, mert a bizonylat még nem létezik.

Ha olyan rendelést módosít, amelyhez már tartozik bizonylat, a Zenamu figyelmezteti, hogy a változás megjelenik a bizonylaton. A bizonylat száma és kiállításának dátuma változatlan marad.

A kifizetetlen rendeléshez nem tartozik bizonylat, ezért a lemondásakor sem készül bizonylat. Sorszámot sem használ el a sorszámtartományból, így a sorszámozásban nem keletkezik hézag.

Ha pénz megy vissza az ügyfélnek, a Zenamu sztornó bizonylatot állít ki, amely hivatkozik az eredeti számlára vagy nyugtára. Magának a bizonylatnak a fejlécében Helyesbítő számla áll, nyugta esetén pedig Nyugtát módosító okirat, míg a rendelés műveletei között a gomb neve Lemondási bizonylat letöltése. A kiállítás dátuma a lemondás napja, az eredeti bizonylat pedig változatlan marad.

Ha semmi nem megy vissza az ügyfélnek, például 100%-os lemondási díj esetén, nem készül sztornó bizonylat, és az eredeti bizonylat érvényben marad.

Egy-egy bizonylatot a rendelés részleteiből tölt le. Egy teljes hónapot egyszerre úgy kap meg, hogy megnyitja a Rendelések, majd a Kiállított bizonylatok menüpontot, ahol egyesített PDF-et vagy külön PDF-eket tartalmazó ZIP-et exportálhat. A csehországi és szlovákiai stúdiók itt ISDOC- és Pohoda XML-fájlt is kapnak.

A rendelések exportjában a rendelés dátuma és a fizetés dátuma mellett szerepel egy Kiállítás dátuma oszlop is.

Az ISDOC- és Pohoda XML-export a később lemondott rendelések számláit is tartalmazza, a hozzájuk tartozó sztornó bizonylattal együtt. Ha egy korábbi időszakot már exportált, és a könyvelője kézzel vitt fel néhány bizonylatot, az ismételt export után ellenőrizze, hogy nem került-e be valami kétszer. A már letöltött bizonylatok nem változnak.

Ha utólag rögzít egy fizetést, és korábbi fizetési dátumot ad meg, a bizonylat kiállításának dátuma a rögzítés napja lesz, a teljesítés dátuma pedig magának a fizetésnek a napja.

Az évváltás körül ez azt jelenti, hogy a bizonylat az új év sorszámtartományából kap számot, pedig a teljesítés dátuma még decemberre esik. Ha a bizonylatot még a régi sorszámtartományban szeretné megkapni, az év vége előtt rögzítse a fizetést.

A számlák korábban már a rendelés létrejöttekor megkapták a sorszámukat és a kiállítás dátumát, a teljesítés dátuma pedig csak a fizetés után került rájuk. A később kifizetett rendeléseknél így olyan számlák keletkeztek, amelyeken a kiállítás dátuma korábbi, mint a teljesítés dátuma. Ezeket a számlákat visszamenőleg nem módosítjuk, mert kiállított bizonylatot nem sorszámozunk és nem keltezünk újra. Ez a cikk szolgál magyarázatul arra, honnan ered az eltérés.

A lemondott, kifizetetlen rendelések megtartották az akkor kapott sorszámukat, ezért a tartományban maradhatnak fel nem használt sorszámok. Ezeket nem sorszámozzuk újra, és nem állítunk ki hozzájuk sztornó bizonylatot. A stúdiójához tartozó fel nem használt sorszámok listáját kérésre elküldjük, csak írjon az ügyfélszolgálatnak.

Azok a rendelések, amelyek a régi működés szerint kaptak sorszámot, és még fizetésre várnak, megtartják a számukat. A kiállítás dátuma és a bizonylat sorai azon a napon jelennek meg a rendelés részleteinél, amikor az ügyfél fizet.