Il dettaglio della prenotazione è la schermata principale per le operazioni quotidiane nella sezione Appuntamenti. Questa guida Le mostra cosa vi troverà, quali azioni utilizzare e in che ordine. Per aprire il dettaglio di una prenotazione, vada su Appuntamenti > Prenotazioni e clicchi sulla prenotazione nella tabella (oppure scelga Visualizza dettagli nel suo menu delle azioni). Gli stati delle prenotazioni, l'approvazione manuale e l'annullamento sono spiegati più in dettaglio in Appuntamenti: gestire le prenotazioni.
Cosa contiene il dettaglio della prenotazione
Informazioni sul servizio, data, ora e durata.
Stato della prenotazione: In attesa, Confermata, Completata, Annullato o Non presentata.
Ordine collegato e informazioni sul pagamento.
Cliente, specialista e luogo.
La Nota interna, se ne ha scritta una quando ha creato la prenotazione con Aggiungi prenotazione. La nota interna appartiene solo a questa prenotazione. Non corrisponde alle Note nel dettaglio del cliente e non viene copiata lì.
Azioni principali nel dettaglio
Approvare o rifiutare una prenotazione in attesa
Per le prenotazioni in attesa di conferma, clicchi su Approva per confermare l'appuntamento oppure su Rifiuta la richiesta per rifiutarlo. Quando rifiuta una richiesta, può aggiungere un Motivo del rifiuto facoltativo e il cliente riceve una notifica via e-mail.
Annullare una prenotazione
Clicchi su Annulla prenotazione. Nella finestra di dialogo può aggiungere una Nota con il motivo e scrivere un Messaggio e-mail per il cliente. Il sistema valuterà la logica di annullamento in base alle Sue impostazioni e al metodo di pagamento.
Contrassegnare come non presentato
Utilizzi questa azione quando il cliente non si è presentato. Il pulsante Non presentata compare solo per una prenotazione confermata dopo l'ora di inizio dell'appuntamento, e solo se la prenotazione non è ancora pagata (In attesa di pagamento). Dopo la conferma, la prenotazione passa allo stato Non presentata, il pagamento viene contrassegnato come Non pagato e il cliente viene segnalato come cliente con ordini non pagati.
Cambiare lo specialista o il luogo
Per le prenotazioni modificabili, è possibile cambiare lo specialista o il luogo senza creare una nuova prenotazione. Clicchi sull'icona della matita accanto a Specialista o Sede, scelga la nuova opzione e clicchi su Salva. Può scegliere solo uno specialista assegnato al servizio della prenotazione e senza altre prenotazioni in quell'orario. Zenamu avvisa automaticamente il cliente della modifica via e-mail.
Inviare un messaggio personalizzato al cliente
Il messaggio non si invia dal dettaglio della prenotazione. In Appuntamenti > Prenotazioni, apra il menu delle azioni della prenotazione nella tabella e scelga Invia messaggio. Scriva il Messaggio, se lo desidera scelga uno specialista in Invia una copia allo specialista e clicchi su Invia messaggio. L'opzione compare solo se il cliente ha un indirizzo e-mail.
Consiglio: Utilizzi motivi interni e uno stile di comunicazione coerente. Questo facilita il passaggio di consegne tra reception, specialisti e direzione.
Scenari frequenti
La prenotazione è ancora in attesa e l'appuntamento si avvicina
Decida il prima possibile (approvare o rifiutare) per non lasciare il cliente senza informazioni. Se una prenotazione in attesa non viene approvata prima dell'inizio dell'appuntamento, Zenamu la annulla automaticamente.
Un cliente chiama all'ultimo minuto per dire che non può venire
Annulli la prenotazione dal pannello di amministrazione, indichi un motivo e controlli il risultato dell'annullamento nell'ordine.
Uno specialista è malato e serve un sostituto
Cambi lo specialista nel dettaglio della prenotazione. Zenamu invia automaticamente al cliente un'e-mail sulla modifica; invii un messaggio personalizzato solo se vuole aggiungere altre informazioni.
Lo specialista sostituto deve avere il relativo servizio assegnato ed essere libero in quell'orario.
Domande frequenti
Quando compare l'azione "non presentato"?
Per le prenotazioni confermate, dopo che l'ora di inizio dell'appuntamento è trascorsa, purché la prenotazione non sia ancora pagata.
Perché non riesco a cambiare lo specialista o il luogo?
Può modificarli solo per le prenotazioni future che non sono annullate né contrassegnate come non presentato. Gli appuntamenti passati non si possono modificare. Serve inoltre il permesso Manager o Amministratore.
Quando conviene inviare un messaggio personalizzato?
Ogni volta che c'è una modifica che riguarda il cliente (cambio di orario, istruzioni logistiche). Le modifiche allo specialista o al luogo vengono comunicate al cliente automaticamente.