Non appena i clienti iniziano a prenotare appuntamenti individuali, troverà tutte le prenotazioni ordinatamente in un unico posto. In questo articolo scoprirà come gestire le prenotazioni, quali stati hanno e come funziona il processo di approvazione.
Panoramica delle prenotazioni
Tutte le prenotazioni si trovano in Menu → Appuntamenti individuali → Prenotazioni. La pagina di riepilogo mostra:
Prenotazioni di oggi — Quanti appuntamenti sono previsti per oggi.
Prenotazioni future — Numero totale di prenotazioni confermate future.
In attesa — Prenotazioni in attesa della Sua approvazione (se l'approvazione manuale è attivata).
Completate questo mese — Numero di appuntamenti passati nel mese corrente.
Stati delle prenotazioni
Ogni prenotazione si trova in uno di questi stati:
In attesa
La prenotazione è stata creata ma è in attesa della Sua approvazione. Questo stato viene utilizzato solo quando l'approvazione manuale delle prenotazioni è attivata (vedi sotto). Il cliente viene informato che la sua prenotazione è in attesa di conferma.
Confermata
La prenotazione è valida e l'appuntamento è programmato. Se l'approvazione manuale non è attivata, le prenotazioni vengono create direttamente in questo stato.
Annullata
La prenotazione è stata annullata. Il sistema registra chi ha annullato:
Cliente — Il cliente ha annullato tramite la pagina pubblica.
Specialista — Lo specialista/istruttore ha annullato la prenotazione.
Amministratore — L'amministratore dello studio ha annullato dal pannello di amministrazione.
Sistema — Annullamento automatico (es. prenotazione non confermata dopo l'orario dell'appuntamento).
Non presentato
Il cliente non si è presentato a un appuntamento confermato. Può impostare questo stato manualmente dopo l'orario dell'appuntamento.
Approvazione manuale delle prenotazioni
Se desidera avere il controllo su chi viene e quando, può attivare l'approvazione manuale delle prenotazioni. Le nuove prenotazioni verranno create come in attesa anziché come confermate.
Come funziona l'approvazione
Un cliente crea una prenotazione → lo stato viene impostato su In attesa.
Lo specialista (o l'amministratore) riceve una notifica via e-mail sulla nuova richiesta.
Nel pannello di amministrazione, apra il dettaglio della prenotazione e scelga:
Confermare — La prenotazione viene confermata e il cliente riceve un'e-mail di conferma.
Rifiutare — La prenotazione viene rifiutata e il cliente riceve un'e-mail di rifiuto, facoltativamente con la motivazione.
Se una prenotazione in attesa non viene approvata entro l'orario dell'appuntamento, il sistema la annulla automaticamente.
Pagamento con approvazione manuale
Quando l'approvazione manuale è attivata, il pagamento viene elaborato solo dopo la conferma della prenotazione. Il cliente non paga al momento della richiesta, ma solo quando Lei la approva.
Segnare come "Non presentato"
Dopo l'orario di un appuntamento, può contrassegnare una prenotazione confermata come non presentato. Il pulsante Non presentato appare solo quando:
L'orario dell'appuntamento è passato.
La prenotazione è nello stato Confermata.
Le statistiche di assenza del cliente vengono aggiornate automaticamente e La aiutano a identificare i clienti poco affidabili. Maggiori informazioni nell'articolo "Assenze non giustificate (No‑show)".
Annullare una prenotazione dall'amministrazione
Come amministratore, può annullare qualsiasi prenotazione direttamente dal pannello di amministrazione. Durante l'annullamento:
Può inserire un motivo di annullamento che verrà mostrato al cliente nell'e-mail.
Il sistema determina automaticamente se si applica una penale di cancellazione in base alle Sue condizioni.
Il cliente riceve un'e-mail di annullamento.
Prenotazioni nel calendario
Tutti gli appuntamenti individuali appaiono automaticamente nel calendario principale di Zenamu accanto ai corsi di gruppo. Può passare dalla visualizzazione dei corsi di gruppo a quella degli appuntamenti individuali tramite il selettore nell'intestazione del calendario.
Per saperne di più sulle impostazioni di pagamento e le condizioni di cancellazione, legga l'articolo "Pagamenti e condizioni di cancellazione".