Zenamu invia automaticamente notifiche via e-mail a clienti, specialisti e amministratori dello studio nelle varie fasi del ciclo di vita di una prenotazione. In questo articolo troverà una panoramica di tutti i tipi di e-mail e di quando vengono inviate. L'articolo riguarda solo gli appuntamenti: per le e-mail su lezioni, corsi ed eventi consulti Quali e-mail automatizzate invia Zenamu a me e ai miei clienti?

Inviata immediatamente dopo la creazione di una prenotazione. Contiene tutte le informazioni sull'appuntamento — nome del servizio, data e orario, nome dello specialista, luogo e dettagli di pagamento. Se l'approvazione manuale è attivata, l'e-mail indica chiaramente che la prenotazione è in attesa di conferma.

Inviata quando lo specialista o l'amministratore approva una prenotazione in attesa. Il cliente viene informato che il suo appuntamento è stato confermato e riceve tutti i dettagli rilevanti.

Se una prenotazione in attesa viene rifiutata, il cliente riceve un'e-mail con le informazioni sul rifiuto. Se l'amministratore ha indicato un motivo, questo viene visualizzato nell'e-mail. È incluso un link per creare una nuova prenotazione.

Un promemoria automatico inviato prima di un appuntamento imminente. Contiene un riepilogo della prenotazione — servizio, data, orario, specialista e luogo. Viene inviato solo se è attivo Promemoria dell'appuntamento per il cliente (vedi "Quali e-mail sugli appuntamenti posso attivare o disattivare?" più sotto).

Conferma dell'annullamento della prenotazione quando avviene entro il periodo di annullamento gratuito.

E-mail di annullamento che include anche l'importo della penale e l'eventuale importo rimborsato.

Se l'appuntamento viene annullato dallo studio/specialista, il cliente riceve un'e-mail con le informazioni sull'annullamento e un motivo facoltativo.

Dopo l'elaborazione riuscita del pagamento, il cliente riceve una conferma con i dettagli della transazione.

Se un cliente osserva una fascia oraria al completo e questa si libera (es. un altro cliente annulla), riceve una notifica con la possibilità di prenotarla.

Quando l'approvazione manuale è attivata, lo specialista riceve un'e-mail sulla nuova richiesta di prenotazione con i dettagli del cliente e dell'appuntamento. È incluso un link per la conferma o il rifiuto rapido.

Un riepilogo quotidiano automatico che ricorda allo specialista i suoi appuntamenti in programma per la giornata. Viene inviato solo se è attivo Riepilogo giornaliero per lo specialista.

Se l'opzione Nuova prenotazione è attiva, lo specialista riceve un'e-mail ogni volta che un cliente prenota uno dei suoi appuntamenti. Se è attiva anche l'opzione Copia all'"Amministratore", la ricevono anche gli utenti con il ruolo di Amministratore.

Se un cliente annulla la sua prenotazione e l'opzione Annullamento prenotazione è attiva, lo specialista riceve un'e-mail con i dettagli dell'annullamento. Se è attiva anche l'opzione Copia all'"Amministratore", la ricevono anche gli utenti con il ruolo di Amministratore.

Dal pannello di amministrazione può inviare un messaggio e-mail personalizzato a un cliente in relazione alla sua prenotazione.

Vada su Impostazioni › Notifiche. Per gli appuntamenti valgono questi interruttori:

Ogni modifica a un interruttore ha effetto immediato. Le altre e-mail automatiche descritte in questo articolo, come la conferma della prenotazione, l'approvazione, il rifiuto, l'annullamento e le e-mail di pagamento ai clienti, vengono sempre inviate e non si possono disattivare. La configurazione delle notifiche avviene a livello di studio e riguarda tutti i servizi.

Nell'ultimo articolo vedremo come l'intero processo di prenotazione appare dal punto di vista del cliente — "La pagina di prenotazione pubblica".