Questo articolo riguarda le prenotazioni degli appuntamenti (servizi 1:1) in Appuntamenti › Prenotazioni: i loro stati, l'approvazione manuale delle prenotazioni, i clienti non presentati e l'annullamento di una prenotazione. Non vale per le lezioni di gruppo, i corsi e gli eventi: i loro partecipanti si gestiscono nel dettaglio della lezione, del corso o dell'evento.
L'approvazione manuale delle prenotazioni esiste solo per gli appuntamenti e si attiva per ogni singolo specialista. Le lezioni di gruppo, i corsi e gli eventi non prevedono alcuna approvazione: un cliente che prenota un posto libero lo ottiene subito. Se vuole decidere Lei chi ottiene un posto in una lezione di gruppo, legga più avanti Posso approvare le prenotazioni di una lezione di gruppo?
Panoramica delle prenotazioni
Tutte le prenotazioni degli appuntamenti si trovano in Appuntamenti › Prenotazioni nel menu laterale. La pagina mostra questi numeri:
Oggi — Gli appuntamenti previsti per oggi.
Prossimi — Le prenotazioni future non annullate.
In attesa di conferma — Le prenotazioni in attesa della Sua decisione (solo se l'approvazione manuale delle prenotazioni è attiva).
Questo mese — Gli appuntamenti del mese corrente.
Più sotto può passare dalla visualizzazione Tabella a Calendario e creare Lei stesso una prenotazione con Aggiungi prenotazione.
Stati delle prenotazioni
Ogni prenotazione di un appuntamento ha uno di questi stati:
In attesa
La prenotazione è stata creata ma è in attesa di approvazione. Questo stato viene utilizzato solo quando l'Approvazione manuale delle prenotazioni è attiva per lo specialista (vedi sotto). Il cliente viene informato che la prenotazione è in attesa di conferma da parte dello specialista.
Confermata
La prenotazione è valida e l'appuntamento è programmato. Se l'approvazione manuale delle prenotazioni non è attiva, le prenotazioni vengono create direttamente in questo stato. Le prenotazioni che crea Lei con Aggiungi prenotazione sono sempre confermate.
Completata
L'orario di inizio dell'appuntamento è passato e la prenotazione non è stata annullata né contrassegnata come non presentato.
Annullata
La prenotazione è stata annullata dal cliente, dal Suo studio oppure automaticamente da Zenamu (ad esempio una prenotazione in attesa che non è stata approvata prima dell'inizio dell'appuntamento).
Non presentato
Il cliente non si è presentato e non ha pagato. Imposta Lei questo stato dopo l'inizio dell'appuntamento (vedi Segnare come "Non presentato").
Approvazione manuale delle prenotazioni
Se desidera confermare ogni appuntamento prima che diventi definitivo, attivi l'Approvazione manuale delle prenotazioni per lo specialista. Le nuove prenotazioni con quello specialista verranno create come in attesa anziché come confermate.
Come attivo l'approvazione manuale delle prenotazioni?
Vada in Appuntamenti › Specialisti.
Nella scheda dello specialista, clicchi su Servizi (per un nuovo specialista, clicchi su Aggiungi specialista).
Attivi l'interruttore Approvazione manuale delle prenotazioni.
Clicchi su Salva. L'impostazione vale per tutti i servizi di quello specialista.
Come funziona l'approvazione
Un cliente prenota un appuntamento → lo stato è In attesa. La fascia oraria viene riservata, quindi nessun altro può prenotarla.
Lo specialista riceve un'e-mail sulla nuova richiesta.
In Appuntamenti › Prenotazioni, apra la prenotazione (Visualizza dettagli) e scelga:
Approva — La prenotazione viene confermata e il cliente riceve un'e-mail di conferma.
Rifiutare la richiesta — La prenotazione viene annullata e il cliente riceve una notifica via e-mail. Può aggiungere un Motivo del rifiuto (facoltativo). Il pagamento del cliente viene rimborsato per intero.
Se una prenotazione in attesa non viene approvata prima dell'inizio dell'appuntamento, Zenamu la annulla automaticamente e rimborsa il cliente per intero.
I Manager e gli Amministratori possono approvare e rifiutare qualsiasi prenotazione; uno specialista può farlo per le proprie prenotazioni. Maggiori informazioni nell'articolo Appuntamenti: prenotazioni in attesa — approvazione, rifiuto e annullamento automatico.
Quando paga il cliente se l'approvazione manuale è attiva?
L'approvazione manuale non rimanda il pagamento. Il cliente paga al momento della prenotazione, come senza approvazione: ad esempio viene addebitato il pagamento con carta o PayPal, oppure vengono scalati crediti o ingressi. Durante il pagamento, il cliente vede che riceverà il rimborso dell'intero importo se lo specialista non conferma la prenotazione prima dell'inizio dell'appuntamento.
Se Lei rifiuta la richiesta o la prenotazione viene annullata automaticamente, i pagamenti con carta e PayPal vengono rimborsati automaticamente e i crediti o gli ingressi tornano sul saldo del cliente. Un bonifico bancario deve invece restituirlo Lei.
Posso approvare le prenotazioni di una lezione di gruppo?
No. Le lezioni di gruppo, i corsi e gli eventi non hanno l'approvazione manuale: questa opzione esiste solo per gli appuntamenti. Se vuole scegliere chi ottiene un posto in una lezione di gruppo, usi invece una di queste opzioni:
Lasciare la lezione visibile, ma raccogliere Lei le iscrizioni: nel modulo della lezione, apra Impostazioni avanzate di prenotazione e spunti Non consentire ai clienti di prenotare questa lezione. La lezione resta nel Suo programma pubblico, ma nessuno può prenotarla online. Indichi nella descrizione come chiedere un posto (e-mail, telefono) e aggiunga i clienti che accetta con Aggiungi partecipante nel dettaglio della lezione.
Nascondere completamente la lezione: spunti La lezione non è visibile pubblicamente in Impostazioni avanzate di prenotazione. La lezione non comparirà nel programma pubblico e solo Lei potrà aggiungere clienti con Aggiungi partecipante.
Per i corsi, le stesse opzioni si chiamano Non consentire ai clienti di prenotare questa lezione e Il corso non è visibile pubblicamente.
Segnare come "Non presentato"
Il pulsante Non presentato appare nel dettaglio della prenotazione solo quando valgono tutte queste condizioni:
La prenotazione è Confermata.
L'orario di inizio dell'appuntamento è passato.
La prenotazione non è ancora stata pagata: il pagamento è ancora In attesa di pagamento (ad esempio il cliente doveva pagare in sede).
Dopo la conferma, la prenotazione passa allo stato Non presentato e il pagamento viene segnato come Non pagato. Il cliente viene quindi evidenziato come cliente con ordini non pagati, il che La aiuta a identificare i clienti poco affidabili. Una prenotazione pagata in anticipo non può essere contrassegnata come non presentato: compare come Completata. Maggiori informazioni nell'articolo "Assenze non giustificate (No‑show)".
Annullare una prenotazione dall'amministrazione
Può annullare una prenotazione confermata in qualsiasi momento, anche quando il cliente non può più annullarla online. Apra la prenotazione e clicchi su Annulla prenotazione (nella tabella, scelga Annulla nel menu delle azioni). Per una prenotazione in attesa, il pulsante è invece Rifiutare la richiesta. Nella finestra di dialogo:
Zenamu mostra se si applica una penale di annullamento in base alle Sue regole di annullamento. Se ci sono più opzioni, scelga come annullare, ad esempio con il rimborso dell'intero importo.
Può aggiungere una Nota con il motivo dell'annullamento.
Se scrive un messaggio in Messaggio e-mail per il cliente, il cliente lo riceve via e-mail. A seconda delle Sue impostazioni delle notifiche SMS, può comparire anche un campo per un SMS.
Prenotazioni nel calendario
Gli appuntamenti compaiono anche nel Programma delle lezioni accanto alle Sue lezioni di gruppo. In Appuntamenti › Prenotazioni può passare dalla visualizzazione Tabella a Calendario.
Per saperne di più sulle impostazioni di pagamento e le condizioni di annullamento, legga l'articolo "Appuntamenti (sessioni 1:1): metodi di pagamento e regole di annullamento".