Se ha attivato l'approvazione manuale delle prenotazioni nella sezione Appuntamenti, le nuove prenotazioni vengono create con lo stato In attesa. Questo articolo spiega come gestirle per evitare che i clienti restino senza risposta.
Cos'è una prenotazione in attesa
La prenotazione è stata creata ma è in attesa di approvazione da parte dello studio o dello specialista. Finché non viene confermata, il cliente non ha un appuntamento confermato.
Come gestire una prenotazione in attesa
Apra il dettaglio della prenotazione.
Verifichi l'orario dell'appuntamento, il cliente, il servizio e il contesto del pagamento.
Decida: confermare o rifiutare.
In caso di rifiuto, indichi un motivo (consigliato).
Cancellazione automatica
Se una prenotazione in attesa non viene confermata prima dell'orario di inizio dell'appuntamento, il sistema la annulla automaticamente.
Le consigliamo di controllare regolarmente la coda delle prenotazioni in attesa durante la giornata.
Situazioni comuni
Ha disponibilità e il cliente è a posto
Confermi la prenotazione il prima possibile, così il cliente ha la certezza e Lei può procedere con la comunicazione successiva.
L'appuntamento non può essere confermato
Rifiuti la prenotazione e indichi un motivo chiaro. In questo modo si riducono gli scambi di comunicazione.
Una prenotazione in attesa è ancora aperta a ridosso dell'appuntamento
Decida subito — altrimenti verrà annullata automaticamente, con un'esperienza peggiore per il cliente.
Domande frequenti
Quando viene gestito il pagamento per le prenotazioni in attesa?
Il pagamento per tutte le prenotazioni è richiesto anticipatamente (a meno che non si tratti di un pagamento in contanti sul posto).
Se una prenotazione non viene confermata prima dell'orario di inizio e il cliente ha già pagato, l'importo deve essere rimborsato. Tutti i metodi di pagamento gestiscono i rimborsi automaticamente, ad eccezione dei bonifici bancari, che richiedono un rimborso manuale tramite il Suo home banking.
Posso rifiutare senza indicare un motivo?
Sì, ma Le consigliamo di indicare un motivo per una comunicazione chiara con il cliente.
Chi può confermare le prenotazioni in attesa?
Dipende dal ruolo e dalle autorizzazioni nella sezione Appuntamenti — di solito chi ha Accesso esteso o l'Amministratore, oppure lo specialista assegnato, in base alle regole del Suo studio.
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