Contrassegnare correttamente la presenza e lo stato di pagamento di ogni partecipante incide direttamente sui report e sulla panoramica finanziaria. Questo articolo illustra gli stati disponibili e come utilizzarli.
Stati di presenza
Ogni partecipante a una lezione può trovarsi in uno dei due stati di presenza:
Presente — il cliente ha partecipato alla lezione.
Assente — il cliente non si è presentato.
Può passare da uno stato all'altro in qualsiasi momento — prima, durante o dopo la lezione — tramite i pulsanti di azione sulla scheda del partecipante nel dettaglio della lezione.
Stati di pagamento
Lo stato di pagamento indica se il partecipante ha pagato la lezione:
Pagato — il pagamento è stato ricevuto. I pagamenti con carta, PayPal, crediti, ingressi e abbonamenti risultano pagati automaticamente; quelli in sede o con bonifico bancario, quando Lei li registra.
In attesa di pagamento — non è ancora stato registrato alcun pagamento. Per i pagamenti in sede o con bonifico bancario, il cliente non ha ancora pagato oppure Lei non ha ancora registrato il pagamento. Gli ordini con carta e PayPal non restano in questo stato: se non vengono pagati, vengono annullati automaticamente.
Non pagato — ha segnato Lei stesso la prenotazione come non pagata con Segna come non pagato, perché il pagamento atteso non è arrivato. Può comunque registrare il pagamento in seguito.
Come contrassegnare presenza e pagamento
Apra il dettaglio della lezione e cerchi il partecipante da aggiornare. In base allo stato attuale, vedrà uno o più pulsanti di azione:
Segna come presente — registra il partecipante come presente.
Segna come assente — registra il partecipante come assente.
Registra pagamento — registra la ricezione del pagamento. Questo pulsante è disponibile solo per i pagamenti in sede o con bonifico bancario.
Segna come non pagato — per una prenotazione in attesa di pagamento, quando il cliente non ha pagato come previsto.
Annulla prenotazione — annulla la prenotazione del cliente. Dopo che la lezione si è svolta, il pulsante si chiama Annulla prenotazione retroattivamente (non disponibile per i pagamenti con carta e PayPal). Non compare per un partecipante segnato come presente e lo vede solo chi ha il permesso Manager o Amministratore.
Consiglio: Per i metodi di pagamento automatici (carta, PayPal, crediti, ingressi, abbonamento), lo stato di pagamento si aggiorna automaticamente. Non serve registrare questi pagamenti.
Situazioni frequenti
Il cliente ha partecipato e ha pagato
Clicchi su Segna come presente. Se il cliente ha pagato in sede o con bonifico bancario, clicchi anche su Registra pagamento. Per i pagamenti con carta, crediti o altri metodi automatici, lo stato di pagamento risulta già impostato.
Il cliente non si è presentato
Lasci il partecipante nello stato Assente (lo stato predefinito). Se lo ha contrassegnato come presente per errore, clicchi su Segna come assente per correggere.
Correggere un errore
Se ha impostato lo stato sbagliato, nessun problema: può sempre modificarlo. Dopo la modifica, compariranno nuovi pulsanti di azione per consentirLe di correggere ulteriormente. Ad esempio, se ha contrassegnato qualcuno come presente per errore, clicchi su Segna come assente.
FAQ
Quando conviene registrare la presenza?
Preferibilmente subito dopo la fine della lezione, per mantenere aggiornati report e statistiche.
Perché non vedo il pulsante "Registra pagamento"?
Questo pulsante compare solo per i pagamenti in sede o con bonifico bancario. Se il cliente ha pagato con carta, PayPal, crediti, ingressi o un abbonamento, il pagamento viene elaborato automaticamente e non c'è nulla da registrare.
Posso modificare lo stato dopo che la lezione è terminata?
Sì. Può registrare presenza e pagamento anche retroattivamente: i pulsanti di azione restano disponibili anche dopo la data della lezione.
Dove vedo se un cliente ha partecipato alle lezioni passate?
La presenza viene salvata sulla lezione, non sul cliente. Apra il dettaglio della lezione che Le interessa: accanto a ogni partecipante vedrà Presente oppure Assente.
Il dettaglio del cliente non mostra le presenze. Una prenotazione che lì appare in verde indica soltanto che la lezione si è già svolta e non dice nulla sul fatto che il cliente si sia davvero presentato. Una panoramica delle assenze di un singolo cliente su più lezioni non è ancora disponibile.
Ho contrassegnato un partecipante come pagato per errore: come annullo l'operazione?
Un pagamento registrato non può essere riportato a "non pagato" nell'applicazione. Segna come non pagato funziona solo per le prenotazioni ancora in attesa di pagamento. Ci scriva nella chat dell'applicazione e lo sistemiamo noi.