Questo articolo descrive le due regole che valgono quando un cliente annulla da solo la prenotazione di una singola lezione o di un appuntamento: il Termine ultimo per l'annullamento (fino a quando il cliente può annullare) e le Penali di annullamento per singole lezioni (la percentuale che Lei trattiene quando il cliente annulla tardi). Non tratta l'annullamento automatico delle lezioni con poche prenotazioni (veda Annullamento automatico in caso di scarsa partecipazione), le regole di annullamento per corsi ed eventi (veda Corsi ed eventi: recuperi e impostazioni di annullamento per i clienti) né i metodi di pagamento per gli appuntamenti (veda Appuntamenti (sessioni 1:1): metodi di pagamento e regole di annullamento).
Forse cerca queste regole come finestra di cancellazione, policy di cancellazione, penale per disdetta tardiva o limite alle cancellazioni dell'ultimo minuto.
Dove si trovano le impostazioni di annullamento
Vada in Impostazioni (icona a ingranaggio nel menu laterale a sinistra).
Nel menu in alto selezioni Prenotazioni e regole.
Apra la scheda Annullamento delle prenotazioni.
In Per quale tipo di prenotazioni sta impostando le regole? selezioni il riquadro Incontri. Sotto trova Penali di annullamento per singole lezioni e Termine ultimo per l'annullamento.
Fino a quando i clienti possono annullare da soli la prenotazione? (termine ultimo per l'annullamento)
Il Termine ultimo per l'annullamento è l'ultimo momento prima dell'inizio di una lezione o di un appuntamento in cui il cliente può ancora annullare da solo la propria prenotazione. È un'unica impostazione per tutto lo studio e vale per le lezioni singole, per le lezioni dei corsi prenotate una alla volta e per gli appuntamenti. Non è possibile impostare un termine diverso per una sola lezione o per un solo servizio.
Per impostare il termine ultimo per l'annullamento:
Vada in Impostazioni › Prenotazioni e regole › scheda Annullamento delle prenotazioni e selezioni il riquadro Incontri.
Nella sezione Termine ultimo per l'annullamento scelga una delle due opzioni:
In qualsiasi momento — i clienti possono annullare la prenotazione fino all'inizio della lezione.
Oppure imposti una scadenza precisa — inserisca un numero in Quanto tempo prima dell'inizio della lezione? Il termine si indica in ore intere, minimo 1.
Clicchi su Salva in fondo alla pagina.
Esempio: per consentire l'annullamento fino a 12 ore prima della lezione, scelga Oppure imposti una scadenza precisa e inserisca 12. Per 2 giorni inserisca 48.
Che cosa succede dopo il termine ultimo per l'annullamento?
Un cliente con una prenotazione pagata di una lezione può ancora annullarla e liberare il posto, ma non riceve alcun rimborso.
Una prenotazione non pagata di una lezione non si può annullare online. Al cliente viene chiesto di contattarLa.
Un appuntamento non si può annullare online dopo il termine ultimo per l'annullamento. Al cliente viene chiesto di contattarLa.
Per una lezione al completo, l'opzione per iscriversi alla lista d'attesa scompare quando il termine ultimo per l'annullamento è passato.
Il termine ultimo per l'annullamento vale solo per i clienti. Lei può sempre annullare personalmente la prenotazione di qualsiasi cliente.
Il termine ultimo per l'annullamento è la stessa cosa di "Ore prima dell’inizio" in una lezione?
No. Ore prima dell’inizio nelle Impostazioni avanzate di prenotazione di una lezione fa parte dell'annullamento automatico in caso di scarsa partecipazione. Indica quando Zenamu controlla se la lezione ha abbastanza prenotazioni. Non cambia fino a quando i clienti possono annullare da soli la prenotazione. Veda Annullamento automatico in caso di scarsa partecipazione: impostazioni personalizzate per un singolo incontro o evento.
Anche il Termine ultimo per le prenotazioni nella scheda Prenotazioni è un'impostazione diversa: blocca le nuove prenotazioni, non gli annullamenti.
Come applicare una penale agli annullamenti tardivi (penali di annullamento)
Le penali di annullamento sono percentuali del prezzo pagato che Lei trattiene quando un cliente annulla la prenotazione poco prima dell'inizio. Per aggiungere una penale di annullamento:
Nel riquadro Incontri, vada a Penali di annullamento per singole lezioni e clicchi su + Aggiungi.
Nella finestra Nuova penale di annullamento compili Quale percentuale del prezzo della lezione? (1–100 %).
Compili Quanto tempo prima dell'inizio della lezione? in ore intere.
Clicchi su Salva.
Nell'esempio seguente creiamo una condizione che dice che se il cliente annulla la prenotazione 3 ore o meno prima dell'inizio della lezione, gli verrà addebitata una penale di annullamento pari al 25% dell'importo pagato.
La penale di annullamento creata compare ora nell'elenco (veda immagine sotto). Se vuole, può creare un'altra condizione cliccando di nuovo il pulsante + Aggiungi, ad esempio una penale del 50% per gli annullamenti nelle 2 ore prima dell'inizio della lezione.
La scelta è Sua.
A cosa si applicano queste regole (e in quali unità di tempo)
Il termine ultimo per l'annullamento e le penali di annullamento del riquadro Incontri valgono per le singole lezioni, cioè le lezioni aperte, le lezioni dei corsi che i clienti prenotano una alla volta e le prenotazioni dei Suoi servizi su appuntamento. Le regole sono un unico insieme condiviso, quindi non può impostare regole separate per i servizi e per le lezioni.
Le finestre di penale e il Termine ultimo per l'annullamento delle singole lezioni si impostano solo in ore — qui non sono previsti giorni né settimane. Se ragiona in giorni, converta prima: 1 giorno = 24 ore, 1 settimana = 168 ore.
Corsi ed eventi funzionano in modo diverso e non prevedono alcuna penale in percentuale. Veda Corsi ed eventi: recuperi e impostazioni di annullamento per i clienti.
Risoluzione dei problemi: impossibile salvare le penali di annullamento (condizioni di annullamento)
Se non riesce a salvare le penali di annullamento, la causa più comune è un conflitto tra una penale di annullamento e il termine ultimo per l'annullamento. Il sistema mostrerà il seguente errore:
Una delle Sue penali di annullamento si sovrappone alla scadenza per l'annullamento (la scadenza deve essere sempre anteriore). Modifichi la scadenza o rimuova la penale in conflitto.
Come risolvere
Verifichi l'impostazione Termine ultimo per l'annullamento — definisce l'ultimo momento in cui un cliente può annullare da solo la prenotazione prima dell'inizio della lezione.
Confronti le ore. Ogni penale di annullamento deve avere più ore del termine ultimo per l'annullamento. Ad esempio, con un termine di 48 ore funziona una penale a 72 ore, ma non una a 48 o a 24 ore.
Può modificare il termine per l'annullamento oppure rimuovere la penale di annullamento in conflitto.
Esempio: Se il termine per l'annullamento è impostato a 2 ore prima della lezione, non può avere una penale di annullamento che si applica "1 ora prima della lezione" — a quel punto il cliente non può più annullare la prenotazione con rimborso.
Come impostare "gratuito fino a X, poi con penale"
Supponiamo che voglia rendere gli annullamenti gratuiti fino a 72 ore prima della lezione e applicare il 25% dopo. La regola con cui fare i conti è questa: ogni finestra di penale deve essere più lontana dall'inizio della lezione rispetto al termine ultimo per l'annullamento, perché dopo il termine i clienti non possono più annullare con rimborso. Ci sono due modi per ottenere questo risultato:
Senza termine — imposti il Termine ultimo per l'annullamento su In qualsiasi momento e aggiunga una penale del 25% con una finestra di 72 ore. Annullare con più di 72 ore di anticipo è gratuito, più tardi costa il 25% e i clienti possono comunque annullare fino all'inizio della lezione.
Con un termine di 48 ore — scelga Oppure imposti una scadenza precisa, inserisca 48 ore e aggiunga la stessa penale del 25% con una finestra di 72 ore. Oltre le 72 ore l'annullamento è gratuito, tra 72 e 48 ore la penale è del 25% e sotto le 48 ore i clienti non possono più annullare con rimborso.
Quello che non può fare è combinare le due cose, ad esempio "gratuito fino a 72 ore, 25% tra 72 e 48 ore e una penale diversa sotto le 48 ore". L'ultima penale cadrebbe oltre il termine, quindi il sistema non la salva e comparirà l'errore descritto sopra.