Non vuole tenere una lezione per una sola persona e poi annullarla a mano all'ultimo minuto? Zenamu può farlo per Lei. Quando meno persone del necessario prenotano una sessione o un evento, il sistema lo annulla automaticamente a un orario prestabilito prima dell'inizio, rimborsa tutti quelli che hanno prenotato e invia loro una notifica. Lei riceve un'e-mail informativa. Questo articolo spiega cosa fa la funzione e come attivarla per tutto il Suo studio.
Cosa fa la funzione
All'orario che sceglie (ad esempio 24 ore prima dell'inizio), Zenamu conta quante persone sono prenotate alla sessione e le confronta con il minimo che ha impostato:
Se sono prenotate meno del minimo, la sessione viene annullata automaticamente. Tutti quelli che hanno prenotato ricevono un rimborso e la stessa notifica che riceverebbero per qualsiasi altra sessione annullata.
Se è prenotato almeno il minimo, non succede nulla e la sessione si svolge normalmente.
Il controllo viene eseguito una sola volta. Se in seguito qualcuno annulla la propria prenotazione, questo non avvia un nuovo controllo.
A cosa si applica la funzione
L'annullamento automatico funziona per le singole sessioni (lezioni) e per gli eventi (eventi singoli e workshop). Non lo troverà per i corsi.
Le sessioni e gli eventi si configurano separatamente, ciascuno con le proprie regole. Così può, ad esempio, annullare le lezioni poco prenotate ma lasciare che gli eventi si svolgano sempre.
Quale piano Le serve
L'annullamento automatico in caso di scarsa partecipazione è disponibile con il piano Expert o superiore (Expert, Ultimate) e durante il periodo di prova. Non troverà la funzione con i piani inferiori.
Dove attivarlo
Trova le impostazioni valide per tutto lo studio in Impostazioni → Prenotazioni e regole → scheda Annullamento delle prenotazioni. In alto, scelga per quale tipo di prenotazioni sta impostando le regole — il riquadro Sessioni o il riquadro Eventi / Workshop. Sotto compare il riquadro Annullamento automatico in caso di scarsa partecipazione, dove:
attiva l'interruttore Annulla automaticamente le sessioni poco prenotate (per gli eventi, Annulla automaticamente gli eventi poco prenotati),
imposta l'anticipo in Quante ore prima dell'inizio eseguire il controllo,
inserisce quale percentuale della capienza deve essere occupata in Occupazione minima.
Compili le impostazioni per le sessioni e per gli eventi separatamente, sui rispettivi riquadri.
Come viene calcolato il numero minimo di persone
Il minimo deriva dalla capienza della sessione e dalla percentuale che imposta, ed è arrotondato per eccesso. Al 50 % e con una capienza di 5 persone, il minimo è 3 prenotazioni. Per una sessione con capienza 1, il minimo risulta 1, quindi viene annullata solo una sessione completamente vuota.
In questo modo il minimo si adatta alla capienza: se le Sue lezioni hanno numeri di posti diversi, un'unica percentuale le copre tutte.
Imposti un anticipo più lungo dei promemoria ai clienti
Consigliamo di impostare il controllo con un anticipo maggiore dei promemoria che invia prima di una lezione (Impostazioni → Notifiche). Se il controllo viene eseguito prima del promemoria, un cliente non riceverà un promemoria per una sessione che nel frattempo è stata annullata.
Impostazioni per una sessione specifica
Oltre alle impostazioni valide per tutto lo studio, può dare a qualsiasi sessione o evento la propria regola, oppure escluderlo del tutto dall'annullamento automatico. L'articolo sulle impostazioni personalizzate per sessioni ed eventi La guida passo passo.