Questo articolo riguarda l'annullamento automatico in caso di scarsa partecipazione: Zenamu annulla da solo una lezione o un evento quando, a un orario prestabilito prima dell'inizio, le prenotazioni sono troppo poche. Le ore che imposta per questa funzione indicano il momento del controllo, non un termine ultimo per l'annullamento da parte dei clienti, e non cambiano fino a quando i clienti possono annullare da soli la prenotazione. Per impostare quel termine, veda Termine ultimo per l'annullamento e penali di annullamento per le prenotazioni di lezioni e appuntamenti.
Quando una lezione o un evento ha meno prenotazioni del necessario, il sistema lo annulla automaticamente a un orario prestabilito prima dell'inizio, rimborsa tutti quelli che hanno prenotato e invia loro una notifica. Lei riceve un'e-mail informativa e non deve annullare la lezione a mano all'ultimo minuto. Questo articolo spiega cosa fa la funzione e come attivarla per tutto il Suo studio.
Cosa fa la funzione
All'orario che sceglie (ad esempio 24 ore prima dell'inizio), Zenamu conta quante persone sono prenotate alla lezione e le confronta con il minimo che ha impostato:
Se sono prenotate meno del minimo, la lezione viene annullata automaticamente. Tutti quelli che hanno prenotato ricevono un rimborso e la stessa notifica che riceverebbero per qualsiasi altra lezione annullata.
Se è prenotato almeno il minimo, non succede nulla e la lezione si svolge normalmente.
Il controllo viene eseguito una sola volta. Se in seguito qualcuno annulla la propria prenotazione, questo non avvia un nuovo controllo.
A cosa si applica la funzione
L'annullamento automatico funziona per le lezioni (riquadro Incontri) e per gli eventi (eventi singoli e workshop). Non lo troverà per i corsi né per gli appuntamenti.
Le lezioni e gli eventi si configurano separatamente, ciascuno con le proprie regole. Così può, ad esempio, annullare le lezioni poco prenotate ma lasciare che gli eventi si svolgano sempre.
Quale piano Le serve
L'annullamento automatico in caso di scarsa partecipazione è disponibile nei piani attuali Expert e Ultimate e durante il periodo di prova. Con gli altri piani, come Principiante (gratuito), Lite, Standard o Professional, non troverà la funzione.
Ha un piano più vecchio? I piani non più in vendita non includono questa funzione, anche quando il nome sembra lo stesso. Il caso più frequente è Expert 2024: nelle Sue impostazioni l'interruttore resta disattivato in grigio. Per usare l'annullamento automatico passi al piano attuale Expert o Ultimate (veda Come passare a un piano superiore).
Dove attivarlo
Trova le impostazioni valide per tutto lo studio in Impostazioni → Prenotazioni e regole → scheda Annullamento delle prenotazioni. In alto, scelga per quale tipo di prenotazioni sta impostando le regole — il riquadro Incontri o il riquadro Eventi / Workshop. Sotto compare il riquadro Annullamento automatico in caso di scarsa partecipazione, dove:
attiva l'interruttore Annulla automaticamente gli incontri poco prenotati (per gli eventi, Annulla automaticamente gli eventi poco prenotati),
imposta l'anticipo in Quante ore prima dell'inizio eseguire il controllo,
inserisce quale percentuale della capienza deve essere occupata in Occupazione minima.
Compili le impostazioni per le lezioni e per gli eventi separatamente, sui rispettivi riquadri. Poi clicchi su Salva in fondo alla pagina.
Quante ore prima dell'inizio eseguire il controllo decide solo quando Zenamu conta le prenotazioni. Il Termine ultimo per l'annullamento, nello stesso riquadro Incontri, è un'impostazione separata che limita fino a quando i clienti possono annullare da soli la prenotazione.
Come viene calcolato il numero minimo di persone
Il minimo deriva dalla capienza della lezione e dalla percentuale che imposta, ed è arrotondato per eccesso. Al 50 % e con una capienza di 5 persone, il minimo è 3 prenotazioni. Per una lezione con capienza 1, il minimo risulta 1, quindi viene annullata solo una lezione completamente vuota.
In questo modo il minimo si adatta alla capienza: se le Sue lezioni hanno numeri di posti diversi, un'unica percentuale le copre tutte.
Imposti un anticipo più lungo dei promemoria ai clienti
Consigliamo di impostare il controllo con un anticipo maggiore dei promemoria che invia prima di una lezione (Impostazioni → Notifiche). Se il controllo viene eseguito prima del promemoria, un cliente non riceverà un promemoria per una lezione che nel frattempo è stata annullata.
Impostazioni per una lezione o un evento specifico
Oltre alle impostazioni valide per tutto lo studio, può dare a qualsiasi lezione o evento una regola propria, oppure escluderlo del tutto dall'annullamento automatico. L'articolo Annullamento automatico in caso di scarsa partecipazione: impostazioni personalizzate per un singolo incontro o evento La guida passo passo.