A volte si verificano circostanze che spingono i Suoi clienti ad annullare la prenotazione della lezione. Mantenga la calma e non perda denaro con gli annullamenti dell'ultimo minuto.
Grazie alla funzione Condizioni di annullamento, può impostare facilmente le condizioni di annullamento e l'importo delle penali che verranno detratte dall'importo pagato se il cliente annulla la Sua prenotazione, ad esempio, poche ore o minuti prima dell'inizio della lezione.
Impostazione delle condizioni di annullamento
Vada alla sezione Impostazioni (ingranaggio nel menu laterale a sinistra)
nel menu in alto, selezioni la scheda Prenotazioni e regole
Può trovare le condizioni di annullamento in fondo alla pagina, nella sezione Annullamento delle prenotazioni
Aggiunga condizioni di annullamento
Può impostare una nuova condizione di annullamento facendo clic sul pulsante + Aggiungi.
Dopo aver cliccato sul pulsante, verrà visualizzata la seguente finestra di dialogo, in cui potrà impostare la prima condizione di annullamento in base alle Sue esigenze. Nell'esempio seguente, creiamo una condizione che dice che se il cliente annulla la prenotazione 3 ore o meno prima dell'inizio della lezione, gli verrà addebitata una penale di annullamento pari al 25% dell'importo pagato.
La condizione di annullamento creata è ora visualizzata nell'elenco (veda immagine sotto). Se vuole può creare un'altra condizione cliccando il pulsante + Aggiungi, ad esempio una penale del 50% 2 ore prima dell'inizio della lezione.
La scelta è Sua.
A cosa si applicano queste condizioni (e in quali unità di tempo)
Queste condizioni valgono per le singole lezioni: comprendono sia le lezioni aperte sia le prenotazioni dei Suoi servizi su appuntamento. La condizione è una sola e vale per entrambe, quindi non può impostare regole separate per i servizi e per le lezioni.
Le finestre di penale e il Termine ultimo per l'annullamento delle singole lezioni si impostano solo in ore — qui non sono previsti giorni né settimane. Se ragiona in giorni, converta prima: 1 giorno = 24 ore, 1 settimana = 168 ore.
Corsi ed eventi funzionano in modo diverso e non prevedono alcuna penale in percentuale. Veda Impostazione delle condizioni di annullamento e delle lezioni di recupero.
Risoluzione dei problemi: impossibile salvare la condizione di annullamento
Se non riesce a salvare la condizione di annullamento, la causa più comune è un conflitto tra una penale di annullamento e il termine per l'annullamento. Il sistema mostrerà il seguente errore:
Una delle Sue penali di annullamento si sovrappone alla scadenza per l'annullamento (la scadenza deve essere sempre anteriore). Modifichi la scadenza o rimuova la penale in conflitto.
Come risolvere
Verifichi l'impostazione del termine per l'annullamento — definisce l'ultimo momento in cui un cliente può annullare la prenotazione prima dell'inizio della lezione.
Si assicuri che nessuna penale di annullamento si applichi a una finestra temporale che cade dopo il termine per l'annullamento. Il termine deve sempre essere anteriore a qualsiasi penale di annullamento.
Può modificare il termine per l'annullamento oppure rimuovere la penale di annullamento in conflitto.
Esempio: Se il termine per l'annullamento è impostato a 2 ore prima della lezione, non può avere una penale di annullamento che si applica "1 ora prima della lezione" — a quel punto il cliente non può più annullare la prenotazione.
Come impostare "gratuito fino a X, poi con penale"
Supponiamo che voglia rendere gli annullamenti gratuiti fino a 72 ore prima della lezione e applicare il 25% dopo. La regola con cui fare i conti è questa: ogni finestra di penale deve essere più lontana dall'inizio della lezione rispetto al termine ultimo per l'annullamento, perché dopo il termine i clienti non possono più annullare da soli. Ci sono due modi per ottenere questo risultato:
Senza termine — lasci il termine ultimo per l'annullamento a 0 (oppure non lo usi) e aggiunga una penale del 25% con una finestra di 72 ore. Annullare con più di 72 ore di anticipo è gratuito, più tardi costa il 25% e i clienti possono comunque annullare quando ne hanno bisogno.
Con un termine di 48 ore — imposti il termine a 48 ore e aggiunga la stessa penale del 25% con una finestra di 72 ore. Oltre le 72 ore l'annullamento è gratuito, tra 72 e 48 ore la penale è del 25% e sotto le 48 ore i clienti non possono più annullare da soli.
Quello che non può fare è combinare le due cose, ad esempio "gratuito fino a 72 ore, 25% tra 72 e 48 ore e una penale diversa sotto le 48 ore". L'ultima penale cadrebbe oltre il termine, quindi il sistema non la salva e comparirà l'errore descritto sopra.