Questo articolo riguarda gli ordini dei Suoi clienti nella sezione Ordini dell'amministrazione: cosa fa ogni azione sull'ordine (Registra pagamento, Segna come non pagato, Conferma rimborso, Modifica importo e il download dei documenti), quando usarla e come creare Lei stesso un ordine per un cliente. Non riguarda il limite mensile di ordini del Suo piano Zenamu (veda Cosa succede quando raggiungo il limite di ordini o il limite di corsi ed eventi del mio piano?) né le fatture che Zenamu Le emette per il Suo piano (veda Dove posso trovare la fattura del sistema di prenotazione Zenamu?).
Dove trovare le azioni sugli ordini
Clicchi su Ordini nel menu laterale sinistro dell'amministrazione. La voce è visibile agli utenti con permessi da Manager o Amministratore.
Nell'elenco, clicchi sui tre puntini (⋯) nella colonna Azioni accanto all'ordine. Il menu mostra le azioni disponibili per quell'ordine e la voce Dettagli dell'ordine.
In alternativa apra Dettagli dell'ordine. Lì Registra pagamento, Conferma rimborso e Scarica la ricevuta di pagamento sono pulsanti in alto, mentre le altre azioni si trovano nel menu altro (⋯) accanto a essi.
Vengono mostrate solo le azioni adatte al metodo di pagamento e allo stato del pagamento dell'ordine. Se un'azione manca, controlli prima queste due colonne.
Azioni principali e quando utilizzarle
Modifica importo
Usi Modifica importo per correggere il prezzo di un ordine (ad es. accordo individuale, errore di prezzo). L'importo si può modificare solo per gli ordini pagati di persona o tramite bonifico bancario. Per gli altri metodi di pagamento (ad esempio carta o PayPal) l'opzione è in grigio. Dopo la modifica, verifichi sempre i documenti collegati e le note interne.
Registra pagamento / Segna come non pagato
Registra pagamento segna un ordine come pagato quando il cliente ha pagato di persona o tramite bonifico bancario. È disponibile per gli ordini In attesa di pagamento o Non pagato. Nella finestra Modifica stato dell'ordine inserisca la Data del pagamento e clicchi su Pagato. Gli ordini pagati con carta o PayPal cambiano stato automaticamente, quindi per loro questa azione non è disponibile.
Segna come non pagato è disponibile solo per gli ordini con pagamento di persona o tramite bonifico che sono ancora In attesa di pagamento. Faccia attenzione con "non pagato" — si assicuri che lo stato corrisponda alla realtà.
Annullamento e conferma del rimborso
Quando un ordine pagato viene annullato e il denaro deve restituirlo Lei (di solito un pagamento tramite bonifico bancario), l'ordine mostra In attesa di rimborso. Zenamu non invia questo denaro al posto Suo. Una volta effettivamente restituito il denaro al cliente (ad es. tramite bonifico bancario), clicchi anche su Conferma rimborso nell'ordine. Conferma rimborso è disponibile solo per gli ordini annullati pagati tramite bonifico o di persona che sono in attesa di rimborso.
Scaricare i documenti
A seconda dello stato dell'ordine, può scaricare una ricevuta di pagamento (Scarica la ricevuta di pagamento) o una ricevuta di annullamento (Scarica la ricevuta di annullamento). I documenti si possono scaricare con tutti i piani tranne Free e Lite, e solo se in Impostazioni › Pagamenti è attiva l'opzione Emetti ricevute di pagamento.
Scenari comuni
Il cliente ha pagato con bonifico bancario, ma l'ordine risulta ancora non pagato
Se la riconciliazione automatica non lo ha rilevato, verifichi il pagamento sul Suo conto bancario, poi apra l'ordine e clicchi su Registra pagamento.
Nota: la riconciliazione automatica dei bonifici è disponibile solo con il piano Ultimate. Con un piano diverso, è necessario contrassegnare manualmente gli ordini pagati tramite bonifico in base ai movimenti del proprio conto bancario.
L'ordine è annullato e in attesa di rimborso manuale
Invii il denaro al di fuori di Zenamu (bonifico bancario o contanti). Poi clicchi su Conferma rimborso nell'ordine, in modo che risulti chiuso dal punto di vista finanziario.
L'ordine riporta un importo errato
Utilizzi Modifica importo (solo per ordini pagati di persona o tramite bonifico bancario) e, facoltativamente, aggiunga una nota interna con il motivo della correzione.
Spostare un cliente su un'altra lezione senza emettere un rimborso
A volte un cliente ha solo bisogno di spostare la prenotazione da una lezione a un'altra — non chiede indietro il denaro. In Zenamu non esiste un singolo pulsante "sposta", ma può mantenere intatto il pagamento del cliente in due passaggi:
Apra la lezione originale e annulli la prenotazione del cliente senza emettere un rimborso. Il denaro resta sull'ordine.
Apra la nuova lezione e crei una prenotazione per il cliente dal pannello di amministrazione con Aggiungi partecipante. Come prezzo scelga Prezzo personalizzato e inserisca 0 — il cliente ha già pagato sull'ordine originale, quindi in questo modo registra solo la nuova prenotazione senza addebitare di nuovo.
Consiglio: se il cliente ha pagato con un pacchetto, un abbonamento o dei crediti, può semplicemente prenotarlo nella nuova lezione — l'ingresso o il credito utilizzato verrà riassegnato automaticamente quando annulla la prenotazione originale e viene riaccreditato sul suo conto.
Come creare un ordine per un cliente dal pannello di amministrazione (ad es. a posteriori per una lezione già svolta)
In Zenamu non esiste un modulo d'ordine vuoto: l'ordine nasce sempre da una prenotazione o da un acquisto. Quindi, se un cliente ha bisogno di un ordine e di un documento per una lezione già svolta, parta dalla prenotazione:
Apra la lezione — funziona anche con le lezioni già passate — e crei una prenotazione per il cliente dal pannello di amministrazione con Aggiungi partecipante. Come metodo di pagamento scelga il pagamento di persona o il bonifico bancario: solo questi ordini si possono segnare come pagati a mano.
Zenamu crea automaticamente l'ordine corrispondente.
Registri il pagamento: selezioni Segna come pagata nel modulo di prenotazione, oppure in seguito apra l'ordine in Ordini, clicchi su Registra pagamento, inserisca la Data del pagamento e clicchi su Pagato.
Scarichi il documento dal dettaglio dell'ordine con Scarica la ricevuta di pagamento: una ricevuta oppure una fattura. Le fatture sono disponibili con i piani Expert e Ultimate e durante il periodo di prova, e i dati di fatturazione del cliente devono essere compilati sull'ordine.
Se il prezzo deve essere diverso da quello standard, usi Modifica importo nel dettaglio dell'ordine.
Pacchetti di ingressi e abbonamenti funzionano allo stesso modo, solo partendo da un punto diverso: li emetta dal dettaglio del cliente (Aggiungi abbonamento cliente, oppure aggiungendo crediti o ingressi). Lì può impostare un prezzo a Sua scelta, anche 0, e l'ordine viene creato automaticamente.
FAQ
Come faccio a sapere se utilizzare la conferma di rimborso o "non pagato"?
Se ha effettivamente restituito denaro al cliente, utilizzi Conferma rimborso.
"Non pagato" ha uno scopo diverso: contrassegna un cliente che aveva una prenotazione confermata con pagamento sul posto o tramite bonifico bancario, ma non si è presentato e non ha pagato. Dopo questa segnalazione, il nome del cliente appare in rosso nel sistema con informazioni aggiuntive sugli obblighi in sospeso.
Ho confermato un pagamento per errore: posso riportare l'ordine a "non pagato"?
Non è possibile farlo in autonomia. Una volta confermato il pagamento, nell'applicazione non c'è modo di riportare l'ordine allo stato "non pagato": come spiegato sopra, "non pagato" serve a segnalare un cliente che Le deve del denaro, non ad annullare un pagamento già confermato.
Ci scriva nella chat dell'applicazione e lo sistemiamo noi.
Dove scarico il documento di annullamento?
Nelle azioni dell'ordine, scelga Scarica la ricevuta di annullamento. Se l'opzione non è disponibile, verifichi lo stato dell'ordine.
Il documento di annullamento è disponibile solo quando per l'ordine esiste una ricevuta di pagamento.
La modifica dell'importo ha effetti sulla contabilità?
Sì, può influire sui documenti e i report collegati. Effettui modifiche solo quando ha un motivo chiaro.
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