Il documento di pagamento viene creato nel momento in cui l'ordine viene pagato. Solo allora riceve il numero dalla serie numerica, la data di emissione e, sulle fatture, la data di effettuazione dell'operazione. Questi tre valori non cambiano mai più, nemmeno se in seguito modifica o annulla l'ordine.

Il funzionamento è identico per ogni metodo di pagamento. Con carta e PayPal il documento è disponibile quasi subito dopo il pagamento. Con un bonifico bancario o un pagamento di persona compare quando riconcilia il pagamento con l'estratto conto bancario oppure lo registra sull'ordine con Registra pagamento.

Zenamu emette documenti solo se l'opzione Emetti ricevute di pagamento è attiva nelle impostazioni, sezione Pagamenti, e il Suo piano lo consente. Senza questa impostazione, i Suoi ordini funzionano esattamente allo stesso modo, semplicemente non hanno un documento.

Finché l'ordine non è pagato non esiste un documento, ma una richiesta di pagamento. Il cliente riceve un'e-mail con le coordinate bancarie, la causale del pagamento e una scadenza. Una richiesta di pagamento non ha un numero di documento e non entra nella Sua contabilità. È solo un invito a pagare.

La scadenza è indicata in quell'e-mail e Zenamu la calcola dal momento in cui l'ordine è stato creato. Non cade mai dopo l'inizio della lezione prenotata dal cliente. Quando la scadenza passa, Zenamu non annulla l'ordine automaticamente. La decisione spetta a Lei.

Se il Suo studio emette documenti, l'e-mail comunica al cliente anche che potrà scaricare il documento dal dettaglio dell'ordine non appena arriva il pagamento.

Una fattura riporta il numero di fattura, la data di emissione, la data di effettuazione dell'operazione e la data dell'ordine.

La data di emissione è il giorno in cui l'ordine è stato pagato. La data dell'ordine è il giorno in cui l'ordine è stato creato, cioè quando il cliente ha prenotato o acquistato. Per le prenotazioni pagate più tardi le due date non coincidono, ed è corretto così.

La data di effettuazione dell'operazione può essere anteriore alla data di emissione, per esempio quando il cliente partecipa alla lezione prima che il pagamento venga incassato. Zenamu crea il documento solo quando il pagamento viene effettivamente incassato, quindi la data di emissione non si basa mai su una semplice autorizzazione della carta.

La ricevuta, cioè il documento che emettono gli studi non soggetti a IVA, riporta il numero della ricevuta, la data dell'ordine e il numero dell'ordine. Non ha la data di effettuazione dell'operazione e, a differenza della fattura, non riporta nemmeno la data di emissione, che però resta visibile nel dettaglio dell'ordine.

Nell'amministrazione, apra Ordini e clicchi sull'ordine: il dettaglio mostra il numero del documento, la data di emissione e la data di effettuazione dell'operazione. Il cliente vede gli stessi valori nel dettaglio dell'ordine nel proprio account.

Finché l'ordine non è pagato, queste righe non compaiono, perché il documento non esiste ancora.

Quando modifica un ordine che ha già un documento, Zenamu La avvisa che la modifica comparirà sul documento. Il numero e la data di emissione restano invariati.

Un ordine non pagato non ha un documento, quindi annullandolo non viene emesso nulla. Non consuma nemmeno un numero della serie, perciò nella Sua numerazione non si crea alcun salto.

Quando il denaro torna al cliente, Zenamu emette una nota di credito che fa riferimento alla fattura o alla ricevuta originale. Sul documento l'intestazione è appunto Nota di credito, oppure Rettifica della ricevuta se l'originale era una ricevuta, mentre il pulsante tra le azioni dell'ordine si chiama Scarica la ricevuta di annullamento. La sua data di emissione è il giorno dell'annullamento e il documento originale resta invariato.

Quando al cliente non torna nulla, per esempio con una penale di annullamento del 100%, non viene creata alcuna nota di credito e il documento originale resta valido.

Un singolo documento si scarica dal dettaglio dell'ordine. Per ottenere un mese intero in una volta sola, apra Ordini e poi Documenti emessi: da lì può esportare un PDF unico oppure uno ZIP di PDF individuali. Gli studi della Repubblica Ceca e della Slovacchia vi trovano anche ISDOC e Pohoda XML.

L'esportazione degli ordini ha una colonna Data di emissione accanto alla data dell'ordine e alla data del pagamento.

L'esportazione ISDOC e Pohoda XML contiene anche le fatture degli ordini annullati in seguito, insieme alla relativa nota di credito. Se aveva già esportato un periodo precedente e il Suo commercialista ha inserito alcuni documenti a mano, dopo una nuova esportazione verifichi che nulla sia stato registrato due volte. I documenti che ha già scaricato non cambiano.

Quando registra un pagamento in un secondo momento e inserisce una data di pagamento anteriore, il documento riceve come data di emissione il giorno in cui ha registrato il pagamento e come data di effettuazione dell'operazione quella del pagamento stesso.

A cavallo tra un anno e l'altro, questo significa che il documento riceve un numero della serie del nuovo anno anche se la data di effettuazione dell'operazione cade ancora a dicembre. Se Le serve il documento nella vecchia serie, registri il pagamento prima della fine dell'anno.

In passato le fatture ricevevano numero e data di emissione già alla creazione dell'ordine, mentre la data di effettuazione dell'operazione veniva compilata solo dopo il pagamento. Gli ordini pagati più tardi hanno quindi prodotto fatture con la data di emissione anteriore alla data di effettuazione dell'operazione. Non modifichiamo quelle fatture retroattivamente, perché un documento emesso non cambia mai numero né data. Questo articolo serve proprio a spiegare da dove nasce la differenza.

Gli ordini non pagati e annullati hanno mantenuto il numero che era stato loro assegnato all'epoca, quindi nella serie possono esserci numeri non utilizzati. Non li rinumeriamo e non emettiamo alcuna nota di credito. Su richiesta Le inviamo l'elenco dei numeri non utilizzati del Suo studio: basta scrivere all'assistenza.

Gli ordini numerati con il vecchio funzionamento e ancora in attesa di pagamento mantengono il proprio numero. La data di emissione e le righe del documento compaiono nel dettaglio dell'ordine il giorno in cui il cliente paga.