Kunder trenger noen ganger å avbestille i siste liten. Med funksjonen for avbestillingsregler kan du sette opp gebyrer som trekkes fra det betalte beløpet når en booking avbestilles nært opptil timens starttid.
Sette opp avbestillingsgebyrer
Gå til Innstillinger (tannhjulikonet i venstre sidemeny).
Velg Bookinger og regler fra toppmenylinjen.
Du finner avbestillingsreglene nederst på siden i seksjonen Avbestilling av booking.
Legge til en avbestillingsregel
Sett opp en ny avbestillingsregel ved å klikke + Legg til-knappen.
En dialog vises der du kan definere avbestillingsvilkårene. I eksempelet nedenfor oppretter vi en betingelse som sier: Hvis en kunde avbestiller bookingen 3 timer eller mindre før timen starter, belastes de med 25 % avbestillingsgebyr av beløpet de betalte.
Den nye avbestillingsregelen vises nå i listen (se bildet nedenfor). Hvis du vil, klikker du + Legg til-knappen igjen for å opprette en ny betingelse — for eksempel 50 % gebyr ved avbestilling innen 2 timer før timen.
Hva regelen gjelder for (og hvilke tidsenheter)
Regelen dekker enkelttimer — det vil si enkeltstående (åpne) timer og bookinger av tjenestene dine under ett. Det finnes bare én felles regel, så du kan ikke sette egne vilkår for tjenester og timer hver for seg.
Gebyrvinduene og Avbestillingsfrist for enkelttimer oppgis bare i timer — dager og uker finnes ikke her. Tenker du i dager, må du regne om først: 1 dag = 24 timer, 1 uke = 168 timer.
Kurs og arrangementer fungerer annerledes og har ingen prosentgebyrer i det hele tatt. Se Oppsett av avbestillingsregler og erstatningstimer.
Feilsøking: kan ikke lagre avbestillingsregel
Hvis du ikke klarer å lagre avbestillingsregelen, er den vanligste årsaken en konflikt mellom avbestillingsgebyr og avbestillingsfristen. Systemet viser følgende feilmelding:
Et av avbestillingsgebyrene dine overlapper med avbestillingsfristen (fristen må alltid være tidligere). Endre fristen eller fjern det gebyret som er i konflikt.
Slik løser du det
Sjekk innstillingen for avbestillingsfrist — den definerer seneste tidspunkt en kunde kan avbestille før timen starter.
Sørg for at ingen av avbestillingsgebyrene gjelder for et tidsvindu som faller etter avbestillingsfristen. Fristen må alltid være tidligere enn avbestillingsgebyrvinduet.
Enten juster avbestillingsfristen eller fjern det motstridende avbestillingsgebyret.
Eksempel: Hvis avbestillingsfristen er satt til 2 timer før timen, kan du ikke ha et avbestillingsgebyr som gjelder «1 time før timen» — kunden kan ikke lenger avbestille på det tidspunktet.
Slik setter du opp «gratis frem til X, deretter gebyr»
Si at du vil at avbestilling skal være gratis frem til 72 timer før timen, og koste 25 % etter det. Regelen du må jobbe rundt: hvert gebyrvindu må ligge lenger unna timestart enn avbestillingsfristen, fordi fristen er punktet der kundene ikke lenger kan avbestille selv. To oppsett løser det:
Uten frist — la avbestillingsfristen stå på 0 (eller la være å bruke den) og legg til et gebyr på 25 % for et vindu på 72 timer. Avbestilling mer enn 72 timer i forveien er gratis, alt nærmere koster 25 %, og kundene kan fortsatt avbestille når de trenger det.
Med 48 timers frist — sett fristen til 48 timer og legg til det samme gebyret på 25 % for et vindu på 72 timer. Mer enn 72 timer i forveien er gratis, mellom 72 og 48 timer er gebyret 25 %, og under 48 timer kan kundene ikke lenger avbestille selv.
Det du ikke kan gjøre, er å kombinere de to, for eksempel «gratis frem til 72 timer, 25 % mellom 72 og 48 timer, og et annet gebyr under 48 timer». Det siste gebyret ville ligget nærmere timestart enn fristen, så systemet lagrer det ikke, og du får feilmeldingen som er beskrevet over.