Når kundene begynner å booke avtaler, finner du alle bookinger samlet på ett sted. I denne artikkelen lærer du hvordan du håndterer bookinger, hvilke statuser de har og hvordan godkjenningsprosessen fungerer.
Bookingoversikt
Alle bookinger finner du under Meny → Avtaler → Bookinger. Oversiktssiden viser:
Dagens bookinger — Hvor mange avtaler er planlagt for i dag.
Kommende bookinger — Totalt antall fremtidige bekreftede bookinger.
Ventende — Bookinger som venter på din godkjenning (hvis manuell godkjenning er aktivert).
Fullført denne måneden — Antall gjennomførte avtaler i inneværende måned.
Bookingstatuser
Hver booking har en av disse statusene:
Ventende
Bookingen er opprettet, men venter på din godkjenning. Denne statusen brukes bare når manuell godkjenning er aktivert (se nedenfor). Kunden informeres om at bookingen venter på bekreftelse.
Bekreftet
Bookingen er gyldig og avtalen er planlagt. Hvis manuell godkjenning ikke er aktivert, opprettes bookinger direkte i denne statusen.
Avbestilt
Bookingen er avbestilt. Systemet sporer hvem som avbestilte:
Kunde — Kunden avbestilte via den offentlige siden.
Spesialist — Spesialisten/instruktøren avbestilte bookingen.
Admin — Studioets administrator avbestilte fra administrasjonspanelet.
System — Automatisk avbestilling (f.eks. en ubekreftet booking etter at avtaletidspunktet har passert).
Ikke møtt
Kunden møtte ikke til en bekreftet avtale. Du kan sette denne statusen manuelt etter at avtaletidspunktet har passert.
Manuell godkjenning av bookinger
Hvis du vil ha kontroll over hvem som kommer og når, kan du aktivere manuell godkjenning. Nye bookinger opprettes da som ventende i stedet for bekreftede.
Slik fungerer godkjenning
En kunde oppretter en booking → statusen settes til Ventende.
Spesialisten (eller administratoren) mottar en e-postvarsling om den nye forespørselen.
I administrasjonspanelet åpner du bookingdetaljene og velger:
Godkjenn — Bookingen bekreftes og kunden mottar en bekreftelses-e-post.
Avvis — Bookingen avvises og kunden mottar en e-post om avvisningen, eventuelt med en begrunnelse.
Hvis en ventende booking ikke godkjennes innen avtalens starttidspunkt, avbestiller systemet den automatisk.
Betaling med manuell godkjenning
Når manuell godkjenning er aktivert, behandles betaling først etter at bookingen er bekreftet. Kunden betaler ikke ved forespørselen, men først når du godkjenner den.
Registrere «ikke møtt»
Etter at en avtale er passert, kan du markere en bekreftet booking som «ikke møtt». Knappen Ikke møtt vises bare når:
Avtaletidspunktet har passert (gjeldende tidspunkt er etter starttidspunktet).
Bookingen har statusen Bekreftet.
Kundens «ikke møtt»-statistikk oppdateres automatisk og hjelper deg med å identifisere problematiske kunder. Les mer i «Umeldte fravær (ikke møtt)».
Avbestille en booking fra admin
Som administrator kan du avbestille enhver booking direkte fra administrasjonspanelet. Ved avbestilling:
Du kan oppgi en avbestillingsgrunn som vises for kunden i e-posten.
Systemet avgjør automatisk om det gjelder et avbestillingsgebyr basert på avbestillingsreglene dine.
Kunden mottar en e-post om avbestillingen.
Bookinger i kalenderen
Alle avtaler vises automatisk i Zenamus hovedkalender sammen med gruppetimer. Du kan bytte mellom gruppetimevisning og avtalevisning ved hjelp av bryteren i kalenderens topplinje.
Les mer om betalingsinnstillinger og avbestillingsregler i «Betalinger og avbestillingsregler».