Zenamu sender automatisk e-postvarsler til kunder, behandlere og studioets administratorer i ulike stadier av en bookings livssyklus. I denne artikkelen finner du en oversikt over alle e-posttyper og når de sendes. Artikkelen gjelder bare avtaler. Om gruppetimer, kurs og arrangementer kan du lese i Automatiske e-postvarsler i Zenamu.
E-poster til kunder
Bookingbekreftelse
Sendes umiddelbart etter at en booking er opprettet. Inneholder fullstendig avtaleinformasjon — tjenestenavn, dato og tid, behandlernavn, sted og betalingsdetaljer. Hvis manuell godkjenning er aktivert, opplyser e-posten tydelig at bookingen venter på godkjenning.
Booking godkjent
Sendes når behandleren eller administratoren godkjenner en ventende booking. Kunden får vite at avtalen er bekreftet og mottar alle relevante detaljer.
Bookingforespørsel avvist
Hvis en ventende booking avvises, mottar kunden en e-post med informasjon om avvisningen. Hvis administratoren oppga en begrunnelse, vises den i e-posten. En lenke til å opprette en ny booking er inkludert.
Avtalepåminnelse
En automatisk påminnelse som sendes før en kommende avtale. Inneholder et bookingsammendrag — tjeneste, dato, tid, behandler og sted. Den sendes bare når Avtalepåminnelse til kunden er slått på (se «Hvilke e-poster om avtaler kan jeg slå av eller på?» nedenfor).
Avbestilling (uten gebyr)
Bekreftelse av avbestilling når den skjer innenfor den gebyrfrie avbestillingsperioden.
Avbestilling (med gebyr)
E-post om avbestilling som i tillegg inkluderer avbestillingsgebyret og eventuelt refundert beløp.
Avbestilt av studioet
Hvis avtalen avbestilles av studioet/behandleren, mottar kunden en e-post med informasjon om avbestillingen og en eventuell begrunnelse.
Betalingsbekreftelse
Etter vellykket betalingsbehandling mottar kunden bekreftelse med transaksjonsdetaljer.
Varsling om ledig tidspunkt
Hvis en kunde følger med på et fullbooket tidspunkt og det blir ledig (f.eks. fordi en annen kunde avbestiller), mottar de en varsling med muligheten til å booke det.
E-poster til behandlere
Forespørsel om godkjenning
Når manuell godkjenning er aktivert, mottar behandleren en e-post om en ny bookingforespørsel med kunde- og avtaledetaljer. En lenke for rask godkjenning eller avvisning er inkludert.
Daglig avtaleoversikt
Et automatisk daglig sammendrag som minner behandleren om kommende avtaler for dagen. Det sendes bare når Daglig oversikt til behandleren er slått på.
E-poster til studioet / administrasjonen
Varsling om ny booking
Når Ny booking er slått på, får behandleren en e-post hver gang en kunde booker en avtale med vedkommende. Når Kopi til «Administrator» er slått på, får også brukere med rollen Administrator e-posten.
Varsling om avbestilling
Hvis en kunde avbestiller bookingen, får behandleren en e-post med avbestillingsdetaljene når Avbestilling av booking er slått på. Når Kopi til «Administrator» er slått på, får også brukere med rollen Administrator e-posten.
Egendefinert melding til kunde
Fra administrasjonspanelet kan du sende en egendefinert e-postmelding til en kunde relatert til bookingen deres.
Hvilke e-poster om avtaler kan jeg slå av eller på?
Gå til Innstillinger › Varsler. Disse bryterne gjelder avtaler:
Under E-postvarsler til instruktører: Ny booking og Avbestilling av booking (hver med Kopi til «Administrator» på abonnementer der du kan legge til flere instruktører), og Daglig oversikt til behandleren.
Under E-postvarsler til kunder: Avtalepåminnelse til kunden. Den bruker samme tid under Påminnelse før som Påminnelse om fysisk time: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 12, 24 eller 48 timer før start.
Endringen gjelder med en gang du slår en bryter av eller på. De andre automatiske e-postene i denne artikkelen, som e-postene til kunder om bookingbekreftelse, godkjenning, avvisning, avbestilling og betaling, sendes alltid og kan ikke slås av. Varslingskonfigurasjonen er på studionivå og gjelder alle tjenester.
Anbefalinger
La Avtalepåminnelse til kunden være slått på — kundene setter pris på å bli minnet på bookingen sin.
Avtalepåminnelser reduserer fravær betraktelig.
Hvis du bruker manuell godkjenning, svar på forespørsler så raskt som mulig — en ventende kunde er en usikker kunde.
I den siste artikkelen ser vi på hvordan hele bookingprosessen ser ut fra kundens perspektiv — «Den offentlige bookingsiden».