Zenamu sparer deg for tid ved å sende e-poster automatisk til både deg og kundene dine. Dette inkluderer bookingbekreftelser, varsler om nye klippekort-ordrer, endringer i timeplanen og avlyste timer – alt uten at du trenger å gjøre noe. Denne artikkelen lister opp disse automatiske e-postene og viser hvilke du kan slå av eller på i Innstillinger › Varsler. Kundevarsler som vises på den offentlige timeplanen din, er ikke e-poster og er beskrevet i Kundevarsler: slik oppretter, redigerer og viser du dem på den offentlige timeplanen.

Denne e-posten ønsker velkommen kunder som booker en time, et kurs eller et arrangement for første gang. Den sendes også når du legger til en ny kunde manuelt i administrasjonspanelet under kundelisten.

Sendes umiddelbart etter at en kunde booker en time, et kurs eller et arrangement. Den inneholder detaljer som dato, klokkeslett, sted, instruktør og betalingsmåte, samt en lenke for å administrere bookingen.

I Innstillinger › Varsler, under bryterne for e-postvarsler, finner du feltet «Egen melding i bekreftelses-e-posten for første booking». Det du skriver der, legges til i bookingbekreftelsen.

Det er verdt å vite nøyaktig når denne meldingen sendes, for det overrasker mange studioer:

Sendes når instruktøren registrerer en kundes booking som betalt.

Når det blir ledig plass i en time, blir den første kunden på ventelisten automatisk booket inn og varslet via denne e-posten. Denne e-posten sendes alltid — det finnes ingen innstilling for å slå den av, og det finnes ingen SMS-versjon av den.

På en fullbooket time kan kundene (også gjester uten konto) klikke på Gi meg beskjed og legge igjen e-postadressen sin — for eksempel hvis de ikke vil stå på ventelisten, eller timen ikke har venteliste. Når det blir ledig plass (for eksempel fordi noen avbestiller) og ingen står på ventelisten, får alle som klikket på Gi meg beskjed, denne e-posten samtidig. Ingenting blir booket automatisk: den som booker først, får plassen. Kunder som ikke har booket ennå, får e-posten igjen neste gang det blir ledig plass, og e-posten inneholder en lenke for å stoppe disse varslene.

Denne e-posten minner deltakerne på en kommende nettbasert time. Den sendes når Påminnelse om nettime er slått på i Innstillinger › Varsler, på tidspunktet du har valgt i Påminnelse før (som standard 1 time før start). Deltakere med betalt booking får tilgangsdetaljene, som lenken til strømmingen (f.eks. Zoom, YouTube), i denne e-posten. Oppdateringer av lenken eller nettdetaljene utløser også en e-post til de bookede deltakerne.

Sendes til alle påmeldte deltakere når instruktøren eller stedet for en time endres.

Sendes til alle påmeldte deltakere når en time, kursøkt eller et arrangement avlyses. E-posten inneholder en standardmelding om avlysningen som du ikke kan endre, etterfulgt av din egen melding. Den skriver du når du avlyser, i feltet Ekstra info til deltakere (e-post) (for en kursøkt eller et arrangement: Mer informasjon til deltakerne (e-post)). Feltet er forhåndsutfylt med en kort beklagelse som du kan redigere.

Sendes når en instruktør avbestiller en kundes booking (f.eks. på grunn av manglende betaling eller en telefonforespørsel etter avbestillingsfristen). E-posten inneholder en standardmelding om avbestillingen som du ikke kan endre. Hvis du fyller ut det valgfrie feltet Notat når du avbestiller (f.eks. med årsaken til avbestillingen), legges notatet ditt til under den.

Bekreftelses-e-post som sendes når en kunde avbestiller sin egen booking.

Sendes to uker før et klippekort eller en kredittpakke utløper, men bare hvis kunden fortsatt har ubrukte klipp eller kreditter. E-posten viser utløpsdatoen og nåværende saldo. Hvis bryteren Fjern automatisk ubrukte klipp etter utløp (for klippekort) eller Fjern automatisk ubrukte kreditter etter utløp (for kredittpakker) er slått av, oppfordrer e-posten også kunden til å forlenge gyldigheten ved å kjøpe et nytt klippekort eller en ny kredittpakke. Er bryteren slått på, faller oppfordringen bort.

Sendes rett etter at et klippekort eller en kredittpakke har utløpt. Innholdet avhenger av to brytere i innstillingene for klippekort og kreditter, Fjern automatisk ubrukte klipp etter utløp og Fjern automatisk ubrukte kreditter etter utløp:

Bekrefter at kreditter eller klipp er lagt til en kundes konto. Dette skjer når du legger dem til manuelt i administrasjonspanelet under kundens detaljer (f.eks. når en kunde kommer med kontanter for å kjøpe et klippekort).

Sendes umiddelbart etter at en kunde oppretter en klippekort-ordre. Når betalingen er bekreftet, sendes en ny e-post som informerer kunden om at ordren er markert som betalt.

Gå til Innstillinger › Varsler. Boksen E-postvarsler til instruktører har en bryter for hver av disse e-postene:

Instruktøren som er tildelt timen, får en e-post når en kunde gjør en ny booking (gruppetimer, kurs, arrangementer og workshops, avtaler). Avhengig av planen din finnes det også en ekstra bryter, Kopi til «Administrator», som sender disse e-postene til administratorer også.

Instruktøren som er tildelt timen, får en e-post når en kunde avbestiller bookingen sin. Avhengig av planen din kan Kopi til «Administrator» sende disse e-postene til administratorer også.

Instruktøren med rollen «Administrator» får en e-post så snart en kunde legger inn en klippekortordre eller en medlemskapsordre. Hver av dem har sin egen bryter.

Alle med rollen «Administrator» får en e-post første gang en ny kunde er i kontakt med studioet ditt — ved registrering, første booking eller første kjøp. Kunder du legger til i studioet selv, utløser ikke e-posten.

Timepåminnelse til instruktør sender den tildelte instruktøren en påminnelse før en time, en kurstime eller et arrangement, med listen over kundene som er påmeldt. Du velger tidspunktet i Påminnelse før (forhåndsdefinerte tider mellom 1 og 15 timer før start; som standard 2 timer). Daglig oversikt til behandleren sender en behandler en daglig oversikt over alle avtalene deres for dagen.

Sendes til en instruktør når du legger dem til i Innstillinger › Instruktører og samarbeid og oppgir e-posten deres. Hvis de ikke har en Zenamu-konto ennå, inneholder e-posten en lenke for å sette opp et passord og få tilgang til å administrere timene de underviser for deg (registrere oppmøte, sende massemeldinger til deltakere osv.).

Sendes én time før en nettbasert time til den tildelte instruktøren – men bare hvis timen fortsatt mangler en strømmelenke (f.eks. Zoom, YouTube).

Påminnelser til kunder stiller du inn i Innstillinger › Varsler, i boksen E-postvarsler til kunder. Hver påminnelse har en bryter og en innstilling for Påminnelse før med forhåndsdefinerte tider:

Egendefinerte påminnelsesintervaller (f.eks. 72 timer) støttes ikke for øyeblikket — det lengste valget er 48 timer. Hvis du trenger å minne kundene dine på et tidligere tidspunkt, kan du sende en manuell massemelding fra timedetaljen.

Studioer i Tsjekkia og Slovakia ser også boksen SMS-varsler til kunder med Time avlyst og Timepåminnelse før start (med sin egen innstilling for Påminnelse før).

Mange studioer lurer på om systeme-poster bærer studioets merkevare eller ser ut til å komme «fra Zenamu». Slik vises de i kundens innboks: