Denne artikkelen handler om bookinger av avtaler (1:1-tjenester) i Avtaler › Bestillinger: statusene deres, manuell godkjenning av bestilling, kunder som ikke møter opp, og avbestilling av en booking. Den gjelder ikke gruppetimer, kurs eller arrangementer – deltakerne der administrerer du i detaljene for gruppetimen, kurset eller arrangementet.
Manuell godkjenning av bestilling finnes bare for avtaler, og du slår den på for hver behandler. Gruppetimer, kurs og arrangementer har ikke noe godkjenningstrinn: en kunde som booker en ledig plass, får den med en gang. Vil du selv bestemme hvem som får plass på en gruppetime, se Kan jeg godkjenne bookinger til en gruppetime? nedenfor.
Bookingoversikt
Alle bookinger av avtaler finner du i Avtaler › Bestillinger i sidemenyen. Siden viser disse tallene:
I dag — Avtaler som er planlagt i dag.
Kommende — Fremtidige bookinger som ikke er avbestilt.
Venter på godkjenning — Ventende bookinger som venter på din beslutning (bare hvis manuell godkjenning av bestilling er slått på).
Denne måneden — Avtaler i inneværende måned.
Under tallene kan du bytte mellom visningene Tabell og Kalender og selv opprette en booking med Legg til bestilling.
Bookingstatuser
Hver booking av en avtale har en av disse statusene:
Venter
Bookingen er opprettet, men venter på godkjenning. Denne statusen brukes bare når Manuell godkjenning av bestilling er slått på for behandleren (se nedenfor). Kunden får beskjed om at bookingen venter på bekreftelse fra behandleren.
Bekreftet
Bookingen er gyldig og avtalen er planlagt. Hvis manuell godkjenning av bestilling er slått av, opprettes bookinger direkte med denne statusen. Bookinger du oppretter selv med Legg til bestilling, er alltid bekreftet.
Fullført
Starttidspunktet for avtalen har passert, og bookingen ble ikke avbestilt eller merket som «Møtte ikke opp».
Avbestilt
Bookingen er avbestilt – av kunden, av studioet ditt eller automatisk av Zenamu (for eksempel en ventende booking som ikke ble godkjent før avtalen startet).
Møtte ikke opp
Kunden møtte ikke opp og betalte ikke. Du setter denne statusen selv etter at avtalen har startet (se Registrere «Møtte ikke opp»).
Manuell godkjenning av bestilling
Vil du bekrefte hver avtale før den blir endelig, slår du på Manuell godkjenning av bestilling for behandleren. Nye bookinger hos denne behandleren opprettes da som ventende i stedet for bekreftet.
Hvordan slår jeg på manuell godkjenning av bestilling?
Gå til Avtaler › Behandlere.
Klikk Tjenester på kortet til behandleren (for en ny behandler klikker du Legg til behandler).
Slå på bryteren Manuell godkjenning av bestilling.
Klikk Lagre. Innstillingen gjelder alle tjenestene til denne behandleren.
Slik fungerer godkjenning
En kunde booker en avtale → statusen er Venter. Tidspunktet er reservert, så ingen andre kan booke det.
Behandleren får en e-post om den nye forespørselen.
I Avtaler › Bestillinger åpner du bookingen (Se detaljer) og velger:
Godkjenn — Bookingen bekreftes, og kunden får en bekreftelses-e-post.
Avvise forespørsel — Bookingen avbestilles, og kunden får beskjed på e-post. Du kan legge til Grunn til avvisning (valgfritt). Kunden får hele betalingen refundert.
Hvis en ventende booking ikke er godkjent før avtalen starter, avbestiller Zenamu den automatisk og refunderer hele beløpet til kunden.
Brukere med tillatelsen Manager eller Administrator kan godkjenne og avvise alle bookinger; en behandler kan gjøre det for sine egne bookinger. Les mer i Avtaler: ventende bookinger — godkjenning, avslag og automatisk avbestilling.
Når betaler kunden hvis manuell godkjenning er slått på?
Manuell godkjenning utsetter ikke betalingen. Kunden betaler når bookingen gjøres, på samme måte som uten godkjenning – for eksempel belastes en kort- eller PayPal-betaling, eller kreditter eller klipp trekkes. I betalingssteget ser kunden at det blir full refusjon hvis behandleren ikke bekrefter bookingen før avtalen starter.
Hvis du avviser forespørselen, eller den avbestilles automatisk, refunderes kort- og PayPal-betalinger automatisk, og kreditter eller klipp går tilbake til kundens saldo. En bankoverføring må du betale tilbake selv.
Kan jeg godkjenne bookinger til en gruppetime?
Nei. Gruppetimer, kurs og arrangementer har ingen manuell godkjenning – dette valget finnes bare for avtaler. Vil du velge hvem som får plass på en gruppetime, kan du bruke en av disse mulighetene i stedet:
La timen være synlig, men ta imot påmeldinger selv: åpne Avanserte bestillingsinnstillinger i skjemaet for gruppetimen og huk av for Ikke la kunder bestille denne timen. Timen blir værende i den offentlige timeplanen din, men ingen kan booke den på nett. Skriv i beskrivelsen hvordan kundene kan be om plass (e-post, telefon), og legg til kundene du godtar, med Legg til deltaker i detaljene for timen.
Skjul timen helt: huk av for Timen er ikke offentlig synlig i Avanserte bestillingsinnstillinger. Timen vises ikke i den offentlige timeplanen, og bare du kan legge til kunder med Legg til deltaker.
For kurs heter de samme valgene Ikke la kunder bestille denne timen og Kurset er ikke offentlig synlig.
Registrere «Møtte ikke opp»
Knappen Møtte ikke opp vises i bookingdetaljene bare når alt dette gjelder:
Bookingen er Bekreftet.
Starttidspunktet for avtalen har passert.
Bookingen er ikke betalt ennå – betalingen står fortsatt som Venter på betaling (for eksempel skulle kunden betale på stedet).
Når du bekrefter, får bookingen statusen Møtte ikke opp, og betalingen merkes som Ubetalt. Kunden blir da merket som en kunde med ubetalte ordrer, noe som hjelper deg med å finne problematiske kunder. En booking som er betalt på forhånd, kan ikke merkes som «Møtte ikke opp»; den vises som Fullført. Les mer i «Umeldte fravær (ikke møtt)».
Avbestille en booking fra admin
Du kan avbestille en bekreftet booking når som helst, også når kunden ikke lenger kan avbestille den på nett. Åpne bookingen og klikk Avbestill bestilling (i tabellen velger du Avbryt i handlingsmenyen). For en ventende booking heter knappen Avvise forespørsel i stedet. Dette skjer i dialogboksen:
Zenamu viser om det gjelder et avbestillingsgebyr etter avbestillingsreglene dine. Hvis det finnes flere valg, velger du hvordan bookingen skal avbestilles, for eksempel med full refusjon.
Du kan legge til et Notat med grunnen til avbestillingen.
Hvis du skriver en melding i E-postmelding til kunden, får kunden den på e-post. Avhengig av innstillingene for SMS-varsler kan du også se et felt for SMS.
Bookinger i kalenderen
Avtalene vises også i Timeplan sammen med gruppetimene dine. I Avtaler › Bestillinger kan du bytte mellom visningene Tabell og Kalender.
Les mer om betalingsinnstillinger og avbestillingsregler i «Avtaler (1:1-avtaler): betalingsmetoder og avbestillingsregler».