Denne artikkelen handler om ventende bookinger av avtaler: hva som skjer når Manuell godkjenning av bestilling er slått på, hvordan du godkjenner eller avviser en forespørsel, og når Zenamu automatisk avbestiller en booking som ikke er godkjent. Manuell godkjenning av bestilling finnes bare for avtaler (1:1-tjenester), og du slår den på for hver behandler. Bookinger til gruppetimer, kurs og arrangementer kan ikke holdes igjen for godkjenning – se Kan jeg godkjenne bookinger til en gruppetime eller et kurs? for hva du kan bruke i stedet.
Hva er en ventende booking?
En ventende booking er en booking av en avtale som venter på godkjenning fra studioet ditt eller behandleren. Inntil den er godkjent, har kunden ikke en bekreftet avtale. Kunden ser at bookingen venter på bekreftelse, og at det kommer en oppdatering på e-post. Tidspunktet er allerede reservert, så ingen andre kunder kan booke det.
Hvordan slår jeg på manuell godkjenning av bestilling?
Gå til Avtaler › Behandlere.
Klikk Tjenester på kortet til behandleren (for en ny behandler klikker du Legg til behandler).
Slå på bryteren Manuell godkjenning av bestilling.
Klikk Lagre. Nye bookinger for alle tjenestene til denne behandleren opprettes nå som ventende.
Hvordan godkjenner eller avviser jeg en ventende booking?
Gå til Avtaler › Bestillinger. Tallet Venter på godkjenning viser hvor mange bookinger som venter; de har statusen Venter.
Åpne bookingen med Se detaljer og se over avtaletidspunkt, kunde, tjeneste og betaling.
Klikk Godkjenn for å bekrefte bookingen. Kunden får en bekreftelses-e-post.
Eller klikk Avvise forespørsel, fyll eventuelt inn Grunn til avvisning (anbefalt) og bekreft med Avvis forespørsel. Bookingen avbestilles, kunden får beskjed på e-post, og hele betalingen refunderes.
Du finner også Godkjenn og Avvise forespørsel i handlingsmenyen til hver ventende booking i tabellen.
Når blir en ventende booking avbestilt automatisk?
Hvis du ikke godkjenner en ventende booking før avtalens starttid, avbestiller Zenamu den automatisk kort tid etter starttidspunktet og refunderer hele beløpet til kunden.
Vi anbefaler å sjekke køen med ventende bookinger jevnlig gjennom dagen.
Kan jeg godkjenne bookinger til en gruppetime eller et kurs?
Nei. Manuell godkjenning av bestilling finnes bare for avtaler. På en gruppetime, et kurs eller et arrangement får en kunde som booker en ledig plass, den med en gang. Vil du velge hvem som får plass på en gruppetime, kan du bruke en av disse mulighetene:
La timen være synlig, men ta imot påmeldinger selv: åpne Avanserte bestillingsinnstillinger i skjemaet for gruppetimen og huk av for Ikke la kunder bestille denne timen. Timen blir værende i den offentlige timeplanen din, men ingen kan booke den på nett. Skriv i beskrivelsen hvordan kundene kan be om plass (e-post, telefon), og legg til kundene du godtar, med Legg til deltaker i detaljene for timen.
Skjul timen helt: huk av for Timen er ikke offentlig synlig i Avanserte bestillingsinnstillinger. Timen vises ikke i den offentlige timeplanen, og bare du kan legge til kunder med Legg til deltaker.
Et kurs har de samme valgene: Ikke la kunder bestille denne timen og Kurset er ikke offentlig synlig.
Vanlige situasjoner
Du har kapasitet og kunden passer fint
Godkjenn bookingen så raskt som mulig slik at kunden har sikkerhet og du kan gå videre med oppfølgingskommunikasjon.
Avtalen kan ikke bekreftes
Avvis forespørselen og oppgi en tydelig grunn. Det reduserer frem-og-tilbake-kommunikasjon.
En ventende booking er fortsatt uavklart nær avtaletidspunktet
Avgjør umiddelbart — ellers blir den automatisk avbestilt når avtalen starter, noe som gir en dårligere kundeopplevelse.
Ofte stilte spørsmål
Når betaler kunden for en ventende booking?
Når bookingen gjøres. Manuell godkjenning utsetter ikke betalingen: en kort- eller PayPal-betaling belastes, eller kreditter eller klipp trekkes, på samme måte som uten godkjenning (betaling på stedet skjer senere som vanlig). I betalingssteget ser kunden at det blir full refusjon hvis behandleren ikke bekrefter bookingen før avtalen starter.
Hvis du avviser forespørselen, eller bookingen avbestilles automatisk, refunderes kort- og PayPal-betalinger automatisk, og kreditter eller klipp går tilbake til kundens saldo. Bankoverføring er unntaket: da må du selv betale pengene tilbake via nettbanken din.
Kan jeg avvise en forespørsel uten å oppgi en grunn?
Ja, Grunn til avvisning er valgfritt, men vi anbefaler å fylle det inn for tydelig kommunikasjon med kunden.
Hvem kan godkjenne ventende bookinger?
Teammedlemmer med tillatelsen Manager eller Administrator kan godkjenne og avvise alle bookinger. En behandler kan godkjenne og avvise bookingene som er tildelt vedkommende.
Relaterte artikler