Bookingdetaljen er hovedskjermen for daglig drift i Avtaler-seksjonen. Denne guiden viser deg hva du finner der, hvilke handlinger du kan bruke, og i hvilken rekkefølge. For å åpne en bookingdetalj går du til Avtaler > Bookinger og klikker på bookingen i tabellen (eller velger Se detaljer i handlingsmenyen for bookingen). Bookingstatuser, manuell godkjenning og avbestilling er forklart mer detaljert i Avtaler: håndtere bookinger.
Hva du ser i bookingdetaljen
Tjenesteinformasjon, dato, tid og varighet.
Bookingstatus: Venter, Bekreftet, Fullført, Avlyst eller Møtte ikke opp.
Tilknyttet ordre og betalingsinformasjon.
Kunde, behandler og sted.
Internt notat, hvis du skrev et da du opprettet bookingen med Legg til booking. Det interne notatet hører til akkurat denne bookingen. Det er ikke det samme som Notater i kundedetaljene og kopieres ikke dit.
Hovedhandlinger i detaljen
Godkjenne eller avvise en ventende booking
For bookinger som venter på godkjenning, klikker du på Godkjenn for å bekrefte avtalen eller på Avvise forespørsel for å avslå den. Når du avviser en forespørsel, kan du legge til en valgfri Grunn til avvisning, og kunden får beskjed på e-post.
Avbestille en booking
Klikk på Avbestill booking. I dialogen kan du legge til et Notat med grunnen og skrive en E-postmelding til kunden. Systemet vurderer avbestillingslogikken basert på innstillingene dine og betalingsmetoden.
Markere som ikke møtt
Bruk dette når kunden ikke møtte opp. Knappen Møtte ikke opp vises bare for en bekreftet booking etter at avtalens starttid har passert, og bare hvis bookingen fortsatt ikke er betalt (Venter på betaling). Når du bekrefter, får bookingen statusen Møtte ikke opp, betalingen merkes som Ubetalt, og kunden merkes som en kunde med ubetalte ordrer.
Endre behandler eller sted
For redigerbare bookinger kan du bytte behandler eller sted uten å opprette en ny booking. Klikk på blyantikonet ved siden av Behandler eller Lokasjon, velg den nye og klikk på Lagre. Du kan bare velge en behandler som er knyttet til tjenesten i bookingen og ikke har en annen booking på samme tid. Zenamu gir automatisk kunden beskjed om endringen på e-post.
Sende en egendefinert melding til kunden
Meldingen sendes ikke fra selve bookingdetaljen. Under Avtaler > Bookinger åpner du handlingsmenyen for bookingen i tabellen og velger Send melding. Skriv meldingen i feltet Melding, velg eventuelt en behandler under Send en kopi til behandleren, og klikk på Send melding. Valget vises bare hvis kunden har en e-postadresse.
Tips: Bruk interne begrunnelser og en konsekvent kommunikasjonsstil. Det gjør overleveringer mellom resepsjon, behandlere og ledelse mye enklere.
Vanlige situasjoner
En booking venter fortsatt og avtalen nærmer seg
Avgjør så raskt som mulig (godkjenn eller avvis) slik at kunden ikke sitter uten informasjon. Hvis en ventende booking ikke blir godkjent før avtalen starter, avbestiller Zenamu den automatisk.
En kunde ringer og sier de ikke kan komme i siste liten
Avbestill bookingen fra administrasjonspanelet, legg til en begrunnelse, og sjekk avbestillingsresultatet i ordren.
En behandler er syk og jeg trenger en vikar
Bytt behandler i bookingdetaljen. Zenamu sender automatisk kunden en e-post om endringen; send en egendefinert melding bare hvis du vil legge til mer informasjon.
Vikaren må være knyttet til den aktuelle tjenesten og være ledig på det tidspunktet.
Ofte stilte spørsmål
Når vises handlingen «ikke møtt»?
For bekreftede bookinger etter at avtalens starttid har passert, så lenge bookingen fortsatt ikke er betalt.
Hvorfor kan jeg ikke endre behandler eller sted?
Du kan bare endre dem for kommende bookinger som ikke er avbestilt eller markert som ikke møtt. Tidligere avtaler kan ikke endres. Du trenger også tillatelsen Manager eller Administrator.
Når bør jeg sende en egendefinert melding?
Når det er en endring som påvirker kunden (tidsendring, logistiske instruksjoner). Endringer av behandler eller sted sendes automatisk til kunden.