Tilgjengelighet bestemmer når kunder kan booke en avtale med en bestemt behandler. Uten konfigurert tilgjengelighet vises ingen ledige tidspunkter på den offentlige siden. Zenamu tilbyr to typer tilgjengelighet — fast (ukentlig) og uregelmessig (for bestemte datoer). Du kan også blokkere dager da behandleren ikke er tilgjengelig.
Fast (ukentlig) tilgjengelighet
Fast tilgjengelighet definerer gjentakende tidspunkter for hver ukedag. Du setter det opp én gang, og det gjentas automatisk hver uke.
Slik setter du opp fast tilgjengelighet
Gå til Meny › Avtaler › Behandlere.
Klikk på Sett tilgjengelighet for den valgte behandleren (eller Administrer tilgjengelighet hvis behandleren allerede har tilgjengelighet). Fanen Fast tilgjengelighet åpnes.
For hver ukedag (mandag–søndag) klikker du på Legg til tidsrom og setter tidsintervallet da behandleren er tilgjengelig. Vil du bruke de samme tidene alle dager, klikker du på Kopier til alle dager.
Klikk på Lagre.
Eksempel
En behandler jobber mandager og onsdager fra 9:00 til 12:00 og fra 14:00 til 18:00. Du setter da to tidsblokker for mandag og to for onsdag. Dager da behandleren ikke jobber, lar du stå tomme.
Like og ulike uker
Som standard gjelder den faste tilgjengeligheten hver uke. Hvis en behandler har ulik timeplan i like og ulike uker, krysser du av for Aktiver plan for like/ulike uker i fanen Fast tilgjengelighet og setter tidene i to separate faner:
Ulike uker — Tilgjengeligheten gjelder bare i oddetallsuker i året.
Like uker — Tilgjengeligheten gjelder bare i partallsuker i året.
Denne funksjonen er nyttig for behandlere som veksler mellom timeplaner eller jobber i to-ukers sykluser.
Uregelmessige tidsrom (engangs tilgjengelighet)
Uregelmessige tidsrom er for spesielle eller engangstidspunkter som ikke følger den faste ukentlige timeplanen.
Når bruke uregelmessige tidsrom?
En behandler tilbyr ekstra timer i en helg.
Du vil legge til tilgjengelighet for en bestemt dato (f.eks. en helligdag, et spesielt arrangement).
En behandler jobber uregelmessig og har ikke en fast ukentlig timeplan.
Slik setter du opp uregelmessige tidsrom
Gå til fanen Uregelmessige tidsrom i behandlerens tilgjengelighetsinnstillinger.
Klikk på Legg til uregelmessig tidsrom og velg Dato.
Sett tidsintervallet for den dagen. Vil du legge til enda et tidsintervall samme dag, klikker du på Legg til enda et tidsrom.
Klikk på Lagre.
Et uregelmessig tidsrom overstyrer fullstendig den faste tilgjengeligheten for den dagen — kundene ser bare tidene som er definert her.
Hvordan blokkerer jeg dager da behandleren ikke er tilgjengelig?
For fridager, for eksempel ferie, bruker du fanen Utilgjengelige tider:
Gå til fanen Utilgjengelige tider i behandlerens tilgjengelighetsinnstillinger.
Klikk på Legg til utilgjengelighet og velg én eller flere dager under Dato.
Klikk på Lagre.
Kundene kan ikke booke avtaler med denne behandleren på disse dagene. Du kan ikke velge en dag som allerede har et uregelmessig tidsrom eller en aktiv booking.
Slik vises tidspunkter for kundene
Systemet deler automatisk tilgjengelighetsblokkene inn i spesifikke bookbare tidspunkter basert på den valgte tjenestevarigheten og konfigurerte buffere:
Kunden velger en tjeneste (f.eks. 60 minutter) og en behandler.
Systemet henter behandlerens tilgjengelige tidsblokker.
Fra starten av hver blokk lager det tidspunkter med «tjenestevarighet + buffertid før + buffertid etter» minutters mellomrom. Et tidspunkt lages bare hvis selve avtalen slutter innenfor blokken.
Tidspunkter som overlapper behandlerens eksisterende bookinger (inkludert buffere), kan ikke bookes; kundene ser dem under Bestilte tider. Tidspunkter som ligger innenfor tjenestens Minste varslingstid, vises ikke.
Det viser de gjenværende tilgjengelige tidspunktene.
Eksempel
9:00–12:00, tjenestevarighet 60 minutter, buffertid etter 15 minutter → kunden ser tidspunktene 9:00 og 10:15. Et tidspunkt kl. 11:30 tilbys ikke, fordi avtalen da ville sluttet kl. 12:30, etter at blokken slutter kl. 12:00.
Anbefalinger
Sett opp fast tilgjengelighet for behandlerens vanlige arbeidstider. Konfigurer det én gang, og det fungerer automatisk.
Bruk uregelmessig tilgjengelighet for unntak og spesielle anledninger.
Husk buffertidene — Hvis du trenger tid mellom kunder, sett buffertider på tjenesten slik at tidspunktene ikke overlapper.
Bookingvinduet på tjenestenivå begrenser hvor langt frem kundene kan se tilgjengelige tidspunkter.
Hva mer trengs før kundene kan booke?
Tilgjengelighet alene er ikke nok. Kundene kan bare booke en avtale når tjenesten er aktiv, en behandler er knyttet til tjenesten, behandleren har tilgjengelighet og den offentlige siden din viser avtaler.
For å vise avtaler på den offentlige siden din går du til Innstillinger › Timeplanside, åpner fanen Offentlig timeplan og velger Avtaler eller Begge under Hva som skal vises på den offentlige siden din. Hvis Gruppetimer er valgt, ser kundene ikke tjenestene dine. Les mer i Avtaler på den offentlige bookingsiden: slik viser du dem og slik booker kundene.
Les mer om å håndtere bookinger i «Avtaler: håndtere bookinger».