In dit artikel leest u wat er met het tegoed en de toegangen van een klant gebeurt als de geldigheid afloopt, hoe de instellingen Ongebruikt tegoed na verlopen geldigheid automatisch verwijderen en Ongebruikte toegangen na verlopen geldigheid automatisch verwijderen werken, en hoe u één klant meer tijd geeft. Cadeaubonnen en lidmaatschappen hebben hun eigen geldigheid en komen hier niet aan bod.
Wat gebeurt er als het tegoed of de toegangen van een klant verlopen?
Standaard worden verlopen tegoed en toegangen niet verwijderd. Ze blijven zichtbaar in het account van de klant, maar de klant kan er niet mee boeken.
Koopt de klant opnieuw tegoed, dan wordt het verlopen tegoed weer bruikbaar en bij het nieuwe tegoed opgeteld. Toegangen werken op dezelfde manier binnen één pascategorie: wie een pas uit dezelfde categorie koopt, krijgt de verlopen toegangen in die categorie weer terug. Een pas uit een andere categorie doet dat niet. De nieuwe vervaldatum is de latere van twee datums: de huidige vervaldatum of de aankoopdatum plus de geldigheid van het nieuwe pakket.
Deze standaard is bewust zo gekozen: klanten hebben zo een reden om opnieuw te kopen, ook als hun tegoed of toegangen al verlopen zijn. Wilt u liever dat verlopen saldo weg blijft, zet dan automatisch verwijderen aan (zie het volgende gedeelte).
Verlopen toegangen zijn zichtbaar in het onderdeel Bestellingen — ze worden in het rood gemarkeerd:
Hoe voorkom ik dat verlopen tegoed of toegangen terugkomen?
Zet automatisch verwijderen aan. Er zijn twee aparte instellingen, en beide staan standaard uit:
Tegoed: ga naar Instellingen > Passen & lidmaatschappen > Tegoedsysteem en zet Ongebruikt tegoed na verlopen geldigheid automatisch verwijderen aan.
Toegangen: ga naar Instellingen > Passen & lidmaatschappen > Passensysteem en zet Ongebruikte toegangen na verlopen geldigheid automatisch verwijderen aan.
Staat automatisch verwijderen aan, dan zet Zenamu het tegoed of de toegangen van een klant op 0 zodra de geldigheid afloopt. Een latere aankoop begint dan bij nul en brengt het oude saldo niet terug. Bij tegoed ziet u het verwijderen terug in de Tegoedgeschiedenis van de klant.
Automatisch verwijderen geldt voor elk saldo dat verloopt nadat u de instelling hebt aangezet, ongeacht wanneer de klant het heeft gekocht. Tegoed of toegangen die al verlopen waren voordat u de instelling aanzette, blijven in het account van de klant staan. Verwijder die zo nodig handmatig (zie het volgende gedeelte).
Hoe verwijder ik verlopen tegoed of toegangen handmatig bij één klant?
Ga naar Klanten en open de Klantgegevens van de klant. Verlaag het saldo in het gedeelte Toegangen of Tegoed met Verlagen. Laat de klant weten waarom het saldo is veranderd.
Hoe verleng ik het tegoed of de toegangen van één klant?
Ga naar Klanten, open de Klantgegevens van de klant en kies in het gedeelte Tegoed of Toegangen voor Geldigheid wijzigen. Stel de nieuwe vervaldatum in. Toegangen hebben per pascategorie een eigen vervaldatum, dus wijzig de datum die de klant nodig heeft.
In het beheer kunt u de geldigheid niet voor meerdere klanten tegelijk verlengen: u wijzigt de geldigheid per klant. Klanten kunnen hun geldigheid ook zelf verlengen door een nieuw tegoedpakket of een nieuwe pas te kopen, zoals hierboven beschreven.