Zodra klanten afspraken boeken, vindt u alle boekingen overzichtelijk op één plek. In dit artikel leest u hoe u boekingen beheert, welke statussen er zijn en hoe het goedkeuringsproces werkt.
Overzicht van boekingen
Alle boekingen vindt u in Menu → Afspraken → Boekingen. De overzichtspagina toont:
Boekingen vandaag — Hoeveel afspraken er vandaag gepland staan.
Aankomende boekingen — Totaal aantal toekomstige bevestigde boekingen.
In afwachting — Boekingen die op uw goedkeuring wachten (als handmatige goedkeuring is ingeschakeld).
Afgerond deze maand — Aantal afgelopen afspraken in de huidige maand.
Boekingsstatussen
Elke boeking heeft een van de volgende statussen:
In afwachting
De boeking is aangemaakt maar wacht op uw goedkeuring. Deze status wordt alleen gebruikt wanneer handmatige goedkeuring is ingeschakeld (zie hieronder). De klant wordt geïnformeerd dat de boeking nog bevestigd moet worden.
Bevestigd
De boeking is geldig en de afspraak staat gepland. Als handmatige goedkeuring niet is ingeschakeld, krijgen boekingen direct deze status.
Geannuleerd
De boeking is geannuleerd. Het systeem houdt bij wie de annulering heeft gedaan:
Klant — De klant heeft via de openbare pagina geannuleerd.
Specialist — De specialist/docent heeft de boeking geannuleerd.
Beheerder — De studiobeheerder heeft vanuit het beheerpaneel geannuleerd.
Systeem — Automatische annulering (bijv. een niet-bevestigde boeking nadat het afspraaktijdstip is verstreken).
Niet verschenen
De klant is niet op de bevestigde afspraak verschenen. U kunt deze status handmatig instellen nadat het afspraaktijdstip is verstreken.
Handmatige goedkeuring van boekingen
Wilt u zelf bepalen wie wanneer komt? Schakel dan handmatige goedkeuring in. Nieuwe boekingen worden dan aangemaakt als 'in afwachting' in plaats van direct bevestigd.
Hoe goedkeuring werkt
Een klant maakt een boeking → de status wordt In afwachting.
De specialist (of beheerder) ontvangt een e-mailmelding over het nieuwe verzoek.
Open in het beheerpaneel het boekingsdetail en kies:
Goedkeuren — De boeking wordt bevestigd en de klant ontvangt een bevestigingsmail.
Afwijzen — De boeking wordt afgewezen en de klant ontvangt een afwijzingsmail, eventueel met een reden.
Als een boeking in afwachting niet is goedgekeurd vóór het begin van de afspraak, annuleert het systeem deze automatisch.
Betaling bij handmatige goedkeuring
Bij handmatige goedkeuring wordt de betaling pas verwerkt nadat de boeking is bevestigd. De klant betaalt niet op het moment van het verzoek, maar pas na uw goedkeuring.
Niet verschenen markeren
Na afloop van een afspraak kunt u een bevestigde boeking markeren als niet verschenen. De knop Niet verschenen verschijnt alleen wanneer:
Het afspraaktijdstip is verstreken (de huidige tijd is na de starttijd).
De boeking de status Bevestigd heeft.
De no-showstatistieken van de klant worden automatisch bijgewerkt. Zo kunt u problematische klanten identificeren. Lees meer in "Ongeoorloofd afwezig (no-shows)".
Een boeking annuleren vanuit het beheerpaneel
Als beheerder kunt u elke boeking rechtstreeks vanuit het beheerpaneel annuleren. Bij annulering:
Kunt u een reden voor annulering opgeven die in de e-mail aan de klant wordt getoond.
Het systeem bepaalt automatisch of er annuleringskosten van toepassing zijn op basis van uw annuleringsbeleid.
De klant ontvangt een annuleringsmail.
Boekingen in de agenda
Alle afspraken verschijnen automatisch in de Zenamu-agenda naast de groepslessen. U kunt schakelen tussen de weergave voor groepslessen en afspraken via de schakelaar in de agendaheader.
Lees meer over betalingsinstellingen en annuleringsbeleid in "Betalingen en annuleringsbeleid".