Met een deelnameverklaring (vaak aansprakelijkheidsverklaring genoemd) kunt u klanten verplichten om belangrijke informatie te bevestigen en digitaal te ondertekenen vóór het boeken (bijv. gezondheidsstatus, toestemming na informatie, aansprakelijkheidsverklaring). Dit artikel behandelt het volledige proces — van het aanmaken van een verklaring tot het omgaan met situaties waarin een klant de actuele versie niet heeft ondertekend, en waar u de antwoorden van klanten vindt. Het gaat niet over uw algemene voorwaarden, die klanten met een selectievakje accepteren, en ook niet over extra vragen in het reserveringsformulier (zie Aangepaste velden in het boekingsformulier).
Wat is een deelnameverklaring en wanneer wordt deze gebruikt
Een deelnameverklaring is een zelfstandige verklaring die aan een boeking is gekoppeld.
Deze kan vereist worden bij online boekingen en bij boekingen aangemaakt vanuit het beheerpaneel.
Als een klant de actuele versie niet heeft ondertekend, kan de boeking worden geblokkeerd.
Deelnameverklaringen zijn beschikbaar in de Expert- en Ultimate-abonnementen en tijdens de proefperiode.
Een sjabloon voor de verklaring instellen
Ga naar Instellingen › Lesroosterpagina en open het tabblad Deelnameverklaring.
Klik op Verklaring aanmaken en vul de Formuliertitel, de Tekst van de verklaring en de Formuliervelden in (minstens één veld). Een handtekeningveld wordt automatisch toegevoegd.
Voeg alle vereiste velden toe die vóór ondertekening moeten worden ingevuld.
Gebruik Voorbeeld om te controleren of tekst en velden logisch zijn vanuit het perspectief van de klant, en klik daarna op Opslaan.
Zet op hetzelfde tabblad Klanten moeten dit formulier invullen aan. Deze schakelaar is beschikbaar zodra er een verklaring bestaat.
Test het proces met een echte boeking.
Tip: Houd uw verklaring beknopt en goed leesbaar. Een lange of onduidelijke tekst leidt tot meer afgebroken boekingen.
Versies van de verklaring en waarom de reden van wijziging belangrijk is
Wanneer u een bestaande verklaring bewerkt (Verklaring bewerken), wordt een nieuwe versie aangemaakt. Eerder ondertekende verklaringen blijven bewaard, maar elke klant — ook wie een eerdere versie heeft ondertekend — moet de actuele versie ondertekenen.
Vul bij het bewerken het verplichte veld Reden voor de wijziging in (voor interne wijzigingsregistratie).
Communiceer belangrijke wijzigingen vooraf aan uw klanten.
Controleer na het publiceren van een nieuwe versie het openbare boekingsformulier.
De verklaring ondertekenen tijdens het boeken
Als een verklaring actief is, bevestigt de klant toestemming en vult de vereiste gegevens in, inclusief de handtekening, tijdens het boekingsproces.
Klant heeft een actuele handtekening
De boeking verloopt normaal zonder blokkering.
Klant heeft geen actuele handtekening
Het systeem vraagt de klant om de verklaring in te vullen en te ondertekenen. De boeking kan niet worden afgerond totdat dit is gedaan.
Uitzondering in het beheerpaneel — een boeking aanmaken namens een klant
Bij het aanmaken van een boeking vanuit het beheerpaneel kunt u de situatie tegenkomen dat de klant de actuele verklaring niet heeft ondertekend. In dat geval toont het boekingsformulier Klant heeft de huidige deelnameverklaring niet ondertekend. Vul een reden in het tekstveld in en klik op Uitzondering bevestigen om door te gaan. De knop blijft inactief totdat u een reden hebt ingevuld.
Wanneer een uitzondering gebruiken
Uitzonderlijke operationele situaties (bijv. een last-minute telefonische boeking).
De klant heeft toestemming al via een ander kanaal gegeven en de handtekening wordt later toegevoegd.
Wanneer geen uitzondering gebruiken
Als standaard snelkoppeling in plaats van de daadwerkelijke handtekening te verkrijgen.
Als u niet zeker bent van de juridische of operationele gevolgen.
Belangrijk: Het gebruik van een uitzondering betekent dat u bewust verdergaat met de boeking zonder een actuele handtekening op de deelnameverklaring.
Waar zie ik de antwoorden die klanten in de deelnameverklaring hebben gegeven? Kan ik ze exporteren?
U kunt de ondertekende deelnameverklaring van elke klant, inclusief de antwoorden op uw formuliervelden, op twee plekken bekijken:
Klanten › kolom Deelnameverklaring: klik op het oogpictogram naast een klant die de actuele versie heeft ondertekend.
Klantgegevens › Status deelnameverklaring: de actuele ondertekende verklaring, en oudere versies onder Historie.
Het venster Ondertekende verklaring toont de antwoorden onder Ingediende gegevens, samen met de handtekening. Klik op PDF downloaden om die ene ondertekende verklaring op te slaan. De kolom en het gedeelte verschijnen alleen zolang Klanten moeten dit formulier invullen aanstaat.
Antwoorden uit deelnameverklaringen kunnen niet in bulk worden gefilterd of geëxporteerd. De klantenlijst toont alleen of een klant de actuele versie heeft ondertekend, en noch de klantenexport (CSV-bestand downloaden) noch de deelnemersexport van een les bevat antwoorden uit de verklaring. Voegt u dus een nieuwsbriefvakje toe aan uw verklaring, dan kunt u geen lijst krijgen van de klanten die het hebben aangevinkt. Gebruik voor nieuwsbrieftoestemming in plaats daarvan de ingebouwde marketingtoestemming — die kunt u filteren en exporteren (zie Uw Zenamu-contacten downloaden als CSV-bestand).
Veelvoorkomende problemen en oplossingen
"De boeking kan niet worden afgerond"
Controleer of de klant de actuele versie van de verklaring heeft ondertekend en of alle vereiste velden zijn ingevuld.
"De klant heeft eerder getekend, maar het systeem vraagt opnieuw om een handtekening"
Waarschijnlijk is er een nieuwe versie van het sjabloon gepubliceerd. Een handtekening op een oudere versie geldt niet als handtekening op de actuele versie.
Gerelateerde artikelen