Het kan voorkomen dat de cijfers in het Omzetoverzicht niet overeenkomen met de totalen in het onderdeel Bestellingen. In de meeste gevallen is dit geen fout — de twee weergaven gebruiken een verschillende filterlogica. Hieronder vindt u de meest voorkomende oorzaken en hoe u ze kunt verifiëren.
Hoe omzetstatistieken werken
Omzetstatistieken tellen alleen bestellingen mee met de betalingsstatus Betaald. Bestellingen met andere statussen worden niet meegeteld in de totale omzet:
Bestellingen met de status Onbetaald of In afwachting van betaling worden apart getoond als verwachte omzet, maar worden niet meegeteld in de totale omzet.
Bestellingen met de status Geannuleerd tellen niet mee in de totale omzet. Als er bij de annulering echter annuleringskosten zijn ingehouden, verschijnt dat bedrag apart in de omzet — in de tabellen van lessen, cursussen en workshops.
Bestellingen met de status Geblokkeerd (wachtlijst) worden ook uitgesloten.
Wachtlijstbestellingen die per kaart of PayPal zijn betaald, hebben de status Betaald en worden wel meegeteld in de omzet. Als er geen plek vrijkomt en de betaling automatisch wordt terugbetaald, verandert de bestelling naar Geannuleerd en wordt deze uit de omzet verwijderd. Dit kan tijdelijk een verschil veroorzaken.
De bestellijst toont daarentegen alle bestellingen, ongeacht de betalingsstatus.
Op welke datum de omzet wordt geteld
De samenvattende statistieken (de kaart Σ inkomsten, de maandgrafiek en de overzichten van kaarten en lidmaatschappen) tellen een betaling op de dag waarop deze daadwerkelijk is betaald — niet op de dag waarop de bestelling is aangemaakt. De cijfers kloppen daardoor met uw Stripe- of bankafschriften, en historische maanden veranderen niet meer met terugwerkende kracht wanneer een klant een oudere bestelling betaalt.
De bestellingenlijst sorteert bestellingen daarentegen op aanmaakdatum. Een bestelling die aan het einde van een maand is aangemaakt en aan het begin van de volgende is betaald, verschijnt daarom in elke weergave in een andere maand — dat is verwacht gedrag, geen fout.
De tabellen van lessen, cursussen en workshops tonen de opbrengst van de lessen die in de geselecteerde periode zijn gehouden. Bij cursussen en workshops vindt u twee bedragen: Betaald (in periode) — wat in de geselecteerde periode is ontvangen — en Betaald (totaal) — de totale economie van de hele cursus of workshop.
Veelvoorkomende oorzaken van verschillen
Betaaldatum vs. besteldatum — de omzet wordt geteld op betaaldatum, terwijl de bestellingenlijst de aanmaakdatum van de bestelling gebruikt. Een bestelling die in een andere maand is betaald dan aangemaakt, verschijnt in elke weergave in een andere periode.
Geannuleerde of terugbetaalde bestellingen — deze verschijnen in de bestellijst maar worden niet meegeteld in de omzetstatistieken.
Onbetaalde of lopende bestellingen — u ziet ze in de bestellijst, maar ze tellen niet mee voor de totale omzet.
Andere tijdsperiode — controleer of beide weergaven op hetzelfde datumbereik zijn ingesteld.
Annuleringskosten — als een boeking is geannuleerd met kosten, verschijnt het kostenbedrag als apart item in de omzet.
Hoe onderzoekt u het verschil
Stel dezelfde tijdsperiode in bij zowel de omzetstatistieken als de bestellingen.
Filter in het onderdeel Bestellingen op betalingsstatus — controleer welke bestellingen Geannuleerd, Onbetaald of In afwachting van betaling zijn. Dit zijn de bestellingen die buiten de statistieken vallen.
Controleer bestellingen met annuleringskosten — deze verschijnen als apart item in de omzet.
Nadat u de verschillen hebt geïdentificeerd, zouden de totalen overeen moeten komen.
Tip: Als de cijfers na controle nog steeds niet kloppen, exporteer dan uw bestellingen naar CSV of Excel en vergelijk deze met het omzetoverzicht. Zo kunt u gemakkelijker de specifieke bestellingen vinden die het verschil veroorzaken.