Als u betalingsdocumenten uitgeeft en een geregistreerd bedrijf bent (niet btw-plichtig in de EU), kunt u kiezen welk type document u aan klanten uitgeeft — een betalingsbewijs of een factuur. Dit artikel legt de verschillen uit en helpt u bij de keuze.
Betalingsbewijs (vereenvoudigd document)
Een betalingsbewijs is een eenvoudige betalingsbevestiging. Het bevat de gegevens van uw studio, een omschrijving van de bestelling en het betaalde bedrag.
Facturatiegegevens van de klant zijn niet vereist — ze staan niet op het betalingsbewijs.
Geschikt voor studio's die geen volledige facturen nodig hebben.
Beschikbaar op alle abonnementen die het uitgeven van documenten ondersteunen.
Factuur
Een factuur is een volledig document met facturatiegegevens van beide partijen — uw studio en de klant.
Facturatiegegevens van de klant zijn vereist bij elke bestelling. De klant vult deze in tijdens de aankoop of boeking.
Alleen beschikbaar bij de abonnementen Expert, Ultimate en Proefperiode.
Tip: Meer informatie over hoe het systeem omgaat met facturatiegegevens van klanten vindt u in Facturatiegegevens van klanten — complete handleiding.
Wie kan kiezen?
De documenttype-optie verschijnt alleen als aan alle volgende voorwaarden is voldaan:
U hebt Betalingsdocumenten uitgeven ingeschakeld.
U bent niet btw-geregistreerd.
U staat geregistreerd als bedrijf met een KvK-nummer.
Als aan een van deze voorwaarden niet is voldaan, verschijnt de optie niet en gebruikt het systeem automatisch het standaard documenttype.
Waar stelt u dit in?
Ga naar Instellingen > Betalingen > Betalingsdocumenten. Onder de schakelaar voor het uitgeven van documenten vindt u Documenttype met twee opties:
Betalingsbewijs (vereenvoudigd document) — een eenvoudige betalingsbevestiging; facturatiegegevens van de klant zijn niet vereist.
Factuur — een volledig document met facturatiegegevens; facturatiegegevens van de klant zijn vereist bij elke bestelling.
Btw-geregistreerde bedrijven
Als u btw-geregistreerd bent, ziet u de documenttype-optie niet. Het systeem geeft automatisch facturen uit en facturatiegegevens van de klant zijn altijd vereist.
Uw btw-registratiedatum en een toelichting worden getoond in het documentengedeelte. Bij abonnementen die geen volledige facturen ondersteunen, ziet u een melding dat het uitgegeven documenttype afhankelijk is van uw huidige abonnement.
Wat gebeurt er als u uw abonnement downgradet?
Als u facturen hebt ingesteld en overschakelt naar een abonnement dat deze niet ondersteunt (lager dan Expert):
Nieuwe bestellingen krijgen een betalingsbewijs in plaats van een factuur.
Eerdere bestellingen behouden hun oorspronkelijke documenttype — er verandert niets met terugwerkende kracht.
Zodra u weer upgradet naar Expert of hoger, geeft het systeem weer facturen uit.
Hongarije
Hongaarse studio's hebben een afwijkend documentensysteem. Hongarije gebruikt eigen documenttypen (adougyi bizonylat / szamla) en de optie betalingsbewijs vs. factuur verschijnt niet. Het systeem geeft automatisch het juiste document uit op basis van de Hongaarse belastingregels.
Veelgestelde vragen
Kan ik het documenttype op elk moment wijzigen?
Ja. De wijziging geldt voor nieuwe bestellingen. Eerdere bestellingen behouden het documenttype waarmee ze zijn uitgegeven.
Ik ben een particulier zonder KvK-nummer — kan ik facturen uitgeven?
Nee. De documenttype-optie is alleen beschikbaar voor geregistreerde bedrijven met een bedrijfsregistratienummer. Als particulier geeft u betalingsbewijzen uit.
Wat wordt bedoeld met "bedrijf met een KvK-nummer"?
Elke ondernemingsvorm met een bedrijfsregistratienummer in de studio-instellingen — een eenmanszaak, bv, of elke andere rechtsvorm.
Ik ben buiten de EU gevestigd — geldt dit voor mij?
Nee. De optie betalingsbewijs vs. factuur is alleen beschikbaar voor studio's in de EU. Buiten de EU geeft het systeem automatisch documenten uit op basis van lokale regels.
Wat als een klant geen factuuradres heeft en ik facturen heb ingesteld?
De klant wordt gevraagd het adres in te vullen tijdens de aankoop. Als beheerder kunt u op "Ik begrijp het, doorgaan zonder adres" klikken en de gegevens later toevoegen. Zie voor het volledige overzicht Facturatiegegevens van klanten — complete handleiding.
Gerelateerde artikelen