Facturatiegegevens van klanten zijn de adresgegevens die het systeem nodig heeft om een betalingsdocument (betalingsbewijs of factuur) uit te geven. Dit artikel beschrijft wanneer facturatiegegevens vereist zijn, waar klanten ze invullen en hoe u ermee werkt in het beheerderspaneel.
Wanneer vraagt het systeem facturatiegegevens van klanten?
Facturatiegegevens worden alleen van klanten gevraagd als aan beide voorwaarden is voldaan:
U hebt Betalingsdocumenten uitgeven ingeschakeld (in Instellingen > Betalingen).
En minstens een van de volgende situaties is van toepassing:
U bent btw-geregistreerd — het systeem geeft automatisch facturen uit en het factuuradres van de klant is verplicht.
U bent een geregistreerd bedrijf (niet btw-plichtig) en u hebt Factuur als documenttype gekozen in plaats van Betalingsbewijs.
Tip: Weet u niet welk documenttype u hebt ingesteld? Controleer Instellingen > Betalingen > Betalingsdocumenten. Zie voor meer informatie Betalingsbewijs vs. factuur.
Wanneer zijn facturatiegegevens niet vereist?
Het systeem vraagt klanten niet om facturatiegegevens in de volgende gevallen:
U hebt het uitgeven van betalingsdocumenten niet ingeschakeld.
U bent niet btw-geregistreerd en geeft alleen betalingsbewijzen uit (een vereenvoudigd document zonder factuuradres van de klant).
De klant betaalt met tegoed, strippen van een strippenkaart of een inhaalles — voor deze betaaltypen wordt geen document uitgegeven.
De prijsvariant is gratis (0).
Hoe klanten hun facturatiegegevens invullen
Als uw studio facturatiegegevens vereist, vullen klanten deze direct in tijdens het aankoop- of boekingsproces. Het adresformulier (straat, stad, postcode, land) verschijnt als onderdeel van het betaalproces — de klant kan het niet overslaan.
Als de klant een e-mailadres invoert dat al in het systeem bestaat, worden de eerder opgeslagen gegevens automatisch ingevuld. Alles opnieuw intikken is dan niet nodig.
Persoonlijk profiel — Facturatiegegevens
Klanten kunnen hun factuuradres op elk moment bekijken en bijwerken in Persoonlijke gegevens > Facturatiegegevens. Als ze hun facturatiegegevens nog niet hebben ingevuld, zien zij een toelichting dat sommige studio's deze gegevens nodig hebben voor het uitgeven van betalingsdocumenten.
Het factuuradres wordt opgeslagen op het niveau van het gebruikersaccount — het geldt voor alle studio's waar de klant is geregistreerd.
Wat te doen in het beheerderspaneel als een klant geen facturatiegegevens heeft
Als u tegoed, een strippenkaart of een lidmaatschap toevoegt voor een klant zonder factuuradres, ziet u een waarschuwing. Het formulier is geblokkeerd en kan niet worden verstuurd.
U hebt twee opties:
Het factuuradres van de klant toevoegen — ga naar de detailpagina van de klant en vul het daar in.
Doorgaan zonder adres — klik op de knop "Ik begrijp het, doorgaan zonder adres". Het formulier wordt ontgrendeld en u kunt de bestelling voltooien. Het document wordt uitgegeven zonder klantgegevens. U kunt het adres later toevoegen in het klantprofiel of direct in het besteldetail.
Bij het aanmaken van een boeking (les, cursus, evenement, afspraak) verschijnt de waarschuwing zodra de server detecteert dat het factuuradres ontbreekt. U kunt dezelfde uitzondering ook in dit geval gebruiken.
Hongarije: Voor Hongaarse studio's die verplicht zijn een szamla (factuur) uit te geven, is de uitzonderingsknop niet beschikbaar. De Hongaarse belastingwetgeving vereist een echt factuuradres van de klant op elk document.
Facturatiegegevens op bestellingen
Wanneer een bestelling wordt aangemaakt, slaat het systeem automatisch een momentopname van de facturatiegegevens van de klant op bij de bestelling. Als de klant later het adres wijzigt, behouden eerdere bestellingen de oorspronkelijke gegevens — het document weerspiegelt altijd de situatie op het moment van aankoop.
Factuuradres in het besteldetail
In elk besteldetail vindt u een gedeelte Factuuradres. Er zijn twee mogelijke situaties:
Gegevens zijn ingevuld — het adres dat de klant had op het moment van de bestelling wordt getoond. Klik op "Bewerken" om het te wijzigen, maar de wijziging geldt alleen voor deze bestelling.
Gegevens ontbreken — u ziet de tekst "Geen facturatiegegevens van de klant bij deze bestelling." met de mogelijkheid om ze toe te voegen. In dit geval worden de gegevens opgeslagen bij zowel de bestelling als het klantprofiel.
Samenwerking (gedeelde evenementen)
Als u een evenement deelt met een andere studio, volgen de facturatie-instellingen altijd de bronstudio (de studio die het evenement heeft aangemaakt). Een klant die zich aanmeldt via een partnerstudio ziet het facturatieformulier op basis van de instellingen van de bronstudio. Zo worden documenten correct uitgegeven, ongeacht waar de klant zich heeft aangemeld.
Veelgestelde vragen
Waar kan een klant het factuuradres vinden?
In Persoonlijke gegevens > Facturatiegegevens na het inloggen op het account.
Wordt het adres op eerdere bestellingen bijgewerkt als een klant het adres wijzigt?
Nee. Eerdere bestellingen behouden de oorspronkelijke facturatiegegevens. Het nieuwe adres wordt alleen gebruikt voor toekomstige bestellingen.
Een klant is bij meerdere studio's geregistreerd — moet het adres telkens opnieuw worden ingevuld?
Nee. Het factuuradres wordt opgeslagen op het niveau van het gebruikersaccount en geldt voor alle studio's.
Waarom worden facturatiegegevens niet gevraagd bij betaling met tegoed of een strippenkaart?
Wanneer een klant betaalt met tegoed, strippen van een strippenkaart of een inhaalles, wordt er geen nieuw betalingsdocument uitgegeven — het document is al aangemaakt bij de oorspronkelijke aankoop van het tegoed of de strippenkaart.
Kan ik als beheerder altijd doorgaan zonder factuuradres?
Ja, behalve bij Hongaarse studio's. Met de knop "Ik begrijp het, doorgaan zonder adres" kunt u de bestelling voltooien. U kunt het adres op elk later moment toevoegen.
Kan ik het factuuradres op een bestaande bestelling bewerken?
Ja. Klik in het besteldetail op "Bewerken" naast het gedeelte Factuuradres. De wijziging wordt alleen bij die specifieke bestelling opgeslagen.
Gerelateerde artikelen