Deze gids loopt stap voor stap met u door het opzetten van een doorlopend lidmaatschap.
1. Voor u begint — wat u nodig hebt
Controleer of u het volgende hebt:
Het Ultimate-abonnement of een proefperiode. De functie is niet beschikbaar in abonnementen onder Ultimate (ook niet in het Expert-abonnement). Zit u op een lager abonnement, dan kunt u upgraden via Zenamu-abonnement beheren (in het menu links).
Een gekoppeld Stripe-account onder Instellingen → Betalingen (de sectie Betaalmethoden). Zonder Stripe kunt u geen doorlopende lidmaatschappen aanmaken — elke betaling loopt erdoorheen. U koppelt Stripe apart voor elke studio — ook binnen één organisatie heeft elke studio een eigen Stripe-account, en dus een eigen aparte klantenlijst.
De functie aangezet — Doorlopende lidmaatschappen gebruiken onder Instellingen → Passen en lidmaatschappen.
De rol Beheerder. Alleen een Beheerder kan doorlopende lidmaatschappen aanmaken en bewerken en de lidmaatschappen van afzonderlijke klanten beheren (pauzeren, hervatten, opzeggen, varianten wijzigen, een betaling opnieuw proberen). Iemand met uitgebreide toegang ziet de sectie wel in het beheer, maar het systeem laat hem de actie niet daadwerkelijk uitvoeren. De gewone docentrol heeft geen toegang tot deze instellingen.
2. De functie aanzetten
Ga naar Instellingen → Passen en lidmaatschappen.
Op die pagina vindt u de sectie Doorlopende lidmaatschappen (onder de secties Passen en Tegoed).
Staat de functie nog niet aan, zet dan de schakelaar Doorlopende lidmaatschappen gebruiken om.
Belangrijk: Hebt u geen gekoppeld Stripe-account, dan toont Zenamu een waarschuwing zodra u een groep probeert aan te maken, met een link naar Instellingen → Betalingen (de sectie Betaalmethoden). Zonder Stripe kunt u geen doorlopend lidmaatschap aanmaken.
3. Hoe het is opgebouwd — groepen en varianten
Doorlopende lidmaatschappen in Zenamu werken op twee niveaus:
Groep (bijv. "Maandlidmaatschap") — bepaalt de algemene eigenschappen: naam, beschrijving, boekingslimieten, zichtbaarheid.
Variant (bijv. "Standaard" of "Premium") — bepaalt de specifieke prijs en het factureringsinterval.
Een groep moet ten minste één variant hebben, maar u kunt er meerdere aanmaken. De klant kiest dan welke hij wil en kan ertussen wisselen.
Voorbeelden:
Groep | Variant | Prijs | Interval |
Maandlidmaatschap | Standaard | €60 | elke 1 maand |
Maandlidmaatschap | Premium | €90 | elke 1 maand |
Jaarlidmaatschap | Jaarlijks | €600 | elke 1 jaar |
4. Een groep aanmaken
Klik in de sectie Doorlopende lidmaatschappen op Eerste doorlopend lidmaatschap toevoegen. Het venster Lidmaatschap toevoegen opent.
Vul het formulier in:
Naam — verplicht. Klanten zien dit in uw openbare aanbod. Bijvoorbeeld "Maandlidmaatschap".
Korte beschrijving — verplicht. Leg kort uit wat het lidmaatschap omvat (max. 255 tekens).
Factureringsdag — een belangrijke instelling; zie het aparte artikel over de factureringsdag.
Maximumaantal boekingen per dag / week / maand — optioneel. Vul deze alleen in als u wilt beperken hoeveel lessen een klant met dit lidmaatschap kan volgen. Laat ze leeg en er staat Geen limiet.
Alleen zichtbaar voor beheerders — vink dit aan als u het aanbod tijdelijk wilt verbergen. Een zo verborgen lidmaatschap verschijnt niet in het openbare aanbod en kan niet worden gekocht. Bestaande leden houden het. Wilt u een lidmaatschap alleen aan een paar geselecteerde klanten aanbieden, maak dan een aparte variant voor hen aan en archiveer die nadat ze hebben gekocht.
De eerste variant vult u in datzelfde venster in (zie stap 5 hieronder) en klikt u vervolgens op Opslaan.
Tip: Boekingslimieten (het maximum per dag/week/maand) zijn optioneel. Laat ze leeg om onbeperkte deelname toe te staan. Limieten worden op groepsniveau ingesteld — een klant kan binnen een groep altijd maar één actief lidmaatschap hebben, en de limieten gelden voor dat ene.
5. Een variant invullen
De eerste variant vult u meteen in in het venster waar u de groep aanmaakt (elke groep moet ten minste één variant hebben). Verdere varianten voegt u later toe met de knop Nog een looptijd toevoegen (zie de sectie over bewerken hieronder).
Voor een variant vult u in:
Vernieuwen elke — verplicht. Hoeveel intervallen. Bijvoorbeeld 3 + maand = elke 3 maanden. Meestal laat u dit op 1 staan.
Interval — het keuzemenu naast het veld "Vernieuwen elke": dag / week / maand / jaar.
Prijs — verplicht. Het bedrag dat u de klant elke factureringsperiode in rekening brengt.
Valuta — kies de valuta (de standaardvaluta van uw studio staat vooraf geselecteerd).
Onder de sectie Geavanceerde instellingen vindt u nog een paar optionele velden:
Naam — optioneel. Laat u dit leeg, dan wordt de variant alleen met de prijs getoond. Vul het in als u meerdere varianten in een groep aanbiedt en ze uit elkaar wilt houden (bijv. "Standaard", "Premium").
Korte beschrijving — optioneel. Een korte samenvatting van wat deze variant anders maakt.
Alleen zichtbaar voor beheerders — vink dit aan om alleen deze ene variant te verbergen (de andere in de groep blijven zichtbaar).
Klik op Opslaan.
Voorbeeld van een interval: Vernieuwen elke 1 maand betekent een maandlidmaatschap. Elke 3 maanden betekent per kwartaal (de klant betaalt eens per drie maanden). Elke 1 jaar betekent jaarlijks. Elke 2 weken betekent eens per twee weken.
Beperkingen
Doorlopende lidmaatschappen ondersteunen geen gratis proefperiode (een periode zonder afschrijving vóór de eerste betaling). Kopen verloopt in twee stappen: eerst kiest de klant een variant en bevestigt hij de akkoordverklaringen (de knop Kopen), en pas in de tweede stap voert hij een betaalkaart in en betaalt hij (de knop Betalen) — de eerste betaling wordt dus pas afgeschreven nadat de kaart is ingevoerd (of een naar rato berekend bedrag, als uw factureringsdag op een vaste dag van de maand staat). Vereist de bank van de klant 3D Secure-verificatie, dan wordt de betaling pas afgeschreven nadat de verificatie is afgerond — tot dan staat het lidmaatschap in de status Wacht op betaling.
Gratis variant (€0): Zet u de prijs van een variant op €0, dan wordt het lidmaatschap direct geactiveerd zodra de klant op Kopen klikt, en de kaartstap opent nooit (er valt niets af te schrijven). Bij een kortingscode van 100% is de eerste betaling ook €0 — maar daar loopt de tweede stap wel en wordt de kaart opgeslagen voor toekomstige (volledige) betalingen; er wordt nu niets afgeschreven.
Wilt u een "eerste maand gratis" of een korting op de eerste betaling aanbieden, gebruik dan een kortingscode met 100% korting (procentuele korting = 100). Bij een doorlopend lidmaatschap geldt een kortingscode alleen voor de eerste betaling — vanaf de tweede betaling betaalt de klant de volle prijs. Zo bereikt u ongeveer hetzelfde effect als een klassieke proefperiode. Om de code te laten werken bij een doorlopend lidmaatschap, moet bij het veld Geldig voor de optie Doorlopende lidmaatschappen aangevinkt zijn — dat is een apart vinkje, en alleen Eenmalige lidmaatschappen aanvinken is niet genoeg voor doorlopende lidmaatschappen. Meer in het artikel Kortingscodes en doorlopende lidmaatschappen.
6. Een lidmaatschap beperken tot geselecteerde lessen
Net als bij eenmalige lidmaatschappen kunt u bepalen voor welke lessen een doorlopend lidmaatschap geldig is — bijvoorbeeld "Dit lidmaatschap is alleen geldig voor ochtendlessen" of "Alleen voor lessen met docent Jan".
Deze beperking stelt u in op de afzonderlijke les, niet op het lidmaatschap.
7. Een lidmaatschap als prijsoptie voor een les gebruiken
Eenmaal aangemaakt is een doorlopend lidmaatschap beschikbaar als prijsoptie voor lessen — net als elk ander lidmaatschap:
Open een sjabloon of een specifieke les.
Voeg in de sectie Prijsopties een prijs van het type "Lidmaatschap" toe.
Kies uw doorlopende lidmaatschap uit de lijst.
Voeg desgewenst een toeslag toe (bijv. "voor deze les betaalt u €5 extra").
8. Volgorde in de openbare weergave
U kunt de groepen doorlopende lidmaatschappen verslepen om ze in de volgorde te zetten waarin klanten ze op uw profiel zien. De nieuwe volgorde wordt automatisch opgeslagen en is meteen voor klanten zichtbaar.
Varianten binnen een groep worden automatisch geordend op de volgorde waarin ze zijn aangemaakt. U kunt ze niet door slepen herordenen.
9. Hoe lidmaatschappen aan klanten worden getoond
Eenmaal gepubliceerd worden doorlopende lidmaatschappen aan klanten getoond:
Op het openbare profiel van de studio, in de sectie passen en lidmaatschappen (tenzij ze verborgen zijn).
Bij het kopen van een les, als prijsoptie (als u een prijs van het type "Lidmaatschap" hebt toegevoegd).
In het account van de klant nadat hij heeft gekocht — daar ziet de klant de status en de volgende verlengdatum, en kan hij het lidmaatschap beheren.
10. Een bestaand lidmaatschap bewerken
Naam, beschrijving, zichtbaarheid, boekingslimieten — deze kunt u op elk moment bewerken. De wijziging is meteen in de app van kracht. De naam van het lidmaatschap die in Stripe en op facturen staat, synchroniseert op de achtergrond binnen een paar seconden na het opslaan. Heel even na de wijziging kunt u daar nog de oude naam zien — dat is normaal.
Prijs — zie het aparte artikel over het wijzigen van de prijs. Een prijswijziging heeft directe gevolgen voor bestaande leden, en Zenamu waarschuwt u bij het bewerken en biedt verschillende manieren om verder te gaan.
Valuta — kan niet worden gewijzigd zolang de variant ten minste één lid heeft. Eén enkele klant in een actieve status (actief, wacht op startdatum, gepauzeerd, wacht op betaling, onbetaald) is al genoeg, en Zenamu weigert de bewerking met de melding "De valuta kan niet worden gewijzigd op een variant met actieve leden. Maak in plaats daarvan een nieuwe variant aan in de gewenste valuta." Maak voor een nieuwe markt dus een nieuwe variant aan in de gewenste valuta. De oude variant blijft bestaan voor bestaande klanten.
Factureringsinterval en de vermenigvuldiging ervan (bijv. elke 1 maand, elke 3 maanden, elke 1 jaar) — kan niet worden gewijzigd zolang de variant ten minste één lid heeft. Dezelfde regel als bij de valuta: één klant in een actieve status (actief, wacht op startdatum, gepauzeerd, wacht op betaling, onbetaald) is al genoeg, en Zenamu weigert de bewerking met de melding "De factureringsperiode kan niet worden gewijzigd op een variant met actieve leden. Wil je de factureringsperiode wijzigen, archiveer dan de variant of maak een nieuwe aan." De reden: bestaande klanten hebben de oorspronkelijke prijs en het oorspronkelijke interval vastgelegd in Stripe (Stripe kan deze niet zomaar wijzigen op een lopend abonnement). Stond Zenamu de bewerking toe, dan zou u in het beheer de nieuwe waarden zien, maar zouden klanten de oude blijven betalen. De oplossing: maak een nieuwe variant aan met de waarden die u wilt, en verplaats bestaande klanten er geleidelijk naartoe door van variant te wisselen (of wacht tot hun huidige lidmaatschap afloopt).
U bewerkt een variant via het actiemenu (het pictogram ⋯) in de rij ervan in de tabel. Kies in het menu het item met het potloodpictogram.
11. Verbergen, archiveren en verwijderen
Zenamu biedt drie manieren om het aanbod van een groep of variant in te trekken:
Verbergen voor het publiek
U kunt het vinkje Alleen zichtbaar voor beheerders aanzetten voor zowel een groep als een afzonderlijke variant.
De variant of groep wordt niet meer getoond aan klanten in het openbare aanbod.
Het kan niet worden gekocht.
Bestaande leden houden het — betalingen worden gewoon afgeschreven.
In het beheer worden verborgen rijen grijs weergegeven.
Dit is de eenvoudigste en mildste manier om een specifieke variant niet meer aan te bieden. Voor bestaande leden verandert er niets, maar niemand plaatst een nieuwe bestelling.
Wilt u een variant alleen aan geselecteerde klanten in overleg aanbieden, dan heeft Zenamu daar geen directe weg voor. Onze aanbeveling: maak een aparte variant aan met een speciale prijs, laat die alleen openbaar beschikbaar voor de duur van de aankoop, en verberg of archiveer hem meteen daarna. De klant houdt hem, maar niemand anders kan hem kopen.
Een variant archiveren
U kunt afzonderlijke varianten apart archiveren (los van het archiveren van de hele groep). De knop Archiveren vindt u in het actiemenu (het pictogram ⋯) op elke rij in de tabel met varianten.
Wat er gebeurt:
De variant verdwijnt uit het aanbod voor nieuwe aankopen — klanten zien hem niet meer in het openbare aanbod, dus niemand nieuw kan hem kopen.
Bestaande actieve leden lopen erop door — Stripe schrijft gewoon af tot iemand zelf opzegt of naar een andere variant overstapt.
In het beheer wordt een gearchiveerde variant grijs weergegeven.
U kunt hem op elk moment herstellen via het actiemenu (het pictogram ⋯) → Variant herstellen.
Wanneer gebruikt u dit: Wanneer u een variant uit het aanbod voor nieuwe aankopen wilt halen maar bestaande leden hun gang wilt laten gaan (een veelvoorkomend scenario — uw prijslijst bijwerken, een variant vervangen door een met een ander interval). Hebt u meerdere varianten in een groep en wilt u er maar één van intrekken, dan is de variant archiveren netter dan de hele groep verbergen.
Een groep archiveren
Wilt u een lidmaatschapsgroep volledig uit het aanbod halen maar wel bewaren, gebruik dan Archiveren. In het bevestigingsvenster ziet u:
"Dit lidmaatschap wordt verborgen in het publieke aanbod en kan niet meer als prijsoptie worden toegevoegd. Bestaande lidmaatschappen blijven ongewijzigd."
Wat er gebeurt:
De groep (en al haar varianten) verdwijnt uit het openbare aanbod.
De groep kan niet worden toegevoegd als prijsoptie voor lessen.
Bestaande leden houden hun lidmaatschap.
In het beheer wordt een gearchiveerde groep grijs weergegeven met de markering "Gearchiveerd".
U kunt een groep alleen archiveren als er geen actieve leden zijn. Heeft een groep actieve doorlopende lidmaatschappen, dan signaleert Zenamu dit en weigert het te archiveren. Eerst moet elke klant naar een andere variant overstappen of zijn lidmaatschap opzeggen.
Een groep verwijderen
Verwijderen gebeurt in twee stappen:
Archiveer de groep eerst (zoals hierboven).
Pas dan verschijnt voor de gearchiveerde groep in het beheer de knop Verwijderen.
Eenmaal verwijderd verdwijnt de groep uit het beheer, samen met de historie. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.
Belangrijk: Actieve doorlopende lidmaatschappen blokkeren ook het archiveren, niet alleen het verwijderen (een actief lidmaatschap betekent een van deze statussen: actief, wacht op startdatum, gepauzeerd, wacht op betaling, onbetaald). Dit is met opzet zo: we willen voorkomen dat de groep in Zenamu is geannuleerd terwijl Stripe betalingen blijft afschrijven. U kunt een groep pas veilig verwijderen zodra elk lid is vertrokken of naar een andere variant is overgestapt.
Let op bij varianten met actieve leden: Wilt u één variant verwijderen uit een groep die actieve leden heeft, dan raden we aan de variant eerst voor het publiek te verbergen en bestaande leden geleidelijk te laten vertrekken, of hun lidmaatschap naar een andere variant te wijzigen.
Veelvoorkomende problemen
U kunt geen lidmaatschap aanmaken — Zenamu zegt dat Stripe vereist is. U hebt geen gekoppeld Stripe-account. U ziet de melding "Om een doorlopend lidmaatschap aan te maken heb je een gekoppeld Stripe-account nodig. Stel dit in onder Betaalmethoden." Ga naar Instellingen → Betalingen (de sectie Betaalmethoden) en koppel het. Zonder Stripe kunt u doorlopende lidmaatschappen helemaal niet aanzetten.
U kunt doorlopende lidmaatschappen niet aanzetten — u zit op een lager abonnement. U zit op een abonnement onder Ultimate en hebt ook geen proefperiode. De functie is niet beschikbaar in abonnementen onder Ultimate (ook niet in het Expert-abonnement). Hebt u interesse, dan kunt u uw abonnement upgraden.
"Verwijderen kan niet — er zijn actieve leden." De groep heeft actieve doorlopende lidmaatschappen. Laat klanten eerst naar een andere variant overstappen, of zeg hun lidmaatschap op vanuit het beheer. Pas dan kunt u de groep verwijderen.
"De factureringsperiode kan niet worden gewijzigd op een variant met actieve leden. Wil je de factureringsperiode wijzigen, archiveer dan de variant of maak een nieuwe aan." De variant heeft ten minste één klant in een actieve status (actief, wacht op startdatum, gepauzeerd, wacht op betaling, onbetaald). Bestaande klanten hebben het oorspronkelijke interval vastgelegd in Stripe. Stond Zenamu de bewerking toe, dan zou u in het beheer de nieuwe waarden zien, maar zouden klanten de oude blijven betalen. Maak in plaats van te bewerken een nieuwe variant aan met het interval dat u wilt; klanten kunnen overstappen door van variant te wisselen, of wachten tot hun huidige lidmaatschap afloopt. Vervolgens kunt u de bestaande variant archiveren.
Gerelateerde artikelen