Deklaracja uczestnika (często nazywana oświadczeniem o odpowiedzialności) pozwala wymagać od klientów potwierdzenia ważnych informacji i podpisu cyfrowego przed rezerwacją (np. stanu zdrowia, świadomej zgody, akceptacji ryzyka). Ten artykuł przeprowadzi Cię przez cały proces — od utworzenia deklaracji po obsługę sytuacji, gdy klient nie podpisał aktualnej wersji — i pokaże, gdzie znaleźć odpowiedzi klientów. Nie dotyczy Twoich warunków zajęć, które klienci akceptują zaznaczeniem pola wyboru, ani dodatkowych pytań w formularzu rezerwacji (zobacz Pola niestandardowe w formularzu rezerwacji).
Czym jest deklaracja uczestnika i kiedy się ją stosuje
Deklaracja uczestnika to osobny dokument powiązany z rezerwacją.
Można jej wymagać zarówno przy rezerwacjach online, jak i przy rezerwacjach tworzonych z poziomu panelu administracyjnego.
Jeśli klient nie podpisał aktualnej wersji, jego rezerwacja może zostać zablokowana.
Deklaracje uczestnika są dostępne w planach Expert i Ultimate oraz w okresie próbnym.
Tworzenie szablonu deklaracji
Przejdź do Ustawienia › Strona grafiku i otwórz zakładkę Deklaracja uczestnika.
Kliknij Utwórz deklarację i wypełnij pola Tytuł formularza, Treść deklaracji oraz Pola formularza (co najmniej jedno pole). Pole podpisu dodaje się automatycznie.
Dodaj wszystkie wymagane pola, które klient powinien wypełnić przed podpisaniem.
Kliknij Podgląd, aby sprawdzić, czy tekst i pola mają sens z perspektywy klienta, a potem kliknij Zapisz.
Na tej samej zakładce włącz Wymagaj od klientów wypełnienia tego formularza. Przełącznik jest dostępny, gdy deklaracja już istnieje.
Przetestuj cały proces na prawdziwej rezerwacji.
Wskazówka: Deklaracja powinna być zwięzła i zrozumiała. Zbyt długi lub niejasny tekst zwiększa liczbę porzuconych rezerwacji.
Wersje deklaracji i znaczenie powodu zmiany
Gdy edytujesz istniejącą deklarację (Edytuj deklarację), tworzona jest nowa wersja. Wcześniej podpisane deklaracje pozostają zapisane, ale każdy klient — również ci, którzy podpisali starszą wersję — musi podpisać aktualną.
Przy edycji wypełnij wymagane pole Powód zmiany (na potrzeby wewnętrznego śledzenia zmian).
O istotnych zmianach poinformuj klientów z wyprzedzeniem.
Po opublikowaniu nowej wersji sprawdź publiczny formularz rezerwacji.
Podpisywanie deklaracji podczas rezerwacji
Jeśli deklaracja jest aktywna, klient potwierdza swoją zgodę i wypełnia wymagane dane, w tym podpis, w trakcie procesu rezerwacji.
Klient ma aktualny podpis
Rezerwacja przebiega normalnie, bez żadnych blokad.
Klient nie ma aktualnego podpisu
System poprosi go o wypełnienie i podpisanie deklaracji. Rezerwacja nie może zostać dokończona, dopóki to nie nastąpi.
Pominięcie wymogu w panelu administracyjnym — tworzenie rezerwacji w imieniu klienta
Gdy tworzysz rezerwację z poziomu panelu administracyjnego, możesz napotkać sytuację, w której klient nie podpisał aktualnej deklaracji. Formularz rezerwacji pokazuje wtedy komunikat Klient/ka nie podpisał(a) aktualnej deklaracji uczestnika. Wpisz powód w polu tekstowym i kliknij Potwierdź pominięcie, aby kontynuować. Przycisk pozostaje nieaktywny, dopóki nie wpiszesz powodu.
Kiedy pominąć wymóg
W wyjątkowych sytuacjach operacyjnych (np. rezerwacja telefoniczna w ostatniej chwili).
Klient wyraził zgodę innym kanałem, a podpis zostanie uzupełniony później.
Kiedy nie pomijać wymogu
Jako rutynowy skrót zamiast uzyskania właściwego podpisu.
Gdy nie masz pewności co do prawnych lub operacyjnych konsekwencji.
Ważne: Pominięcie wymogu oznacza, że świadomie kontynuujesz rezerwację bez aktualnego podpisu deklaracji uczestnika.
Gdzie zobaczę odpowiedzi klientów z deklaracji? Czy mogę je wyeksportować?
Podpisaną deklarację uczestnika każdego klienta, razem z odpowiedziami na pola formularza, zobaczysz w dwóch miejscach:
Klienci › kolumna Deklaracja uczestnika: kliknij ikonę oka przy kliencie, który podpisał aktualną wersję.
Szczegóły klienta › Status deklaracji: aktualna podpisana deklaracja, a starsze wersje w sekcji Historia.
Okno Podpisana deklaracja pokazuje odpowiedzi w sekcji Przesłane informacje razem z podpisem. Kliknij Pobierz PDF, aby zapisać tę jedną podpisaną deklarację. Kolumna i sekcja są widoczne tylko wtedy, gdy włączona jest opcja Wymagaj od klientów wypełnienia tego formularza.
Odpowiedzi z deklaracji nie da się hurtowo filtrować ani eksportować. Lista klientów pokazuje tylko, czy klient podpisał aktualną wersję, a ani eksport klientów (Pobierz plik CSV), ani eksport uczestników zajęć nie zawiera odpowiedzi z deklaracji. Jeśli więc dodasz do deklaracji pole wyboru zgody na newsletter, nie uzyskasz listy klientów, którzy je zaznaczyli. Do zgody na newsletter używaj wbudowanej zgody marketingowej — możesz ją filtrować i eksportować (zobacz Pobierz swoje kontakty w Zenamu jako plik CSV).
Typowe problemy i rozwiązania
„Nie mogę dokończyć rezerwacji”
Sprawdź, czy klient podpisał aktualną wersję deklaracji i czy wszystkie wymagane pola są wypełnione.
„Klient podpisał deklarację wcześniej, ale system znów prosi o podpis”
Prawdopodobnie opublikowano nową wersję deklaracji. Podpis na starszej wersji nie jest traktowany jako podpis aktualnej.
Powiązane artykuły