Às vezes, podem surgir circunstâncias imprevistas que levem seus clientes a cancelar a reserva. Com o Zenamu, você não precisa se preocupar em perder tempo e dinheiro devido a cancelamentos de última hora.
Com a função de política de cancelamento, você pode configurar facilmente as regras e as taxas que serão deduzidas do pagamento do cliente caso ele cancele a reserva, mesmo poucas horas ou minutos antes do início da aula.
Como definir taxas de cancelamento?
Siga estes passos para configurar suas taxas de cancelamento:
Acesse a seção Configurações (ícone de engrenagem no menu lateral esquerdo).
No menu superior, selecione Reservas e regras.
Role para baixo até encontrar a seção Cancelamento de reserva.
Adicionar uma janela de cancelamento
Para criar uma nova condição de cancelamento, clique em + Adicionar.
Ao clicar, aparecerá uma caixa de diálogo que permitirá configurar sua primeira janela de cancelamento. Por exemplo, você pode criar uma condição que especifique que se um cliente cancelar a reserva dentro das 3 horas antes do início da aula, será cobrada uma taxa de cancelamento de 25% do valor pago.
Depois de criar a janela de cancelamento, ela aparecerá na lista (como mostrado na imagem abaixo). Você pode adicionar mais condições clicando novamente no botão + Adicionar. Por exemplo, você pode configurar uma taxa de 50% se o cancelamento for feito 2 horas antes da aula. Você tem a liberdade de decidir quantas e quais tipos de condições de cancelamento deseja adicionar.
A que esta política se aplica (e em que unidades de tempo)
Esta política vale para as sessões individuais — ou seja, para as aulas avulsas (abertas) e para as reservas dos seus serviços de agendamento, em conjunto. Existe apenas uma política compartilhada, então você não pode definir regras separadas para serviços e para aulas.
As janelas de taxa e o Prazo de cancelamento das sessões são informados apenas em horas — aqui não há opção de dias nem semanas. Se você pensa em dias, converta antes: 1 dia = 24 horas, 1 semana = 168 horas.
Cursos e eventos funcionam de outra forma e não têm taxas percentuais. Veja Configurar políticas de cancelamento e sessões de reposição.
Solução de problemas: não consigo salvar a política de cancelamento
Se você não consegue salvar sua política de cancelamento, a causa mais comum é um conflito entre uma taxa de cancelamento e o prazo de cancelamento. O sistema vai exibir o seguinte erro:
Uma das suas taxas de cancelamento se sobrepõe ao prazo de cancelamento (o prazo precisa ser sempre anterior). Ajuste o prazo ou remova a taxa conflitante.
Como resolver
Verifique a configuração do prazo de cancelamento — ele define até quando o cliente pode cancelar antes do início da aula.
Confirme que nenhuma taxa de cancelamento se aplica a um intervalo de tempo que caia depois do prazo de cancelamento. O prazo deve ser sempre anterior a qualquer janela de taxa de cancelamento.
Ou ajuste o prazo de cancelamento, ou remova a taxa de cancelamento conflitante.
Exemplo: Se o prazo de cancelamento está definido como 2 horas antes da aula, você não pode ter uma taxa de cancelamento que se aplique "1 hora antes da aula" — nesse ponto, o cliente já não pode mais cancelar.
Como configurar "gratuito até X, com taxa depois disso"
Digamos que você queira que o cancelamento seja gratuito até 72 horas antes da aula e custe 25% a partir daí. A restrição que você precisa contornar: toda janela de taxa tem que ficar mais distante do início da aula do que o prazo de cancelamento, porque o prazo é o ponto em que o cliente deixa de conseguir cancelar sozinho. Duas configurações resolvem isso:
Sem prazo — deixe o prazo de cancelamento em 0 (ou não o utilize) e adicione uma taxa de 25% para uma janela de 72 horas. Cancelar com mais de 72 horas de antecedência sai de graça, mais perto disso custa 25%, e o cliente continua podendo cancelar quando precisar.
Com prazo de 48 horas — defina o prazo em 48 horas e adicione a mesma taxa de 25% para uma janela de 72 horas. Com mais de 72 horas de antecedência é gratuito, entre 72 e 48 horas a taxa é de 25%, e abaixo de 48 horas o cliente já não pode mais cancelar sozinho.
O que não dá para fazer é combinar as duas coisas, por exemplo "gratuito até 72 horas, 25% entre 72 e 48 horas e outra taxa abaixo de 48 horas". Essa última taxa cairia depois do prazo, então o sistema não salva a configuração e você vê o erro descrito acima.