Este artigo trata das reservas de agendamentos (serviços 1:1) em Agendamentos › Reservas: os status das reservas, a aprovação manual de reservas, o não comparecimento e o cancelamento de uma reserva. Ele não se aplica a aulas em grupo, cursos ou eventos, cujos participantes você gerencia no detalhe da aula, do curso ou do evento.
A aprovação manual de reservas existe apenas para agendamentos, e você a ativa separadamente para cada profissional. Aulas em grupo, cursos e eventos não têm etapa de aprovação: o cliente que reserva uma vaga livre fica com ela na hora. Se você quiser decidir quem fica com uma vaga em uma aula em grupo, veja Posso aprovar reservas de uma aula em grupo? mais abaixo.
Visão geral das reservas
Todas as reservas de agendamentos ficam em Agendamentos › Reservas, no menu lateral. A página mostra estes números:
Hoje — Atendimentos marcados para hoje.
Próximas — Reservas futuras que não foram canceladas.
Aguardando aprovação — Reservas pendentes que aguardam a sua decisão (só quando a aprovação manual de reservas está ativada).
Este mês — Atendimentos do mês atual.
Logo abaixo, você pode alternar entre a visualização Tabela e Calendário e criar você mesmo uma reserva com Adicionar reserva.
Status das reservas
Cada reserva de agendamento tem um destes status:
Pendente
A reserva foi criada, mas aguarda aprovação. Esse status só é usado quando a Aprovação manual de reservas está ativada para o profissional (veja abaixo). O cliente vê que a reserva aguarda a confirmação do profissional.
Confirmada
A reserva é válida e o atendimento está marcado. Se a aprovação manual de reservas estiver desativada, as reservas já são criadas com este status. As reservas que você mesmo cria com Adicionar reserva ficam sempre confirmadas.
Concluída
O horário de início do atendimento já passou, e a reserva não foi cancelada nem recebeu o status Não compareceu.
Cancelado
A reserva foi cancelada pelo cliente, pelo seu estúdio ou automaticamente pelo Zenamu (por exemplo, uma reserva pendente que não foi aprovada antes do início do atendimento).
Não compareceu
O cliente não compareceu e não pagou. Você mesmo define esse status depois que o atendimento começou (veja Marcando como não compareceu).
Aprovação manual de reservas
Se você quiser confirmar cada agendamento antes que ele se torne definitivo, ative a Aprovação manual de reservas para o profissional. A partir daí, as novas reservas com esse profissional são criadas como pendentes, e não como confirmadas.
Como ativar a aprovação manual de reservas?
Acesse Agendamentos › Profissionais.
No card do profissional, clique em Serviços (para um novo profissional, clique em Adicionar profissional).
Ative a chave Aprovação manual de reservas.
Clique em Salvar. A configuração vale para todos os serviços desse profissional.
Como funciona a aprovação
O cliente agenda um atendimento → o status fica Pendente. O horário fica reservado, então ninguém mais consegue reservá-lo.
O profissional recebe um e-mail sobre a nova solicitação.
Em Agendamentos › Reservas, abra a reserva (Ver detalhes) e escolha:
Aprovar — A reserva é confirmada e o cliente recebe um e-mail de confirmação.
Recusar solicitação — A reserva é cancelada e o cliente recebe um aviso por e-mail. Você pode informar um Motivo da recusa (opcional). O pagamento do cliente é reembolsado integralmente.
Se uma reserva pendente não for aprovada antes do início do atendimento, o Zenamu a cancela automaticamente e reembolsa o valor integral ao cliente.
Usuários com permissões de Gerente ou Administrador podem aprovar e recusar qualquer reserva; o profissional pode fazer isso nas próprias reservas. Saiba mais em Atendimentos individuais: agendamentos pendentes — aprovação, recusa e cancelamento automático.
Quando o cliente paga se a aprovação manual estiver ativada?
A aprovação manual não adia o pagamento. O cliente paga no momento da reserva, do mesmo jeito que sem aprovação: por exemplo, o pagamento com cartão ou PayPal é cobrado, ou os créditos ou entradas são descontados. Na etapa de pagamento, o cliente vê que receberá o reembolso integral se o profissional não confirmar a reserva antes do início do atendimento.
Se você recusar a solicitação ou se ela for cancelada automaticamente, os pagamentos com cartão e PayPal são reembolsados automaticamente, e os créditos ou entradas voltam para o saldo do cliente. Se o cliente pagou por transferência bancária, você mesmo precisa devolver o valor.
Posso aprovar reservas de uma aula em grupo?
Não. Aulas em grupo, cursos e eventos não têm aprovação manual; essa opção existe apenas para agendamentos. Se você quiser escolher quem fica com uma vaga em uma aula em grupo, use uma destas alternativas:
Manter a aula visível, mas receber as inscrições você mesmo: no formulário da aula, abra Configurações avançadas de reserva e marque Não deixar os clientes reservarem esta aula. A aula continua no seu horário público, mas ninguém consegue reservá-la online. Explique na descrição como pedir uma vaga (e-mail, telefone) e adicione os clientes que você aceitar com Adicionar participante no detalhe da aula.
Esconder a aula por completo: marque Aula não visível publicamente em Configurações avançadas de reserva. A aula não aparece no horário público, e só você pode adicionar clientes com Adicionar participante.
Nos cursos, as mesmas opções se chamam Não deixar os clientes reservarem esta aula e Curso não visível publicamente.
Marcando como não compareceu
O botão Não compareceu aparece no detalhe da reserva somente quando todas estas condições são atendidas:
A reserva está Confirmada.
O horário de início do atendimento já passou.
A reserva ainda não foi paga: o pagamento continua como Aguardando pagamento (por exemplo, quando o cliente ia pagar no local).
Depois que você confirma, a reserva recebe o status Não compareceu e o pagamento é marcado como Não pago. O cliente passa a aparecer em destaque como cliente com pedidos não pagos, o que ajuda a identificar clientes pouco confiáveis. Uma reserva paga antecipadamente não pode ser marcada como Não compareceu; ela aparece como Concluída. Saiba mais em "Faltas injustificadas (não comparecimento)".
Cancelando uma reserva pelo painel administrativo
Você pode cancelar uma reserva confirmada a qualquer momento, mesmo quando o cliente já não consegue cancelá-la online. Abra a reserva e clique em Cancelar reserva (na tabela, escolha Cancelar no menu de ações). Em uma reserva pendente, o botão é Recusar solicitação. Na caixa de diálogo:
O Zenamu mostra se uma taxa de cancelamento se aplica de acordo com as suas regras de cancelamento. Se houver mais de uma opção, escolha como cancelar, por exemplo com reembolso integral.
Você pode incluir uma Nota com o motivo do cancelamento.
Se você escrever uma mensagem em Mensagem de e-mail para o cliente, o cliente a recebe por e-mail. Dependendo das suas configurações de notificações por SMS, também pode aparecer um campo para SMS.
Agendamentos no calendário
Os agendamentos também aparecem no Horário de aulas, junto com as suas aulas em grupo. Em Agendamentos › Reservas, você pode alternar entre a visualização Tabela e Calendário.
Saiba mais sobre configurações de pagamento e políticas de cancelamento em "Agendamentos (sessões 1:1): métodos de pagamento e regras de cancelamento".