O Zenamu economiza seu tempo enviando automaticamente e-mails para você e seus clientes. Esses e-mails incluem confirmações de reservas, notificações de pedidos de passes (como passes de entradas e pacotes de créditos), alterações de horário e cancelamentos de aulas. Este artigo lista esses e-mails automáticos e mostra quais você pode ativar ou desativar em Configurações › Notificações. Os avisos para clientes exibidos no seu horário público não são e-mails e estão descritos em Avisos para clientes: como criar, editar e exibir no horário público.

Este e-mail é enviado quando um cliente reserva uma aula, curso ou evento pela primeira vez. Também é enviado se você adicionar manualmente um novo cliente na administração do sistema.

É enviado imediatamente após o cliente reservar uma aula, curso ou evento. Inclui detalhes como data, hora, local, instrutor, método de pagamento e um link para gerenciar a reserva.

Em Configurações › Notificações, abaixo dos botões de ativação das notificações por e-mail, está o campo "Mensagem personalizada para o e-mail de confirmação da primeira reserva". O que você escrever ali é acrescentado ao e-mail de confirmação de reserva.

Vale saber exatamente quando essa mensagem é enviada, porque isso pega muitos estúdios de surpresa:

Este e-mail é enviado quando o instrutor marca uma reserva como paga.

Quando uma vaga abre em uma aula, o primeiro cliente da lista de espera é reservado automaticamente e avisado por este e-mail. Este e-mail é sempre enviado — não há configuração para desativá-lo, e ele não tem versão por SMS.

Em uma aula lotada, os clientes (inclusive visitantes sem conta) podem clicar em Me avise e deixar o endereço de e-mail — por exemplo, se não quiserem entrar na lista de espera ou se a aula não tiver lista de espera. Quando uma vaga abre (por exemplo, alguém cancela) e ninguém está aguardando na lista de espera, todos que clicaram em Me avise recebem este e-mail ao mesmo tempo. Nada é reservado automaticamente: quem reservar primeiro fica com a vaga. Os clientes que ainda não reservaram recebem o e-mail de novo na próxima vez que uma vaga abrir, e o e-mail traz um link para parar de receber esses avisos.

Este e-mail lembra os participantes de uma aula online que está para começar. Ele é enviado quando o Lembrete de aula online está ativado em Configurações › Notificações, no horário escolhido em Lembrar antes de (por padrão, 1 hora antes da aula). Os participantes com reserva paga recebem neste e-mail os dados de acesso, como o link da transmissão ao vivo (Zoom, YouTube). Alterações no link ou nos dados da aula online também disparam um e-mail para os participantes reservados.

É enviado a todos os participantes quando há uma mudança de instrutor ou local da aula.

Se uma aula, sessão de curso ou evento for cancelado, os participantes são informados por este e-mail. O e-mail traz um aviso de cancelamento padrão, que você não pode alterar, seguido da sua própria mensagem. Você escreve a mensagem ao cancelar, no campo Informações adicionais para os participantes (e-mail), que tem o mesmo nome em aulas, sessões de curso e eventos; o campo já vem preenchido com um breve pedido de desculpas que você pode editar.

Este e-mail confirma quando um instrutor cancela a reserva de um cliente, seja por falta de pagamento ou outras razões, como pedidos fora do prazo de cancelamento. O e-mail traz um aviso de cancelamento padrão, que você não pode alterar. Se, ao cancelar, você preencher o campo opcional Nota (por exemplo, com o motivo do cancelamento), sua nota é adicionada abaixo do aviso.

Os clientes recebem este e-mail quando cancelam sua reserva.

Enviado duas semanas antes de um passe de entradas ou pacote de créditos expirar, desde que o cliente ainda tenha entradas ou créditos não utilizados. O e-mail mostra a data de validade e o saldo atual. Se a opção Remover automaticamente entradas não utilizadas após a validade (para passes de entradas) ou Remover automaticamente créditos não utilizados após a validade (para pacotes de créditos) estiver desativada, o e-mail também convida o cliente a estender a validade comprando outro passe ou pacote de créditos. Se a opção estiver ativada, esse convite não aparece.

Enviado logo depois que um passe de entradas ou pacote de créditos expira. O texto depende de dois botões de ativação nas configurações de passes e créditos, Remover automaticamente entradas não utilizadas após a validade e Remover automaticamente créditos não utilizados após a validade:

Este e-mail confirma quando passes de entradas ou créditos são adicionados manualmente à conta de um cliente, como resultado de uma compra física no estúdio.

Após a geração de um pedido de passe, é enviado um e-mail de confirmação. Quando o pagamento é recebido e confirmado, outro e-mail é enviado notificando o cliente.

Acesse Configurações › Notificações. O quadro Notificações por e-mail aos instrutores tem um botão de ativação para cada um destes e-mails:

O instrutor designado para a sessão recebe um e-mail quando um cliente faz uma nova reserva (aulas, cursos, eventos e workshops, agendamentos). Dependendo do seu plano do Zenamu, há também uma opção extra, Cópia para "Administrador", que envia esses e-mails também aos administradores.

O instrutor designado para a sessão recebe um e-mail quando um cliente cancela a reserva. Dependendo do seu plano do Zenamu, a opção Cópia para "Administrador" pode enviar esses e-mails também aos administradores.

O instrutor com o papel de "Administrador" recebe um e-mail assim que um cliente cria um pedido de passe ou um pedido de plano. Cada um desses e-mails tem o seu próprio botão de ativação.

Todas as pessoas com o papel de "Administrador" recebem um e-mail na primeira vez que um novo cliente tem contato com o seu estúdio — no cadastro, na primeira reserva ou na primeira compra. Os clientes que você mesmo adiciona ao estúdio não geram esse e-mail.

Lembrete da aula para o instrutor envia ao instrutor designado um lembrete antes de uma aula, sessão de curso ou evento, com a lista dos clientes registrados no momento. Você escolhe o horário em Lembrar antes de (horários predefinidos entre 1 e 15 horas antes do início; 2 horas por padrão). Resumo diário para o profissional envia a um profissional um resumo diário de todos os agendamentos do dia.

Quando você adiciona um novo instrutor em Configurações › Instrutores e colaborações e informa o e-mail dele, ele recebe um e-mail. Se o instrutor não tiver uma conta no Zenamu, o e-mail incluirá um link para que ele defina uma senha e acesse as funções de gerenciamento de aulas.

Uma hora antes de uma aula online começar, se a aula não tiver um link de transmissão ao vivo configurado, o instrutor designado receberá este e-mail de lembrete.

Os lembretes para clientes são configurados em Configurações › Notificações, no quadro Notificações por e-mail aos clientes. Cada lembrete tem um botão de ativação e uma opção Lembrar antes de com horários predefinidos:

Intervalos de lembrete personalizados (por exemplo, 72 horas) não são suportados no momento — a opção mais longa é 48 horas. Se você precisar lembrar os clientes com mais antecedência, considere enviar uma mensagem em massa manual a partir do detalhe da aula.

Estúdios na Tchéquia e na Eslováquia também veem o quadro Notificações por SMS aos clientes, com Aula cancelada e Lembrete de sessão antes do início (com a sua própria opção Lembrar antes de).

Muitos estúdios perguntam se os e-mails do sistema levam a marca do estúdio ou parecem vir "do Zenamu". Veja exatamente como eles aparecem na caixa de entrada do cliente: