Não quer dar uma aula para uma pessoa só e depois cancelá-la na mão em cima da hora? O Zenamu pode fazer isso por você. Quando menos gente reserva uma sessão ou um evento do que você precisa, o sistema o cancela automaticamente em um horário definido antes do início, reembolsa todos que reservaram e envia uma notificação a eles. Você recebe um e-mail informativo. Este artigo explica o que o recurso faz e como ativá-lo para todo o seu estúdio.
O que o recurso faz
No horário que você escolher (digamos, 24 horas antes do início), o Zenamu conta quantas pessoas estão reservadas na sessão e compara com o mínimo que você definiu:
Se menos que o mínimo estiverem reservadas, a sessão é cancelada automaticamente. Todos que reservaram recebem um reembolso e a mesma notificação que receberiam por qualquer outra sessão cancelada.
Se pelo menos o mínimo estiverem reservadas, nada acontece e a sessão acontece normalmente.
A verificação acontece apenas uma vez. Se alguém cancelar a reserva depois, isso não dispara uma nova verificação.
A que o recurso se aplica
O cancelamento automático funciona para sessões individuais (aulas) e para eventos (eventos pontuais e workshops). Você não o encontra para cursos.
As sessões e os eventos são configurados separadamente, cada um com as suas próprias regras. Assim, você pode, por exemplo, cancelar aulas com poucas reservas, mas deixar os eventos sempre acontecerem.
De qual plano você precisa
O cancelamento automático por baixa ocupação está disponível a partir do plano Expert (Expert, Ultimate) e durante o período de avaliação. Você não encontra o recurso em planos inferiores.
Onde ativar
Você encontra as configurações para todo o estúdio em Configurações → Reservas e regras → Cancelamento de reserva. No topo, escolha para qual tipo de reservas você está definindo regras — o cartão Aulas ou o cartão Eventos / Workshops. Abaixo, aparece o cartão Cancelamento automático por baixa ocupação, onde você:
ativa a opção Cancelar automaticamente as sessões com poucas reservas (para eventos, Cancelar automaticamente os eventos com poucas reservas),
define a antecedência em Quantas horas antes do início fazer a verificação,
informa qual porcentagem da capacidade precisa estar preenchida em Ocupação mínima.
Preencha as configurações para as sessões e para os eventos separadamente, em cada cartão.
Como o número mínimo de pessoas é calculado
O mínimo vem da capacidade da sessão e da porcentagem que você definir, e é arredondado para cima. Com 50% e uma capacidade de 5 pessoas, o mínimo é 3 reservas. Para uma sessão com capacidade de 1, o mínimo dá 1, então só uma sessão completamente vazia é cancelada.
Assim, o mínimo se adapta à capacidade: se as suas aulas têm números de vagas diferentes, uma única porcentagem cobre todas.
Defina uma antecedência maior que a dos lembretes aos clientes
Recomendamos definir a verificação com uma antecedência maior que a dos lembretes que você envia antes de uma aula (Configurações → Notificações). Se a verificação acontecer antes do lembrete, o cliente não recebe um lembrete de uma sessão que já foi cancelada.
Configurações para uma sessão específica
Além das configurações para todo o estúdio, você pode dar a qualquer sessão ou evento a sua própria regra, ou tirá-lo totalmente do cancelamento automático. O artigo sobre configurações personalizadas para sessões e eventos mostra como fazer.