Este artigo trata do cancelamento automático por baixa ocupação: o Zenamu cancela sozinho uma sessão de aula ou um evento quando poucas pessoas reservaram até um horário definido antes do início. As horas que você define neste recurso marcam o momento dessa verificação. Elas não são um prazo de cancelamento para os clientes e não mudam até quando o cliente pode cancelar a própria reserva. Para definir isso, veja Prazo de cancelamento e taxas de cancelamento para reservas de aulas e agendamentos.

Quando menos gente reserva uma sessão de aula ou um evento do que você precisa, o sistema o cancela automaticamente em um horário definido antes do início, reembolsa todos que reservaram e envia uma notificação a eles. Você recebe um e-mail informativo e não precisa cancelar a aula na mão em cima da hora. Este artigo explica o que o recurso faz e como ativá-lo para todo o seu estúdio.

No horário que você escolher (digamos, 24 horas antes do início), o Zenamu conta quantas pessoas estão reservadas na sessão e compara com o mínimo que você definiu:

A verificação acontece apenas uma vez. Se alguém cancelar a reserva depois, isso não dispara uma nova verificação.

O cancelamento automático funciona para sessões de aula (aulas) e para eventos (eventos pontuais e workshops). Você não o encontra para cursos nem para agendamentos.

As sessões de aula e os eventos são configurados separadamente, cada um com as suas próprias regras. Assim, você pode, por exemplo, cancelar aulas com poucas reservas, mas deixar os eventos sempre acontecerem.

Você encontra as configurações para todo o estúdio em Configurações → Reservas e regras → Cancelamento de reserva. No topo, escolha para qual tipo de reservas você está definindo regras — o cartão Aulas ou o cartão Eventos / Workshops. Abaixo, aparece o cartão Cancelamento automático por baixa ocupação, onde você:

Preencha as configurações para as sessões de aula e para os eventos separadamente, em cada cartão. Depois, clique em Salvar no fim da página.

O campo Quantas horas antes do início fazer a verificação só define quando o Zenamu conta as reservas. O Prazo de cancelamento, no mesmo cartão Aulas, é uma configuração separada que limita até quando o cliente pode cancelar a própria reserva.

O mínimo vem da capacidade da sessão e da porcentagem que você definir, e é arredondado para cima. Com 50% e uma capacidade de 5 pessoas, o mínimo é 3 reservas. Para uma sessão com capacidade de 1, o mínimo dá 1, então só uma sessão completamente vazia é cancelada.

Assim, o mínimo se adapta à capacidade: se as suas aulas têm números de vagas diferentes, uma única porcentagem cobre todas.

Recomendamos definir a verificação com uma antecedência maior que a dos lembretes que você envia antes de uma aula (Configurações → Notificações). Se a verificação acontecer antes do lembrete, o cliente não recebe um lembrete de uma sessão que já foi cancelada.

Além das configurações para todo o estúdio, você pode dar a qualquer sessão de aula ou evento a sua própria regra, ou tirá-lo totalmente do cancelamento automático. O artigo Cancelamento automático por baixa ocupação: configurações personalizadas para uma sessão ou evento mostra como fazer.