A declaração de participação (também chamada de termo de responsabilidade) permite exigir que os clientes confirmem informações importantes e as assinem digitalmente antes de reservar (por ex. estado de saúde, consentimento informado, isenção de responsabilidade). Este artigo orienta você por todo o processo — desde a criação da declaração até situações em que o cliente não assinou a versão atual, e mostra onde encontrar as respostas dos clientes. Ele não trata dos seus termos e condições, que os clientes aceitam marcando uma caixa de seleção, nem das perguntas extras do formulário de reserva (veja Campos personalizados no formulário de reserva).
O que é a declaração de participação e quando ela é usada
A declaração de participação é um documento independente vinculado a uma reserva.
Pode ser exigida tanto para reservas online quanto para reservas criadas pelo painel de administração.
Se o cliente não tiver assinado a versão atual, a reserva pode ser bloqueada.
As declarações de participação estão disponíveis nos planos Expert e Ultimate e durante o período de teste.
Como configurar um modelo de declaração
Acesse Configurações › Página do horário e abra a aba Declaração de participação.
Clique em Criar declaração e preencha o Título do formulário, o Texto da declaração e os Campos do formulário (pelo menos um campo). O campo de assinatura é adicionado automaticamente.
Adicione todos os campos obrigatórios que devem ser preenchidos antes da assinatura.
Use Pré-visualizar para verificar se o texto e os campos fazem sentido do ponto de vista do cliente e depois clique em Salvar.
Na mesma aba, ative Exigir que os clientes preencham este formulário. Essa opção fica disponível depois que existe uma declaração.
Teste o fluxo com uma reserva real.
Dica: Mantenha a declaração concisa e fácil de entender. Um texto longo ou confuso aumenta o número de reservas abandonadas.
Versões da declaração e por que o motivo da alteração é importante
Quando você edita uma declaração existente (Editar declaração), uma nova versão é criada. As declarações assinadas anteriormente continuam arquivadas, mas todos os clientes — inclusive os que assinaram uma versão anterior — precisam assinar a versão atual.
Ao editar, preencha o campo obrigatório Motivo da alteração (para rastreamento interno).
Comunique alterações significativas aos seus clientes com antecedência.
Após publicar uma nova versão, confira o formulário de reserva público.
Assinatura da declaração durante a reserva
Se a declaração estiver ativa, o cliente confirma seu consentimento e preenche os dados obrigatórios, incluindo a assinatura digital, durante o processo de reserva.
O cliente tem uma assinatura válida
A reserva prossegue normalmente, sem bloqueio.
O cliente não tem uma assinatura válida
O sistema pede que ele preencha e assine a declaração. A reserva não pode ser concluída até que isso seja feito.
Dispensa no painel de administração — criar uma reserva em nome do cliente
Ao criar uma reserva pelo painel de administração, você pode encontrar uma situação em que o cliente não assinou a declaração atual. Nesse caso, o formulário de reserva mostra O cliente não assinou a declaração atual. Informe um motivo no campo de texto e clique em Confirmar dispensa para prosseguir. O botão fica inativo até você informar um motivo.
Quando usar uma dispensa
Situações operacionais excepcionais (por ex. um agendamento por telefone de última hora).
O cliente já deu consentimento por outro canal e a assinatura será adicionada depois.
Quando não usar uma dispensa
Como atalho rotineiro em vez de obter a assinatura real.
Se você não tem certeza sobre as implicações legais ou operacionais.
Importante: Ao usar uma dispensa, você está conscientemente prosseguindo com a reserva sem a assinatura atual da declaração de participação.
Onde vejo as respostas que os clientes deram na declaração? Posso exportá-las?
Você pode ver a declaração de participação assinada de cada cliente, incluindo as respostas aos seus campos do formulário, em dois lugares:
Clientes › coluna Declaração de participação: clique no ícone de olho ao lado de um cliente que assinou a versão atual.
Detalhe do cliente › Status da declaração: a declaração atual assinada e, em Histórico, as versões anteriores.
A janela Declaração assinada mostra as respostas em Informações enviadas, junto com a assinatura. Clique em Baixar PDF para salvar essa declaração assinada. A coluna e a seção só aparecem enquanto Exigir que os clientes preencham este formulário estiver ativado.
As respostas da declaração não podem ser filtradas nem exportadas em massa. A lista de clientes mostra apenas se o cliente assinou a versão atual, e nem a exportação de clientes (Baixar arquivo CSV) nem a exportação de participantes de uma aula contêm as respostas da declaração. Por isso, se você adicionar uma caixa de newsletter à declaração, não conseguirá obter a lista dos clientes que a marcaram. Para o consentimento de newsletter, use o consentimento de marketing do Zenamu — ele pode ser filtrado e exportado (veja Baixe seus contatos do Zenamu como um arquivo CSV).
Problemas comuns e soluções
"A reserva não é concluída"
Verifique se o cliente assinou a versão atual da declaração e se todos os campos obrigatórios estão preenchidos.
"O cliente já assinou antes, mas o sistema está pedindo a assinatura novamente"
Provavelmente uma nova versão da declaração foi publicada. A assinatura de uma versão anterior não conta como assinatura da versão atual.
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