Este artigo trata dos pedidos dos seus clientes na seção Pedidos da administração: o que cada ação do pedido faz (Registrar pagamento, Marcar como não pago, Confirmar reembolso, Editar valor e o download de documentos), quando usá-la e como criar você mesmo um pedido para um cliente. Ele não trata do limite mensal de pedidos do seu plano do Zenamu (veja O que acontece quando atinjo o limite de pedidos ou o limite de cursos e eventos do meu plano?) nem das faturas que o Zenamu emite para você pelo seu plano (veja Onde encontro a fatura do sistema de reservas Zenamu?).
Onde encontrar as ações do pedido
Clique em Pedidos no menu lateral esquerdo da administração. Esse item aparece para usuários com permissões de Gerente ou Administrador.
Na lista, clique nos três pontos (⋯) na coluna Ações ao lado do pedido. O menu mostra as ações disponíveis para aquele pedido e também Detalhes do pedido.
Ou abra Detalhes do pedido. Lá, Registrar pagamento, Confirmar reembolso e Baixar comprovante de pagamento são botões no topo, e as outras ações ficam no menu mais (⋯) ao lado deles.
Só aparecem as ações que combinam com o método de pagamento e o status do pagamento do pedido. Se uma ação estiver faltando, confira primeiro essas duas colunas.
Ações principais e quando usá-las
Editar valor
Use Editar valor para corrigir o preço de um pedido (por ex., acordo individual, erro na precificação). Só é possível alterar o valor de pedidos pagos no local ou por transferência bancária. Para outros métodos de pagamento (por exemplo, cartão ou PayPal), a opção aparece desabilitada. Após a alteração, confira os documentos relacionados e as notas internas.
Registrar pagamento / Marcar como não pago
Registrar pagamento marca um pedido como pago quando o cliente pagou no local ou por transferência bancária. A ação está disponível para pedidos com status Aguardando pagamento ou Não pago. Na janela Alterar status do pedido, informe a Data do pagamento e clique em Pago. Pedidos pagos com cartão ou PayPal mudam de status automaticamente, por isso essa ação não aparece para eles.
Marcar como não pago está disponível apenas para pedidos pagos no local ou por transferência bancária que ainda estão em Aguardando pagamento. Tenha cuidado com "não pago" — confira se o status corresponde à realidade.
Cancelamento e confirmação de reembolso
Quando um pedido pago é cancelado e você mesmo precisa devolver o dinheiro (normalmente, em pagamentos por transferência bancária), o pedido mostra Reembolso pendente. O Zenamu não envia esse dinheiro por você. Quando você devolver o dinheiro ao cliente (por ex., via transferência bancária), clique também em Confirmar reembolso no pedido. Confirmar reembolso só aparece para pedidos cancelados, pagos por transferência bancária ou no local, que estão aguardando reembolso.
Baixar documentos
Dependendo do status do pedido, você pode baixar um comprovante de pagamento (Baixar comprovante de pagamento) ou um comprovante de cancelamento (Baixar comprovante de cancelamento). É possível baixar documentos em todos os planos, exceto Free e Lite, e somente quando Emitir comprovantes de pagamento está ativado em Configurações › Pagamentos.
Cenários comuns
O cliente pagou por transferência bancária, mas o pedido ainda aparece como não pago
Se a conciliação automática não identificou o pagamento, verifique a transação na sua conta bancária, abra o pedido e clique em Registrar pagamento.
Observação: A conciliação automática de transferências bancárias está disponível apenas no plano Ultimate. Em outros planos, você precisa marcar os pedidos de transferência como pagos manualmente, com base no extrato da sua conta bancária.
Pedido cancelado aguardando reembolso manual
Você envia o dinheiro fora do Zenamu (transferência bancária ou dinheiro). Depois, clique em Confirmar reembolso no pedido para que ele fique financeiramente encerrado.
Pedido com valor incorreto
Use Editar valor (apenas em pedidos pagos no local ou por transferência bancária) e, se necessário, adicione uma nota interna explicando o motivo da alteração.
Transferir um cliente para outra aula sem fazer reembolso
Às vezes o cliente só precisa trocar a reserva de uma aula para outra — ele não está pedindo o dinheiro de volta. O Zenamu não tem um botão único de "remarcar", mas você consegue manter o pagamento em dois passos:
Abra a aula original e cancele a reserva do cliente sem fazer reembolso. O dinheiro fica retido no pedido.
Abra a nova aula e crie uma reserva para o cliente pelo lado da administração com Adicionar participante. Como preço, escolha Preço personalizado e informe 0 — o cliente já pagou no pedido original, então isso apenas registra a nova reserva sem cobrar de novo.
Dica: Se o cliente estava pagando com pacote, plano ou créditos, basta refazer a reserva na nova aula — a entrada ou crédito usado será reaproveitado automaticamente assim que você cancelar a reserva original e devolver o crédito para a conta dele.
Como criar você mesmo um pedido para um cliente (por ex., retroativamente, para uma aula que já aconteceu)
O Zenamu não tem um formulário de pedido em branco — o pedido nasce sempre de uma reserva ou de uma compra. Por isso, quando um cliente precisa de um pedido e de um documento para uma aula que já aconteceu, comece pela reserva:
Abra a aula — isso funciona também para aulas passadas — e crie uma reserva para o cliente pelo painel de administração com Adicionar participante. Como método de pagamento, escolha pagamento no local ou transferência bancária — só esses pedidos podem ser marcados como pagos manualmente.
O Zenamu cria o pedido correspondente automaticamente.
Registre o pagamento: marque Marcar como paga no formulário de reserva ou, depois, abra o pedido em Pedidos, clique em Registrar pagamento, informe a Data do pagamento e clique em Pago.
Baixe o documento no detalhe do pedido com Baixar comprovante de pagamento — um comprovante ou uma fatura. As faturas estão disponíveis nos planos Expert e Ultimate e durante o período de teste, e os dados de faturamento do cliente precisam estar preenchidos no pedido.
Se o preço tiver que ser diferente do padrão, use Editar valor no detalhe do pedido.
Os pacotes de entradas e os planos funcionam da mesma forma, só que partindo de outro ponto: emita-os pelo detalhe do cliente (Adicionar plano, ou adicionando créditos ou entradas). Ali você pode definir o seu próprio preço, inclusive 0, e o pedido é criado automaticamente.
Perguntas frequentes
Como saber se devo usar confirmação de reembolso ou "não pago"?
Se você devolveu o dinheiro ao cliente, use Confirmar reembolso.
"Não pago" tem outra finalidade — marca um cliente que tinha uma reserva confirmada com pagamento presencial ou por transferência bancária, mas não compareceu e não pagou. Após essa marcação, o nome do cliente aparece em vermelho no sistema com informações sobre as pendências.
Confirmei um pagamento por engano — dá para voltar o pedido para não pago?
Sozinho, não. Depois que um pagamento é confirmado, não há como voltar o pedido para não pago no aplicativo — o "não pago" existe para sinalizar um cliente que está devendo, como explicado acima, e não para desfazer um pagamento confirmado.
Escreva para nós pelo chat no app e nós corrigimos do nosso lado.
Onde baixo o comprovante de cancelamento?
Nas ações do pedido, escolha Baixar comprovante de cancelamento. Se a opção não estiver disponível, verifique o status do pedido.
O comprovante de cancelamento só fica disponível quando já existe um comprovante de pagamento para aquele pedido.
Alterar o valor afeta a contabilidade?
Sim, pode afetar documentos e relatórios relacionados. Faça alterações apenas quando tiver um motivo claro.
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