As instruções de acesso são uma mensagem privada que você anexa a uma aula, a uma sessão de curso, a um evento ou a um modelo de aula. Somente clientes com reserva recebem a mensagem, e apenas por e-mail. Use-a para informar o código da porta, onde fica o cofre de chaves ou como encontrar a entrada.
As instruções nunca aparecem no horário público, nem no plugin de reservas nem em nenhum lugar do aplicativo para clientes. O e-mail é o único canal.
Como enviar o código da porta para seus clientes
Abra a aula, a sessão de curso ou o evento e clique em Editar aula, Editar curso ou Editar.
Abaixo de Local, clique em + Adicionar instruções de acesso.
Escreva a mensagem, por exemplo: Código da porta: 4529#. Entrada pelo pátio, campainha à direita.
Decida se vai manter a opção Mostrar as instruções somente após o pagamento marcada. Por padrão, ela vem marcada.
Salve as alterações. Os clientes que já têm reserva recebem as instruções por e-mail na hora, e quem reservar depois também vai recebê-las. Com a opção acima marcada, reservas não pagas só recebem as instruções depois do pagamento.
Você pode escrever até 2000 caracteres. Para apagar a mensagem, abra a mesma seção e clique em Remover.
Quais e-mails incluem o código
Confirmação de reserva de uma aula, curso ou evento
Confirmação de pagamento, assim que a reserva estiver paga
Lembrete antes da aula ou do evento
O e-mail que o cliente recebe quando abre uma vaga e ele sai da lista de espera
Um e-mail de atualização toda vez que você mudar o texto
No e-mail, a mensagem aparece em uma caixa destacada com o título Instruções de acesso.
Mostrar as instruções somente após o pagamento
Com essa opção marcada, só os clientes com a reserva paga recebem o código. Quem ainda não pagou vê esta frase no lugar do código: Enviaremos as instruções de acesso por e-mail assim que seu pagamento for confirmado.
Depois disso, o código é enviado automaticamente:
Cartão ou PayPal — na confirmação de pagamento, logo depois que o pagamento é aprovado.
Transferência bancária — na confirmação de pagamento, assim que a reserva estiver paga.
Dinheiro no local — em um e-mail separado, no momento em que você marcar o pedido como pago.
Aulas gratuitas, planos, pacotes de entradas e créditos — na hora, porque esse tipo de reserva conta como paga.
Os clientes pagam no local? Normalmente você só confirma esse pagamento quando o cliente chega, então ele receberia o código tarde demais. Se eles pagam ao chegar, desmarque a opção para que recebam o código já na confirmação da reserva.
O que acontece quando você muda o código
Os clientes com reserva recebem um e-mail com o assunto Instruções atualizadas para sua reserva e o novo texto. Se as instruções forem mostradas somente após o pagamento, só quem já pagou recebe esse e-mail. Cada cliente recebe um único e-mail, mesmo quando a mudança afeta várias sessões dele — nesse caso, o e-mail informa a quantas sessões se aplica. Os instrutores da equipe da aula também são avisados.
Se você apagar o texto, nenhum e-mail é enviado. Quem está na lista de espera e os clientes que cancelaram não são avisados. Se depois você desmarcar a opção de mostrar as instruções somente após o pagamento, os clientes que ainda não pagaram também recebem o e-mail.
Um código para o curso inteiro ou um código diferente por sessão
O curso aceita as duas formas, que é exatamente do que você precisa quando o código é trocado de tempos em tempos:
Ao criar um curso, a mensagem que você escreve já vem preenchida em todas as sessões. Cada sessão tem seu próprio campo na lista de sessões, então dá para mudar algumas antes de salvar.
Editar uma sessão muda só aquela sessão. O campo fica no painel Quero editar apenas esta sessão.
Editar o curso inteiro sobrescreve o texto de todas as próximas sessões. O campo fica no painel Quero editar o curso inteiro e continua vazio até você preenchê-lo, então abrir o painel não muda nada por si só.
Adicionar uma sessão a um curso em andamento preenche o código com base em uma sessão existente. Confira o código antes de salvar e altere-o, se necessário.
Como reaproveitar o mesmo código
Coloque as instruções em um modelo de aula e toda aula criada a partir dele já começa com o mesmo texto. Ao duplicar um evento com Usar como modelo, as instruções vão junto.
Se o seu código muda com frequência, ative o lembrete
A confirmação de reserva pode ser enviada semanas antes, então não ajuda muito quando o código muda. O e-mail de lembrete é enviado antes da aula, com a antecedência definida nas configurações de notificações, e traz o código atual.
Os lembretes de aulas presenciais vêm desativados por padrão. Ative Lembrete de aula presencial em Configurações → Notificações.
Lista de espera e reservas canceladas
Os clientes na lista de espera não recebem o código, porque ainda não têm vaga. Eles recebem o código quando abre uma vaga e passam para a aula.
Quem cancela fica com o código que já recebeu. Se isso for um problema para você, mude o código na próxima sessão.
O e-mail não é um canal seguro. Decida você mesmo o que colocar na mensagem e troque os códigos da porta com regularidade, se o seu espaço exigir.
Um cliente diz que o código não chegou
Confira se a reserva está ativa. Reservas na lista de espera e canceladas não recebem o código.
Veja se a opção Mostrar as instruções somente após o pagamento está marcada e se a reserva está paga. Uma reserva não paga só recebe o código depois que for paga.
Confira se as instruções estão preenchidas exatamente nessa sessão. Em um curso, cada sessão pode ter um código diferente.
Se o cliente espera o código pouco antes da aula, confira se Lembrete de aula presencial está ativado em Configurações → Notificações. Quem reserva depois que o lembrete já foi enviado não recebe esse e-mail.
Peça ao cliente para conferir a pasta de spam. Depois, reenvie o código mudando o texto ou usando Mensagem em massa.