A declaração de participação (muitas vezes chamada termo de responsabilidade) permite exigir que os clientes confirmem informação importante e a assinem digitalmente antes da reserva (por exemplo, estado de saúde, consentimento informado, termo de responsabilidade). Este artigo acompanha-o por todo o processo: desde a criação da declaração até ao tratamento de situações em que um cliente ainda não assinou a versão atual, e onde encontrar as respostas dos clientes. Não trata dos seus termos e condições, que os clientes aceitam com uma caixa de verificação, nem das perguntas adicionais do formulário de reserva (veja Campos personalizados no formulário de reserva).
O que é uma declaração de participação e quando se usa
É uma declaração autónoma associada a uma reserva.
Pode ser exigida em reservas online e também em reservas criadas no painel de administração.
Se um cliente não tiver assinado a versão atual, a reserva pode ficar bloqueada.
As declarações de participação estão disponíveis nos planos Expert e Ultimate e durante o período de experiência.
Configurar um modelo de declaração
Aceda a Definições › Página do horário e abra o separador Declaração de participação.
Clique em Criar declaração e preencha o Título do formulário, o Texto da declaração e os Campos do formulário (pelo menos um campo). O campo de assinatura é adicionado automaticamente.
Adicione todos os campos obrigatórios que devem ser preenchidos antes da assinatura.
Use Pré-visualizar para confirmar que o texto e os campos fazem sentido do ponto de vista do cliente e depois clique em Guardar.
No mesmo separador, ligue Exigir que os clientes preencham este formulário. O interruptor fica disponível assim que existir uma declaração.
Teste o fluxo com uma reserva real.
Dica: mantenha a declaração curta e fácil de perceber. Um texto longo ou pouco claro aumenta o número de reservas abandonadas.
Versões da declaração e porque importa o motivo da alteração
Quando edita uma declaração existente (Editar declaração), é criada uma nova versão. As declarações assinadas anteriormente ficam guardadas, mas todos os clientes, incluindo os que assinaram uma versão anterior, têm de assinar a atual.
Ao editar, preencha o campo obrigatório Motivo da alteração (para histórico interno).
Comunique atempadamente aos clientes as alterações significativas.
Depois de publicar uma nova versão, verifique o formulário público de reserva.
Assinar a declaração durante a reserva
Se a declaração estiver ativa, o cliente confirma o consentimento e preenche os dados obrigatórios, incluindo a assinatura, durante o processo de reserva.
O cliente tem uma assinatura atual
A reserva prossegue normalmente sem qualquer bloqueio.
O cliente não tem uma assinatura atual
O sistema pede-lhe para completar e assinar a declaração. A reserva não pode ser concluída enquanto isto não for feito.
Exceção no painel de administração — criar uma reserva em nome de um cliente
Ao criar uma reserva no painel de administração, pode acontecer que o cliente não tenha assinado a declaração atual. Nesse caso, o formulário de reserva mostra O cliente não assinou a declaração de participação atual. Indique um motivo no campo de texto e clique em Confirmar dispensa para prosseguir. O botão fica inativo enquanto não indicar um motivo.
Quando usar a exceção
Situações operacionais excecionais (por exemplo, uma reserva telefónica de última hora).
O cliente já deu consentimento por outro canal e a assinatura será recolhida depois.
Quando não usar a exceção
Como atalho rotineiro em vez de obter a assinatura real.
Se tem dúvidas sobre as implicações legais ou operacionais.
Importante: usar uma exceção significa que está deliberadamente a avançar com a reserva sem uma assinatura atual da declaração.
Onde vejo as respostas que os clientes deram na declaração? Posso exportá-las?
Pode consultar a declaração de participação assinada de cada cliente, incluindo as respostas aos campos do formulário, em dois sítios:
Clientes › coluna Declaração de participação: clique no ícone do olho junto a um cliente que tenha assinado a versão atual.
Detalhe do cliente › Estado da declaração: a declaração atual assinada e, em Histórico, as versões anteriores.
A janela Declaração assinada mostra as respostas em Informação submetida, juntamente com a assinatura. Clique em Transferir PDF para guardar essa declaração assinada. A coluna e a secção só aparecem enquanto a opção Exigir que os clientes preencham este formulário estiver ligada.
As respostas das declarações não podem ser filtradas nem exportadas em conjunto. A lista de clientes mostra apenas se o cliente assinou a versão atual, e nem a exportação de clientes (Transferir ficheiro CSV) nem a exportação de participantes de uma aula contêm as respostas. Por isso, se acrescentar uma caixa de newsletter à declaração, não consegue obter uma lista dos clientes que a assinalaram. Para o consentimento de newsletter, use antes o consentimento de marketing integrado, que pode filtrar e exportar (veja Transferir os seus contactos Zenamu como ficheiro CSV).
Problemas comuns e soluções
"A reserva não se conclui"
Verifique se o cliente assinou a versão atual da declaração e se todos os campos obrigatórios estão preenchidos.
"O cliente já tinha assinado, mas o sistema pede outra assinatura"
Provavelmente foi publicada uma nova versão do modelo. Uma assinatura numa versão antiga não conta como assinatura na atual.
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