As instruções de acesso são uma mensagem privada que pode juntar a uma aula, a uma sessão de curso, a um evento ou a um modelo de aulas. Só os clientes com reserva a recebem, e apenas por e-mail. Use-a para indicar o código da porta, onde fica o cofre das chaves ou como encontrar a entrada.
As instruções nunca aparecem no horário público, nem no plugin de reservas nem em qualquer parte da aplicação para clientes. O e-mail é o único canal.
Como enviar o código da porta aos seus clientes
Abra a aula, a sessão de curso ou o evento e clique em Editar aula, Editar curso ou Editar.
Por baixo de Local, clique em + Adicionar instruções de acesso.
Escreva a mensagem, por exemplo: Código da porta: 4529#. Entrada pelo pátio, campainha à direita.
Decida se mantém assinalada a opção Mostrar as instruções apenas após o pagamento. Por predefinição, vem assinalada.
Guarde as alterações. Os clientes que já têm reserva recebem de imediato as instruções por e-mail, e quem reservar mais tarde também as recebe. Com a opção acima assinalada, as reservas por pagar só as recebem depois de pagas.
Pode escrever até 2000 caracteres. Para apagar a mensagem, abra a mesma secção e clique em Remover.
Que e-mails incluem o código
Confirmação de reserva de uma aula, curso ou evento
Confirmação de pagamento, assim que a reserva estiver paga
Lembrete antes da aula ou do evento
O e-mail que o cliente recebe quando fica um lugar livre e sai da lista de espera
Um e-mail de atualização sempre que alterar o texto
No e-mail, a mensagem aparece numa caixa destacada com o título Instruções de acesso.
Mostrar as instruções apenas após o pagamento
Com esta opção assinalada, só os clientes com a reserva paga recebem o código. Quem ainda não pagou vê esta linha em vez dele: Enviaremos as instruções de acesso por e-mail assim que o seu pagamento for confirmado.
Depois, o código é enviado automaticamente:
Cartão ou PayPal — na confirmação de pagamento, logo que o pagamento for concluído.
Transferência bancária — na confirmação de pagamento, assim que a reserva estiver paga.
Dinheiro no local — num e-mail à parte, no momento em que marcar o pedido como pago.
Aulas gratuitas, planos, passes e créditos — de imediato, porque uma reserva destas conta como paga.
Os clientes pagam no local? Normalmente só confirma esse pagamento à chegada, por isso o cliente receberia o código tarde demais. Se os clientes pagam quando chegam, desmarque a opção para que recebam o código logo com a confirmação da reserva.
O que acontece quando altera o código
Os clientes com reserva recebem um e-mail com o assunto Instruções atualizadas para a sua reserva e o novo texto. Se as instruções só forem mostradas após o pagamento, apenas os clientes que já pagaram o recebem. Cada cliente recebe um único e-mail, mesmo quando a alteração afeta várias das suas sessões — nesse caso, o e-mail indica a quantas sessões se aplica. Os instrutores da equipa da aula também são avisados.
Se apagar o texto, não é enviado nenhum e-mail. As pessoas em lista de espera e os clientes que cancelaram não são avisados. Se mais tarde desmarcar a opção de só mostrar as instruções após o pagamento, o e-mail chega também aos clientes que ainda não pagaram.
Um código para todo o curso ou um código diferente por sessão
O curso permite as duas coisas, que é exatamente aquilo de que precisa quando o código vai mudando:
Ao criar um curso, a mensagem que escrever fica preenchida em todas as sessões. Cada sessão tem o seu próprio campo na lista de sessões, por isso pode alterar algumas antes de guardar.
Editar uma sessão altera apenas essa sessão. O campo está no painel Quero editar esta sessão específica.
Editar o curso inteiro substitui o texto em todas as sessões futuras. O campo está no painel Quero editar o curso inteiro e fica vazio até o preencher, por isso abrir o painel não altera nada por si só.
Acrescentar uma sessão a um curso a decorrer preenche o código a partir de uma sessão existente. Confirme-o antes de guardar e altere-o, se for preciso.
Reutilizar o mesmo código
Adicione as instruções a um modelo de aulas e todas as aulas criadas a partir desse modelo começam com o mesmo texto. Ao duplicar um evento com Usar como modelo, as instruções também são copiadas.
Se o código muda com frequência, ative o lembrete
A confirmação de reserva pode ser enviada com semanas de antecedência, por isso serve de pouco para um código que muda. O e-mail de lembrete é enviado antes da aula, com a antecedência configurada nas definições de notificações, e leva o código atual.
Os lembretes das aulas presenciais estão desligados por predefinição. Ative Lembrete de aula presencial em Definições → Notificações.
Lista de espera e reservas canceladas
Os clientes em lista de espera não recebem o código, porque ainda não têm lugar. Recebem-no quando fica um lugar livre e passam para a aula.
Quem cancela fica com o código que já recebeu. Se isso for importante para si, altere o código na sessão seguinte.
O e-mail não é um canal seguro. Decida por si o que põe na mensagem e mude os códigos da porta com regularidade, se o seu espaço assim o exigir.
Um cliente diz que não recebeu o código
Confirme que a reserva está ativa. As reservas em lista de espera e as canceladas não o recebem.
Verifique se a opção Mostrar as instruções apenas após o pagamento está assinalada e se a reserva está paga. Uma reserva por pagar só recebe o código depois de paga.
Verifique se as instruções estão preenchidas exatamente nessa sessão. Num curso, cada sessão pode ter um código diferente.
Se o cliente o espera pouco antes da aula, confirme que Lembrete de aula presencial está ligado em Definições → Notificações. Os clientes que reservam depois de o lembrete ter sido enviado não o recebem.
Peça ao cliente que verifique a pasta de spam. Depois, reenvie-lhe o código, alterando o texto ou através de Mensagem em massa.