O cliente não pode vir, ou não veio, e quer outra aula em vez dessa. Antes, isso significava cancelar a reserva e criar uma nova. Agora move o cliente com uma única ação: o pagamento, o preço e o recibo mantêm-se inalterados, e o cliente recebe um único e-mail com a nova aula.
Mover ou sessão de reposição?
O Zenamu oferece dois caminhos para ir ao encontro do cliente. Escolha de acordo com o facto de já conhecer ou não a nova aula:
Mover para outra aula — escolhe uma aula concreta e o cliente passa logo para ela. É útil quando combinam uma data de substituição, ou quando o cliente não veio e quer dar-lhe outra aula.
Sessão de reposição — atribui ao cliente uma sessão de reposição e é ele que escolhe a aula no horário. É útil quando a nova data ainda não é conhecida, ou quando o cliente precisa de transferir várias aulas de uma vez. O funcionamento das sessões de reposição está descrito no artigo Como usar sessões de reposição a partir do painel de administração.
Como mover um cliente
No calendário, abra a aula em que o cliente tem a reserva.
Na lista de participantes, clique em Mover para outra aula junto ao cliente (dependendo da largura do ecrã, a ação aparece diretamente ou no menu mais).
Na parte de cima da janela, verifique o cliente, a aula original e o preço do pedido.
Escolha a nova aula. A lista mostra as aulas dos 30 dias a partir da data escolhida; mude a data Mostrar aulas a partir de se a nova aula for mais tarde. Pode procurar as aulas pelo nome.
Deixe a opção Notificar o cliente por e-mail selecionada e, se quiser, acrescente uma mensagem para o cliente, que aparece no e-mail.
Na nota para o histórico do pedido pode registar o motivo; o cliente não a vê.
Clique em Mover reserva.
Depois de mover, o cliente tem uma reserva na nova aula com a presença marcada como "ausente" e recebe os avisos da nova aula como em qualquer outra reserva.
Dica: Também pode mover a reserva de uma aula que já decorreu, normalmente quando o cliente não veio. Se o cliente estiver marcado como presente na aula original, retire primeiro essa presença.
O que acontece ao pagamento e ao recibo
Mover nunca mexe no dinheiro: pago continua pago pelo valor original, não pago continua não pago. Não se cria nenhum pagamento adicional nem nenhum reembolso, mesmo que a nova aula tenha outro preço. Se quiser alterar o preço, edite-o no pedido.
Um pedido pago já tem recibo emitido, e esse recibo não muda quando move a reserva. Por isso, o pedido continua registado na aula original: encontra-o lá tanto na lista de pedidos como na receita da aula. Para a nova aula passa apenas a participação do cliente. O movimento fica registado no histórico do pedido.
Um pedido não pago passa por completo para a nova aula: depois de pago, encontra-o na nova aula tanto na lista de pedidos como na receita. Se o cliente pagar por transferência bancária, a data de vencimento é recalculada segundo a nova aula.
Sobre o que a janela o avisa
As situações seguintes não bloqueiam o movimento; só aparece um aviso, para que decida de forma consciente:
A nova aula está esgotada. A reserva é criada acima da capacidade, tal como quando adiciona um participante à mão.
O cliente já tem uma reserva na nova aula. Ao mover passa a ter duas.
O cliente está na lista de espera da nova aula. A reserva dele na lista de espera mantém-se sem alterações; se não a deve manter, cancele-a em separado nos detalhes da nova aula.
A reserva está paga com um passe, créditos, um plano ou uma sessão de reposição. Ao mover, não verificamos se o passe, o plano ou a sessão de reposição são válidos também para a nova aula nem se algum limite é excedido. Verifique isso nos detalhes do cliente.
O cliente não veio e pagou online. Depois de mover, a reserva volta a ficar ativa e o cliente pode cancelá-la sozinho na nova aula de acordo com a sua política de cancelamento — no pagamento online, também com reembolso. Se não quiser permitir isso, atribua-lhe uma sessão de reposição em vez de mover a reserva.
O que acontece na aula original
Mover liberta um lugar na aula original tal como um cancelamento. Se a aula estava esgotada e tem lista de espera, a primeira pessoa da lista sobe automaticamente e recebe um e-mail; caso contrário, segue um aviso para quem pediu para ser notificado quando houver vaga. Se quiser cancelar a aula original por completo, mova primeiro os clientes e cancele a aula só depois.
Perguntas frequentes
Posso mover um cliente de um curso?
O cliente que comprou apenas uma sessão do curso pode ser movido para qualquer aula avulsa pelo mesmo processo. Mover para outra sessão do curso ou entre dois cursos ainda não é possível; o procedimento para os cursos está descrito no artigo Cursos: como transferir um cliente entre dois cursos. O cliente que comprou o curso completo e os participantes de eventos não podem ser movidos.
Como é calculado o cancelamento depois de mover?
Segundo a nova aula. Se o cliente cancelar a reserva na nova aula, a sua política de cancelamento aplica-se em relação ao início dessa aula.
Onde vejo que o cliente foi movido?
No histórico do pedido há um registo com a aula original e a nova, quem moveu a reserva e quando, e a sua nota interna. A mensagem para o cliente não fica no histórico: está apenas no e-mail enviado.
O que recebe o cliente?
Um único e-mail, "Reserva movida", com a aula original e a nova, a sua mensagem, o local ou os dados da aula online, um botão para os detalhes da reserva e ligações para adicionar a nova aula ao calendário. Se o cliente não tiver e-mail, informe-o de outra forma.