O cliente quer passar para outro curso: outro dia da semana, outro nível, ou simplesmente continuar na edição seguinte. Antes, isso significava cancelar a participação e criar um novo pedido. Agora move o cliente com uma única ação: as sessões que faltam passam para o curso novo, as que já decorreram ficam no histórico do curso original, o pagamento, o preço e o recibo mantêm-se inalterados, e o cliente recebe um único e-mail.
Quando usar a mudança
Mover para outro curso — o cliente passa para outro curso com todo o resto do curso. Escolhe o curso de destino e o cliente fica nele a partir da primeira sessão que falta.
Sessão de reposição — o cliente só precisa de repor sessões isoladas e escolhe-as ele mesmo no horário. O funcionamento das sessões de reposição está descrito no artigo Como usar sessões de reposição a partir do painel de administração.
Uma só sessão do curso para uma aula avulsa — o cliente que comprou apenas uma sessão do curso move-se da mesma forma que uma reserva de uma aula, consulte Como mover um cliente para outra aula sem cancelamento nem reembolso.
Como mover um cliente
Abra os detalhes do curso e o separador Participantes. A mesma ação está também nos detalhes de qualquer sessão do curso, na secção Participantes do curso.
Junto ao cliente, clique no menu mais (⋮) e depois em Mover para outro curso.
Na parte de cima da janela, verifique o cliente, o curso original com o número de sessões que faltam e o preço do pedido.
Escolha o novo curso. A lista contém os cursos publicados do seu estúdio que estão para começar ou a decorrer e que permitem a mesma forma de participação (presencial ou online) da reserva original. Abaixo da seleção vê em quantas sessões do curso novo o cliente vai ficar inscrito e a partir de quando.
Deixe a opção Notificar o cliente por e-mail selecionada e, se quiser, acrescente uma mensagem para o cliente, que aparece no e-mail.
Na nota para o histórico do pedido pode registar o motivo; o cliente não a vê.
Clique em Mover a inscrição.
Que sessões são movidas
São movidas as sessões que ainda esperam o cliente no curso original: as que ainda não decorreram e não foram canceladas. As sessões que já decorreram ficam no curso original, juntamente com a presença. As sessões em que o cliente justificou a ausência não são movidas, e as sessões de reposição atribuídas por causa delas continuam a ser do cliente.
No curso novo o cliente fica inscrito em todas as sessões que nele faltam, independentemente de quantas sessões lhe faltavam no curso original:
O curso novo tem mais sessões — o cliente recebe-as pelo mesmo preço, o preço do pedido não muda.
O curso novo tem menos sessões — as sessões a mais do curso original perdem-se. A janela avisa-o da diferença; se quiser alterar o preço, edite-o no pedido.
Dica: O curso novo pode já estar a decorrer. O cliente recebe então apenas as sessões que ainda não decorreram nele.
O que acontece ao pagamento e ao recibo
A mudança nunca mexe no dinheiro: pago continua pago pelo valor original, não pago continua não pago. Não se cria nenhum pagamento adicional nem nenhum reembolso, mesmo que o curso novo tenha outro preço. Se quiser alterar o preço, edite-o no pedido.
Um pedido pago tem recibo emitido, e esse recibo não muda com a mudança; o nome do curso e a data indicados no recibo continuam a ser os originais. O próprio pedido passa a aparecer no curso novo, assim como na lista de cursos do cliente.
Um pedido não pago passa por completo para o curso novo, incluindo o nome e a data. Se o cliente pagar por transferência bancária, a data de vencimento é recalculada segundo a primeira sessão do curso novo.
Sobre o que a janela o avisa
As situações seguintes não bloqueiam a mudança; só aparece um aviso, para que decida de forma consciente:
Algumas sessões do curso novo estão esgotadas. A reserva é criada acima da capacidade, tal como quando adiciona um participante à mão.
O cliente já está inscrito no curso novo. Ao mover, fica com duas reservas nas mesmas sessões.
O cliente está na lista de espera do curso novo em alguma das sessões. O lugar dele na lista de espera mantém-se sem alterações; se não o deve manter, cancele-o em separado.
O curso novo tem menos sessões por decorrer do que o original (ver acima).
O pedido está pago com um passe, créditos, um plano ou uma sessão de reposição. Ao mover, não verificamos se o passe, o plano ou a sessão de reposição são válidos também para o curso novo nem se algum limite é excedido. Verifique isso nos detalhes do cliente.
O que acontece no curso original
O cliente desaparece da lista de participantes do curso original. As sessões dele que já decorreram, com a presença incluída, continuam nos detalhes de cada sessão, nos detalhes do pedido e nos detalhes do cliente. Em cada sessão libertada fica um lugar livre tal como num cancelamento: se a sessão estava esgotada, a primeira pessoa da respetiva lista de espera sobe automaticamente; caso contrário, segue um aviso para quem pediu para ser notificado quando houver vaga.
Perguntas frequentes
Onde vejo que o cliente foi movido?
No histórico do pedido há um registo com o curso original e o novo, a data da primeira sessão nova, o número de sessões movidas, acrescentadas e retiradas, quem fez a mudança e quando, e a sua nota interna. A mensagem para o cliente não fica no histórico: está apenas no e-mail enviado.
O que recebe o cliente?
Um único e-mail, «Reserva de curso movida», com o nome do curso original e do novo, o número de sessões que faltam e o período em que decorrem, a informação sobre o pagamento, a sua mensagem, o local ou os dados do curso online e um botão para os detalhes do pedido. Se o cliente não tiver e-mail, informe-o de outra forma.
Como cancelo a participação depois de mover?
No curso novo, clique em Cancelar participação no curso junto ao cliente. O cancelamento abrange sempre o pedido completo, ou seja, também as sessões que já decorreram no curso original. Por isso, no curso original esta opção já não está disponível junto ao cliente.
Posso mover apenas uma sessão do curso?
Entre dois cursos não, move-se sempre todo o resto do curso. Uma só sessão do curso pode ser movida para uma aula avulsa, conforme o artigo Como mover um cliente para outra aula sem cancelamento nem reembolso. Para sessões isoladas, use uma sessão de reposição.