Datele de facturare ale clientului reprezintă adresa necesară pentru emiterea unui document de plată (chitanță sau factură). Acest articol acoperă situațiile în care datele de facturare sunt obligatorii, unde le completează clienții și cum le gestionați din panoul de administrare.
Când solicită sistemul datele de facturare de la clienți?
Datele de facturare sunt solicitate de la clienți doar când sunt îndeplinite ambele condiții:
Aveți activată opțiunea Emite chitanțe pentru plăți (în Setări > Plăți).
Și cel puțin una dintre următoarele situații se aplică:
Sunteți plătitor de TVA — sistemul emite automat facturi, iar adresa de facturare a clientului este obligatorie pe fiecare factură.
Sunteți o firmă înregistrată (neplătitoare de TVA) și ați ales Factură ca tip de document în loc de Chitanță.
Sfat: Nu sunteți sigur ce tip de document aveți configurat? Verificați în Setări > Plăți > Chitanțe de plată. Pentru mai multe detalii, consultați Chitanță vs factură.
Când nu sunt necesare datele de facturare?
Sistemul nu solicită datele de facturare în următoarele cazuri:
Nu aveți activată emiterea documentelor de plată.
Nu sunteți plătitor de TVA și emiteți doar chitanțe (un document simplificat care nu include adresa de facturare a clientului).
Clientul plătește cu credite, intrări dintr-un pachet sau o ședință de recuperare — pentru aceste tipuri de plată nu se emite niciun document.
Varianta de preț este gratuită (0).
Cum completează clienții datele de facturare
Dacă studioul Dvs. solicită date de facturare, clienții le completează direct în timpul achiziției sau rezervării. Formularul cu adresa (stradă, oraș, cod poștal, țară) apare ca parte a fluxului de checkout — clientul nu poate trece peste el.
Dacă clientul introduce o adresă de e-mail care există deja în sistem, datele salvate anterior sunt precompletate automat. Nu trebuie să le scrie din nou.
Profilul personal — Date de facturare
Clienții pot vizualiza și actualiza adresa de facturare oricând din Profilul meu > Date de facturare. Dacă nu au completat încă datele de facturare, vor vedea o notă explicativă care precizează că unele studiouri le pot solicita pentru emiterea documentelor de plată.
Adresa de facturare este stocată la nivelul contului de utilizator — este partajată între toate studiourile unde clientul este înregistrat.
Ce faceți în panoul de administrare când un client nu are date de facturare
Dacă adăugați credite, un pachet de intrări sau un abonament pentru un client care nu are adresă de facturare, veți vedea un avertisment. Formularul este blocat și nu poate fi trimis.
Aveți două opțiuni:
Adăugați adresa de facturare a clientului — accesați pagina de detalii a clientului și completați datele acolo.
Continuați fără adresă — faceți clic pe butonul „Am înțeles, continuați". Formularul se deblochează și puteți finaliza comanda. Documentul va fi emis fără datele clientului. Puteți adăuga adresa ulterior în profilul clientului sau direct în detaliile comenzii.
La crearea unei rezervări (clasă, curs, eveniment, programare), avertismentul apare după ce serverul detectează că lipsește adresa de facturare. Puteți folosi același buton de bypass și în acest caz.
Ungaria: Pentru studiourile din Ungaria care au obligația de a emite o szamla (factură), butonul de bypass nu este disponibil. Legislația fiscală maghiară impune o adresă reală de facturare a clientului pe fiecare document.
Datele de facturare pe comenzi
La crearea unei comenzi, sistemul salvează automat un instantaneu al datelor de facturare ale clientului direct pe comandă. Dacă clientul își actualizează adresa ulterior, comenzile anterioare păstrează datele originale — documentul reflectă întotdeauna starea de la momentul achiziției.
Adresa de facturare în detaliile comenzii
În detaliile fiecărei comenzi veți găsi o secțiune Adresă de facturare. Există două stări posibile:
Datele sunt completate — se afișează adresa pe care clientul o avea la momentul comenzii. Faceți clic pe „Editați" pentru a o modifica, dar modificarea se aplică doar acestei comenzi.
Datele lipsesc — veți vedea textul „Această comandă nu conține datele de facturare ale clientului." cu opțiunea de a le adăuga. În acest caz, datele sunt salvate atât pe comandă, cât și în profilul clientului.
Colaborarea (evenimente partajate)
Dacă partajați un eveniment cu un alt studio, setările de facturare urmează întotdeauna studioul sursă (cel care a creat evenimentul). Un client care se înscrie prin studioul partener vede formularul de facturare în funcție de setările studioului sursă. Astfel, documentele sunt emise corect, indiferent de unde s-a înregistrat clientul.
Întrebări frecvente
Unde găsește clientul adresa sa de facturare?
În Profilul meu > Date de facturare, după autentificarea în cont.
Dacă un client își schimbă adresa, se actualizează și pe comenzile anterioare?
Nu. Comenzile anterioare păstrează datele de facturare originale. Noua adresă se folosește doar pentru comenzile viitoare.
Un client este înregistrat la mai multe studiouri — trebuie să completeze adresa de fiecare dată?
Nu. Adresa de facturare este stocată la nivelul contului de utilizator și este partajată între toate studiourile.
De ce nu sunt solicitate datele de facturare la plata cu credite sau un pachet de intrări?
Când un client plătește cu credite, intrări dintr-un pachet sau o ședință de recuperare, nu se emite un nou document de plată — documentul a fost deja creat la achiziția inițială a creditelor sau pachetului.
Pot continua întotdeauna fără adresă de facturare ca administrator?
Da, cu excepția studiourilor din Ungaria. Butonul „Am înțeles, continuați" permite finalizarea comenzii. Puteți adăuga adresa oricând ulterior.
Pot edita adresa de facturare pe o comandă existentă?
Da. În detaliile comenzii, faceți clic pe „Editați" lângă secțiunea Adresă de facturare. Modificarea se salvează doar pe acea comandă.
Articole conexe