När kunder börjar boka individuella besök hittar du alla bokningar överskådligt på ett ställe. I denna artikel lär du dig hur du hanterar bokningar, vilka statusar de har och hur godkännandeprocessen fungerar.
Bokningsöversikt
Alla bokningar finns under Meny → Individuella bokningar → Bokningar. Översiktssidan visar:
Dagens bokningar — Hur många besök som är planerade idag.
Kommande bokningar — Totalt antal framtida bekräftade bokningar.
Väntar — Bokningar som väntar på ditt godkännande (om manuellt godkännande är aktiverat).
Genomförda denna månad — Antal genomförda besök under innevarande månad.
Bokningsstatusar
Varje bokning befinner sig i en av dessa statusar:
Väntar på bekräftelse
Bokningen har skapats men väntar på ditt godkännande. Denna status används bara när manuellt godkännande av bokningar är aktiverat (se nedan). Kunden informeras om att bokningen väntar på bekräftelse.
Bekräftad
Bokningen är giltig och besöket är planerat. Om manuellt godkännande inte är aktiverat skapas bokningar direkt i denna status.
Avbokad
Bokningen har avbokats. Systemet registrerar vem som avbokade:
Kund — Kunden avbokade via den offentliga sidan.
Specialist — Specialisten/instruktören avbokade.
Administratör — Studioadministratören avbokade från adminpanelen.
System — Automatisk avbokning (t.ex. en obekräftad bokning efter besökstiden har passerat).
Uteblev
Kunden dök inte upp till ett bekräftat besök. Du kan sätta denna status manuellt efter besökstiden.
Manuellt godkännande av bokningar
Om du vill ha kontroll över vem som kommer och när kan du aktivera manuellt godkännande av bokningar. Nya bokningar skapas då som väntande istället för bekräftade.
Hur godkännande fungerar
En kund skapar en bokning → statusen sätts till Väntar.
Specialisten (eller administratören) får ett e-postmeddelande om den nya förfrågan.
I adminpanelen öppnar du bokningsdetaljerna och väljer:
Bekräfta — Bokningen bekräftas och kunden får ett bekräftelsemail.
Avslå — Bokningen avslås och kunden får ett avslagsmail, valfritt med anledning.
Om en väntande bokning inte godkänns innan besökstiden startar, avbokar systemet den automatiskt.
Betalning vid manuellt godkännande
När manuellt godkännande är aktiverat behandlas betalningen först efter att bokningen bekräftats. Kunden betalar inte vid förfrågan utan först när du godkänner den.
Markera som utebliven
Efter en besökstid kan du markera en bekräftad bokning som utebliven. Knappen Uteblev visas bara när:
Besökstiden har passerat.
Bokningen har statusen Bekräftad.
Kundens uteblivandestatistik uppdateras automatiskt och hjälper dig identifiera opålitliga kunder. Läs mer i "Oursäktad frånvaro (No-shows)".
Avboka från administrationen
Som administratör kan du avboka vilken bokning som helst direkt från adminpanelen. Vid avbokning:
Du kan ange en avbokningsorsak som visas för kunden i e-postmeddelandet.
Systemet avgör automatiskt om en avbokningsavgift tillkommer enligt dina avbokningsvillkor.
Kunden får ett avbokningsmail.
Bokningar i kalendern
Alla individuella besök visas automatiskt i Zenamus huvudkalender bredvid gruppklasserna. Du kan växla mellan gruppklassvyn och individuella bokningar med hjälp av väljaren i kalenderhuvudet.
Läs mer om betalningsinställningar och avbokningsvillkor i "Betalningar och avbokningsvillkor".