Kundens faktureringsuppgifter är de adressuppgifter som systemet behöver för att utfärda ett betalningsdokument (kvitto eller faktura). Den här artikeln går igenom när faktureringsuppgifter krävs, var kunder fyller i dem och hur du hanterar dem i administrationspanelen.
När kräver systemet faktureringsuppgifter från kunder?
Faktureringsuppgifter krävs från kunder bara när båda dessa villkor är uppfyllda:
Du har aktiverat Utfärda betalningskvitton (under Inställningar > Betalningar).
Och minst ett av följande gäller:
Du är momsregistrerad — systemet utfärdar automatiskt fakturor och kundens faktureringsadress är obligatorisk på varje faktura.
Du är ett registrerat företag (inte momsregistrerat) och har valt Faktura som dokumenttyp istället för Kvitto.
Tips: Osäker på vilken dokumenttyp du har valt? Kolla under Inställningar > Betalningar > Betalningskvitton. Mer information finns i Kvitto vs faktura.
När krävs inte faktureringsuppgifter?
Systemet frågar inte kunder efter faktureringsuppgifter i dessa fall:
Du har inte aktiverat utfärdande av betalningskvitton.
Du är inte momsregistrerad och utfärdar bara kvitton (ett förenklat dokument som inte innehåller kundens faktureringsadress).
Kunden betalar med krediter, klipp från ett klippkort eller ett ersättningspass — inget dokument utfärdas för dessa betalningssätt.
Prisvarianten är gratis (0).
Hur kunder fyller i sina faktureringsuppgifter
Om din studio kräver faktureringsuppgifter fyller kunden i dem direkt vid köpet eller bokningen. Adressformuläret (gatuadress, stad, postnummer, land) visas som en del av kassaflödet — kunden kan inte hoppa över det.
Om kunden anger en e-postadress som redan finns i systemet fylls de tidigare sparade uppgifterna i automatiskt. Kunden behöver inte skriva in allt igen.
Profil — Faktureringsuppgifter
Kunder kan se och uppdatera sin faktureringsadress när som helst under Min profil > Faktureringsuppgifter. Om faktureringsuppgifterna inte är ifyllda visas en notis som förklarar att vissa studior kan kräva dem för att utfärda betalningsdokument.
Faktureringsadressen sparas på användarkontot — den delas mellan alla studior där kunden är registrerad.
Vad gör du i administrationspanelen när en kund saknar faktureringsuppgifter
Om du lägger till krediter, ett klippkort eller ett medlemskap för en kund som saknar faktureringsadress visas en varning. Formuläret är blockerat och kan inte skickas.
Du har två alternativ:
Lägg till kundens faktureringsadress — gå till kunddetaljsidan och fyll i den där.
Fortsätt utan adress — klicka på knappen "Jag förstår, fortsätt". Formuläret låses upp och du kan slutföra beställningen. Dokumentet utfärdas utan kundens uppgifter. Du kan lägga till adressen senare i kundprofilen eller i orderdetaljen.
När du skapar en bokning (klass, kurs, evenemang, individuell bokning) visas varningen när servern upptäcker att faktureringsadressen saknas. Du kan använda samma bypassknapp även här.
Ungern: För ungerska studior som måste utfärda en számla (faktura) finns bypassknappen inte tillgänglig. Ungersk skattelagstiftning kräver en verklig faktureringsadress på varje dokument.
Faktureringsuppgifter på beställningar
När en beställning skapas sparar systemet automatiskt en ögonblicksbild av kundens faktureringsuppgifter direkt på beställningen. Om kunden uppdaterar sin adress senare behåller äldre beställningar de ursprungliga uppgifterna — dokumentet speglar alltid läget vid köptillfället.
Faktureringsadress i orderdetaljen
I varje orderdetalj hittar du en Faktureringsadress-sektion. Det finns två möjliga lägen:
Uppgifterna är ifyllda — adressen kunden hade vid beställningstillfället visas. Klicka på "Redigera" för att ändra, men ändringen gäller bara denna beställning.
Uppgifterna saknas — du ser texten "Denna beställning saknar kundens faktureringsuppgifter." med möjlighet att lägga till dem. I det här fallet sparas uppgifterna både på beställningen och i kundprofilen.
Samarbete (delade aktiviteter)
Om du delar en aktivitet med en annan studio följer faktureringsinställningarna alltid källstudion (den som skapade aktiviteten). En kund som anmäler sig via en partnerstudio ser faktureringsformuläret baserat på källstudions inställningar. Dokumenten utfärdas korrekt oavsett var kunden registrerade sig.
Vanliga frågor
Var hittar en kund sin faktureringsadress?
Under Min profil > Faktureringsuppgifter efter inloggning.
Om en kund ändrar sin adress, uppdateras äldre beställningar?
Nej. Äldre beställningar behåller de ursprungliga faktureringsuppgifterna. Den nya adressen används bara för framtida beställningar.
En kund är registrerad hos flera studior — behöver hen fylla i adressen varje gång?
Nej. Faktureringsadressen sparas på användarkontot och delas mellan alla studior.
Varför krävs inte faktureringsuppgifter vid betalning med krediter eller klippkort?
När en kund betalar med krediter, klipp från ett klippkort eller ett ersättningspass utfärdas inget nytt betalningsdokument — dokumentet skapades redan vid det ursprungliga köpet av kreditpaketet eller klippkortet.
Kan jag som administratör alltid fortsätta utan faktureringsadress?
Ja, förutom för ungerska studior. Knappen "Jag förstår, fortsätt" låter dig slutföra beställningen. Du kan lägga till adressen när som helst senare.
Kan jag redigera faktureringsadressen på en befintlig beställning?
Ja. I orderdetaljen klickar du på "Redigera" bredvid Faktureringsadress-sektionen. Ändringen sparas bara för den specifika beställningen.
Relaterade artiklar