Bookingdetaljen er hovedskærmen for det daglige arbejde i sektionen Individuelle bookinger. Denne guide viser dig, hvad du finder der, hvilke handlinger du kan bruge, og i hvilken rækkefølge. Du åbner en bookingdetalje under Individuelle bookinger > Bookinger ved at klikke på bookingen i tabellen (eller vælge Se detaljer i dens handlingsmenu). Bookingstatusser, manuel godkendelse og aflysning er forklaret mere detaljeret i Individuelle bookinger: håndtering af bookinger.
Hvad du ser i bookingdetaljen
Information om ydelse, dato, tidspunkt og varighed.
Bookingstatus: Afventer, Bekræftet, Gennemført, Aflyst eller Mødte ikke op.
Den tilknyttede ordre og betalingsinformation.
Kunde, behandler og lokation.
Feltet Intern note, hvis du udfyldte det, da du oprettede bookingen med Tilføj booking. Den interne note hører kun til denne ene booking. Den er ikke det samme som Noter i kundedetaljen og kopieres ikke dertil.
Hovedhandlinger i detaljen
Godkend eller afvis en afventende booking
For bookinger, der afventer godkendelse, klikker du på Godkend for at bekræfte aftalen eller på Afvis anmodning for at afvise den. Når du afviser en anmodning, kan du tilføje en valgfri Grund til afvisning, og kunden får besked på e-mail.
Aflys en booking
Klik på Aflys booking. I dialogen kan du tilføje en Note med årsagen og skrive en E-mailbesked til kunden. Systemet evaluerer aflysningslogikken ud fra dine indstillinger og betalingsmetoden.
Markér som udeblivelse
Brug dette, når kunden ikke mødte op. Knappen Mødte ikke op vises kun for en bekræftet booking, efter at aftalens starttidspunkt er passeret, og kun hvis bookingen stadig ikke er betalt (Afventer betaling). Når du bekræfter, får bookingen status Mødte ikke op, betalingen markeres som Ubetalt, og kunden fremhæves som en kunde med ubetalte ordrer.
Skift behandler eller lokation
For redigerbare bookinger kan du skifte behandler eller lokation uden at skulle oprette en ny booking. Klik på blyantikonet ud for Behandler eller Lokation, vælg den nye, og klik på Gem. Du kan kun vælge en behandler, der er tildelt bookingens ydelse og ikke har en anden booking på det tidspunkt. Zenamu giver automatisk kunden besked om ændringen på e-mail.
Send en tilpasset besked til kunden
Beskeden sendes ikke fra selve bookingdetaljen. Under Individuelle bookinger > Bookinger åbner du handlingsmenuen for bookingen i tabellen og vælger Send besked. Skriv din Besked, vælg eventuelt en behandler under Send en kopi til behandleren, og klik på Send besked. Muligheden vises kun, hvis kunden har en e-mailadresse.
Tip: Brug interne begrundelser og en konsekvent kommunikationsstil. Det gør overdragelser mellem reception, behandlere og ledelse meget smidigere.
Almindelige scenarier
En booking afventer stadig, og aftalen nærmer sig
Beslut så hurtigt som muligt (godkend eller afvis), så kunden ikke sidder og venter uden information. Hvis en afventende booking ikke bliver godkendt, inden aftalen starter, aflyser Zenamu den automatisk.
En kunde ringer og siger, de ikke kan komme i sidste øjeblik
Aflys bookingen fra adminpanelet, tilføj en begrundelse, og tjek resultatet af aflysningen i ordren.
En behandler er syg, og jeg har brug for en afløser
Skift behandleren i bookingdetaljen. Zenamu sender automatisk kunden en e-mail om ændringen; send kun en tilpasset besked, hvis du vil tilføje flere oplysninger.
Afløseren skal være tildelt den pågældende ydelse og være ledig på det tidspunkt.
FAQ
Hvornår vises handlingen for udeblivelse?
For bekræftede bookinger, når aftalens starttidspunkt er passeret, så længe bookingen stadig ikke er betalt.
Hvorfor kan jeg ikke ændre behandleren eller lokationen?
Du kan kun ændre dem for kommende bookinger, der ikke er aflyst eller markeret som „Mødte ikke op“. Tidligere aftaler kan ikke ændres. Du skal også have tilladelsen Manager eller Administrator.
Hvornår bør jeg sende en tilpasset besked?
Når der er en ændring, der påvirker kunden (tidsændring, logistiske instruktioner). Ændringer af behandler eller lokation sendes automatisk til kunden.