Mit einer Teilnehmererklärung können Sie von Kunden verlangen, dass sie vor der Buchung wichtige Informationen bestätigen (z. B. Gesundheitszustand, informierte Einwilligung, Haftungsausschluss). Dieser Artikel führt Sie durch den gesamten Ablauf — von der Erstellung einer Vorlage bis zum Umgang mit Situationen, in denen ein Kunde die aktuelle Version noch nicht unterschrieben hat.
Was ist eine Teilnehmererklärung und wann wird sie verwendet
Eine Teilnehmererklärung ist eine eigenständige Erklärung, die an eine Buchung gebunden ist.
Sie kann sowohl bei Online-Buchungen als auch bei Buchungen aus dem Adminbereich verlangt werden.
Hat ein Kunde die aktuelle Version nicht unterschrieben, kann seine Buchung blockiert werden.
Vorlage einrichten
Erstellen Sie eine Vorlage: Name, Inhalt und Formularfelder.
Fügen Sie alle Pflichtfelder hinzu, die vor der Unterschrift ausgefüllt werden müssen.
Nutzen Sie die Vorschau, um zu prüfen, ob Text und Felder aus Kundensicht verständlich sind.
Testen Sie den Ablauf nach dem Speichern mit einer tatsächlichen Buchung.
Tipp: Halten Sie Ihre Teilnehmererklärung kurz und verständlich. Ein langer oder unklarer Text erhöht die Abbruchquote bei Buchungen.
Versionen der Teilnehmererklärung und warum der Änderungsgrund wichtig ist
Wenn Sie eine bestehende Vorlage bearbeiten, wird eine neue Version erstellt. Kunden, die eine ältere Version unterschrieben haben, werden möglicherweise aufgefordert, die aktuelle Version zu unterschreiben.
Geben Sie bei der Bearbeitung einen Änderungsgrund an (für die interne Nachverfolgung).
Informieren Sie Ihre Kunden vorab über wesentliche Änderungen.
Prüfen Sie nach der Veröffentlichung einer neuen Version das öffentliche Buchungsformular.
Unterschrift während der Buchung
Ist eine Teilnehmererklärung aktiv, bestätigt der Kunde seine Einwilligung und füllt die erforderlichen Daten einschließlich Unterschrift während des Buchungsvorgangs aus.
Kunde hat eine aktuelle Unterschrift
Die Buchung läuft normal weiter, ohne Unterbrechung.
Kunde hat keine aktuelle Unterschrift
Das System fordert ihn auf, die Teilnehmererklärung auszufüllen und zu unterschreiben. Die Buchung kann erst nach Abschluss fortgesetzt werden.
Ausnahme im Adminbereich — Buchung im Namen eines Kunden erstellen
Wenn Sie eine Buchung aus dem Adminbereich erstellen, kann es vorkommen, dass der Kunde die aktuelle Teilnehmererklärung noch nicht unterschrieben hat. In diesem Fall können Sie eine Ausnahme bestätigen und fortfahren.
Wann eine Ausnahme sinnvoll ist
In betrieblichen Ausnahmesituationen (z. B. eine kurzfristige telefonische Buchung).
Der Kunde hat seine Einwilligung bereits auf anderem Weg gegeben und die Unterschrift wird nachgeholt.
Wann Sie keine Ausnahme machen sollten
Als routinemäßige Abkürzung anstelle der tatsächlichen Unterschrift.
Wenn Sie sich über die rechtlichen oder betrieblichen Auswirkungen nicht sicher sind.
Wichtig: Eine Ausnahme bedeutet, dass Sie die Buchung bewusst ohne aktuelle Unterschrift der Teilnehmererklärung durchführen.
Häufige Probleme und Lösungen
„Die Buchung lässt sich nicht abschließen"
Prüfen Sie, ob der Kunde die aktuelle Version der Teilnehmererklärung unterschrieben hat und ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.
„Der Kunde hat bereits unterschrieben, aber das System verlangt erneut eine Unterschrift"
Wahrscheinlich wurde eine neue Version der Vorlage veröffentlicht. Eine Unterschrift auf einer älteren Version gilt nicht als Unterschrift auf der aktuellen.
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