Wenn Sie die Anwesenheit und den Zahlungsstatus bei jedem Teilnehmer korrekt erfassen, wirkt sich das direkt auf Ihre Berichte und die Finanzübersicht aus. Dieser Artikel erklärt die verfügbaren Status und wie Sie sie richtig verwenden.
Anwesenheitsstatus
Jeder Teilnehmer einer Stunde kann einen von zwei Anwesenheitsstatus haben:
Anwesend — der Kunde hat an der Stunde teilgenommen.
Abwesend — der Kunde ist nicht erschienen.
Sie können jederzeit zwischen diesen Status wechseln — vor, während oder nach der Stunde — über die Aktionsschaltflächen auf der Teilnehmerkarte im Stundendetail.
Zahlungsstatus
Der Zahlungsstatus zeigt Ihnen, ob der Teilnehmer für die Stunde bezahlt hat:
Bezahlt — die Zahlung ist eingegangen. Karte, PayPal, Guthaben, Eintritte und Mitgliedschaften werden automatisch als bezahlt markiert, Zahlungen vor Ort oder per Banküberweisung erst, wenn Sie sie erfassen.
Zahlung ausstehend — es wurde noch keine Zahlung erfasst. Bei Zahlung vor Ort oder per Banküberweisung hat der Kunde noch nicht bezahlt, oder Sie haben die Zahlung noch nicht erfasst. Bestellungen per Karte oder PayPal bleiben nicht in diesem Status: Werden sie nicht bezahlt, werden sie automatisch storniert.
Nicht bezahlt — Sie haben selbst auf Als nicht bezahlt markieren geklickt, weil die erwartete Zahlung nicht eingegangen ist. Sie können die Zahlung später trotzdem noch erfassen.
So markieren Sie Anwesenheit und Zahlung
Öffnen Sie das Stundendetail und suchen Sie den Teilnehmer, den Sie aktualisieren möchten. Je nach aktuellem Status sehen Sie eine oder mehrere Aktionsschaltflächen:
Als anwesend markieren — setzt den Teilnehmer auf anwesend.
Als abwesend markieren — setzt den Teilnehmer auf abwesend.
Zahlung erfassen — erfasst, dass die Zahlung eingegangen ist. Diese Schaltfläche ist nur bei Zahlung vor Ort oder per Banküberweisung verfügbar.
Als nicht bezahlt markieren — für eine Buchung mit ausstehender Zahlung, wenn der Kunde nicht wie erwartet bezahlt hat.
Buchung stornieren — storniert die Buchung des Kunden. Nachdem die Stunde stattgefunden hat, heißt die Schaltfläche Buchung rückwirkend stornieren (nicht möglich bei Zahlung per Karte oder PayPal). Bei einem Teilnehmer, der als anwesend markiert ist, wird sie nicht angezeigt, und nur Personen mit der Berechtigung Manager oder Administrator sehen sie.
Tipp: Bei automatischen Zahlungsmethoden (Karte, PayPal, Guthaben, Eintritte, Mitgliedschaft) wird der Zahlungsstatus automatisch aktualisiert. Sie müssen diese Zahlungen nicht erfassen.
Häufige Situationen
Kunde war da und hat bezahlt
Klicken Sie auf Als anwesend markieren. Wenn der Kunde vor Ort oder per Banküberweisung bezahlt hat, klicken Sie zusätzlich auf Zahlung erfassen. Bei Kartenzahlung, Guthaben und anderen automatischen Zahlungsmethoden ist der Zahlungsstatus bereits gesetzt.
Kunde ist nicht erschienen
Belassen Sie den Teilnehmer im Status Abwesend (Standardstatus). Falls Sie ihn versehentlich als anwesend markiert haben, klicken Sie auf Als abwesend markieren.
Einen Fehler korrigieren
Wenn Sie den falschen Status gesetzt haben, ist das kein Problem — Sie können ihn jederzeit ändern. Nach der Änderung erscheinen neue Aktionsschaltflächen, mit denen Sie den Status weiter anpassen können. Haben Sie jemanden z. B. versehentlich als anwesend markiert, klicken Sie auf Als abwesend markieren.
FAQ
Wann sollte ich die Anwesenheit erfassen?
Am besten direkt nach Ende der Stunde, damit Ihre Berichte und Statistiken aktuell bleiben.
Warum sehe ich die Schaltfläche „Zahlung erfassen“ nicht?
Diese Schaltfläche erscheint nur bei Zahlung vor Ort oder per Banküberweisung. Wenn der Kunde per Karte oder PayPal, mit Guthaben, Eintritten oder einer Mitgliedschaft bezahlt hat, wird die Zahlung automatisch verarbeitet und es gibt nichts zu erfassen.
Kann ich den Status auch nach der Stunde noch ändern?
Ja. Sie können Anwesenheit und Zahlung auch nachträglich erfassen — die Aktionsschaltflächen bleiben auch nach dem Stundendatum verfügbar.
Wo sehe ich, ob ein Kunde bei vergangenen Stunden da war?
Die Anwesenheit wird bei der Stunde gespeichert, nicht beim Kunden. Öffnen Sie das Detail der betreffenden Stunde — dort steht bei jedem Teilnehmer Anwesend oder Abwesend.
Im Kundendetail sehen Sie die Anwesenheit nicht. Eine grün markierte Buchung bedeutet dort nur, dass die Stunde bereits stattgefunden hat — ob der Kunde tatsächlich da war, lässt sich daran nicht erkennen. Eine Übersicht über die Fehlzeiten eines Kunden über mehrere Stunden hinweg gibt es bisher nicht.
Ich habe einen Teilnehmer versehentlich als bezahlt markiert — wie mache ich das rückgängig?
Eine erfasste Zahlung lässt sich in der App nicht auf unbezahlt zurücksetzen. Als nicht bezahlt markieren funktioniert nur bei Buchungen, deren Zahlung noch aussteht. Schreiben Sie uns im Chat in der App, wir korrigieren das auf unserer Seite.