Dieser Artikel behandelt die Bestellungen Ihrer Kunden im Bereich Bestellungen des Adminbereichs: was jede Bestellaktion bewirkt (Zahlung erfassen, Als nicht bezahlt markieren, Rückerstattung bestätigen, Betrag bearbeiten und das Herunterladen von Dokumenten), wann Sie sie verwenden und wie Sie selbst eine Bestellung für einen Kunden anlegen. Es geht nicht um das monatliche Bestelllimit Ihres Zenamu-Tarifs (siehe Was passiert, wenn ich das Bestelllimit oder das Limit für Kursreihen und Events meines Tarifs erreiche?) und nicht um die Rechnungen, die Zenamu Ihnen für Ihren Tarif ausstellt (siehe Wo finde ich die Rechnung für das Zenamu-Buchungssystem?).

Wo Sie die Bestellaktionen finden

Klicken Sie in der linken Seitenleiste des Adminbereichs auf Bestellungen. Diesen Menüpunkt sehen Nutzer mit der Berechtigung Manager oder Administrator.
Klicken Sie in der Liste neben der Bestellung auf die drei Punkte (⋯) in der Spalte Aktionen. Das Menü zeigt die für diese Bestellung verfügbaren Aktionen sowie Bestelldetails.
Oder öffnen Sie die Bestelldetails. Dort finden Sie oben die Schaltflächen Zahlung erfassen, Rückerstattung bestätigen und Zahlungsbeleg herunterladen; die übrigen Aktionen stehen im Menü mehr (⋯) daneben.

Es werden nur die Aktionen angezeigt, die zur Zahlungsmethode und zum Zahlungsstatus der Bestellung passen. Fehlt eine Aktion, prüfen Sie zuerst diese beiden Spalten.

Hauptaktionen und wann Sie sie verwenden

Betrag bearbeiten

Mit Betrag bearbeiten korrigieren Sie den Preis einer Bestellung (z. B. individuelle Vereinbarung, Preisfehler). Den Betrag können Sie nur bei Bestellungen ändern, die vor Ort oder per Banküberweisung bezahlt werden. Bei anderen Zahlungsmethoden (z. B. Karte oder PayPal) ist die Option ausgegraut. Überprüfen Sie nach der Änderung immer die zugehörigen Dokumente und internen Notizen.

Zahlung erfassen / Als nicht bezahlt markieren

Zahlung erfassen markiert eine Bestellung als bezahlt, wenn der Kunde vor Ort oder per Banküberweisung bezahlt hat. Die Aktion steht bei Bestellungen im Status Zahlung ausstehend oder Nicht bezahlt zur Verfügung. Geben Sie im Fenster Bestellstatus ändern das Zahlungsdatum ein und klicken Sie auf Bezahlt. Bestellungen per Karte und PayPal ändern ihren Status automatisch, deshalb wird die Aktion dort nicht angeboten.

Als nicht bezahlt markieren gibt es nur bei Bestellungen mit Zahlung vor Ort oder per Banküberweisung, die noch im Status Zahlung ausstehend sind. Seien Sie vorsichtig mit „nicht bezahlt“ — stellen Sie sicher, dass der Status der Realität entspricht.

Stornierung und Rückerstattungsbestätigung

Wenn eine bezahlte Bestellung storniert wird und Sie das Geld selbst zurückzahlen müssen (typischerweise bei Zahlung per Banküberweisung), zeigt die Bestellung den Status Rückerstattung ausstehend. Zenamu überweist dieses Geld nicht für Sie. Sobald Sie das Geld tatsächlich an den Kunden zurückgezahlt haben (z. B. per Banküberweisung), klicken Sie bei der Bestellung auch auf Rückerstattung bestätigen. Rückerstattung bestätigen wird nur bei stornierten Bestellungen mit Banküberweisung oder Zahlung vor Ort angeboten, die auf eine Rückerstattung warten.

Dokumente herunterladen

Je nach Bestellstatus können Sie einen Zahlungsbeleg (Zahlungsbeleg herunterladen) oder einen Stornobeleg (Stornobeleg herunterladen) herunterladen. Dokumente lassen sich in allen Tarifen außer Free und Lite herunterladen, und nur wenn Zahlungsbelege ausstellen unter Einstellungen › Zahlungen eingeschaltet ist.

Typische Szenarien

Kunde hat per Banküberweisung bezahlt, aber die Bestellung zeigt weiterhin „unbezahlt“

Wenn der automatische Zahlungsabgleich die Zahlung nicht erkannt hat, prüfen Sie den Zahlungseingang auf Ihrem Bankkonto. Öffnen Sie dann die Bestellung und klicken Sie auf Zahlung erfassen.

Hinweis: Der automatische Zahlungsabgleich für Banküberweisungen ist nur im Ultimate-Tarif verfügbar. Bei einem anderen Tarif müssen Sie Überweisungsbestellungen anhand Ihrer Kontobewegungen manuell als bezahlt markieren.

Bestellung ist storniert und wartet auf manuelle Rückerstattung

Sie überweisen das Geld außerhalb von Zenamu (Banküberweisung oder Barzahlung). Anschließend klicken Sie bei der Bestellung auf Rückerstattung bestätigen, damit sie finanziell abgeschlossen ist.

Bestellung hat einen falschen Betrag

Verwenden Sie Betrag bearbeiten (nur bei Bestellungen mit Zahlung vor Ort oder per Banküberweisung) und ergänzen Sie optional eine interne Notiz, die den Grund der Änderung erklärt.

Kunden in eine andere Stunde umbuchen, ohne eine Rückerstattung auszustellen

Manchmal möchte ein Kunde nur seine Buchung von einer Stunde auf eine andere verschieben – das Geld will er nicht zurück. Eine eigene Schaltfläche „Umbuchen“ gibt es in Zenamu nicht, doch Sie können die Zahlung in zwei Schritten erhalten:

Öffnen Sie die ursprüngliche Stunde und stornieren Sie die Buchung des Kunden ohne Rückerstattung. Das Geld bleibt auf der Bestellung.
Öffnen Sie die neue Stunde und legen Sie für den Kunden aus dem Adminbereich eine neue Buchung an, und zwar über Teilnehmer hinzufügen. Wählen Sie als Preis Individueller Preis und geben Sie 0 ein – der Kunde hat über die ursprüngliche Bestellung bereits bezahlt, daher wird mit dieser Buchung lediglich die neue Buchung erfasst, ohne erneut abgerechnet zu werden.

Tipp: Hat der Kunde mit Eintrittspaket, Mitgliedschaft oder Guthaben bezahlt, buchen Sie ihn einfach in die neue Stunde um – der Eintritt bzw. das Guthaben, mit dem er bezahlt hat, wird automatisch wieder gutgeschrieben, sobald Sie die ursprüngliche Buchung stornieren.

So legen Sie selbst eine Bestellung für einen Kunden an (z. B. nachträglich für eine vergangene Stunde)

Ein leeres Bestellformular gibt es in Zenamu nicht — eine Bestellung entsteht immer aus einer Buchung oder einem Kauf. Wenn ein Kunde also eine Bestellung und ein Dokument für eine bereits vergangene Stunde braucht, beginnen Sie bei der Buchung:

Öffnen Sie die Stunde — das funktioniert auch bei vergangenen Stunden — und legen Sie aus dem Adminbereich eine Buchung für den Kunden an, und zwar über Teilnehmer hinzufügen. Wählen Sie als Zahlungsmethode Zahlung vor Ort oder Banküberweisung, denn nur solche Bestellungen lassen sich manuell als bezahlt markieren.
Zenamu erstellt die passende Bestellung automatisch.
Erfassen Sie die Zahlung: Haken Sie im Buchungsformular Als bezahlt markieren an, oder öffnen Sie die Bestellung später unter Bestellungen, klicken Sie auf Zahlung erfassen, geben Sie das Zahlungsdatum ein und klicken Sie auf Bezahlt.
Laden Sie das Dokument im Bestelldetail mit Zahlungsbeleg herunterladen herunter — einen Zahlungsbeleg oder eine Rechnung. Rechnungen sind in den Tarifen Expert und Ultimate sowie während der Testphase verfügbar, und die Rechnungsdaten des Kunden müssen auf der Bestellung ausgefüllt sein.

Soll der Preis vom Standardpreis abweichen, verwenden Sie im Bestelldetail Betrag bearbeiten.

Bei Eintrittspaketen und Mitgliedschaften funktioniert es genauso, nur mit einem anderen Ausgangspunkt: Sie stellen sie im Kundendetail aus (Mitgliedschaft hinzufügen oder durch Hinzufügen von Guthaben bzw. Eintritten). Dort legen Sie einen eigenen Preis fest, auch 0, und die Bestellung entsteht automatisch.

FAQ

Wie entscheide ich zwischen Rückerstattungsbestätigung und „unbezahlt“?

Wenn Sie tatsächlich Geld an den Kunden zurückgegeben haben, verwenden Sie Rückerstattung bestätigen.

„Unbezahlt“ dient einem anderen Zweck — es kennzeichnet einen Kunden, der eine bestätigte Buchung mit Vor-Ort- oder Überweisungszahlung hatte, aber nicht erschienen ist und nicht bezahlt hat. Nach dieser Kennzeichnung erscheint der Kundenname im System rot mit zusätzlichen Informationen über offene Verpflichtungen.

Ich habe eine Zahlung versehentlich bestätigt — kann ich die Bestellung wieder auf unbezahlt setzen?

Nicht selbst. Sobald eine Zahlung bestätigt ist, lässt sie sich in der App nicht mehr auf unbezahlt zurücksetzen — „unbezahlt“ kennzeichnet, wie oben beschrieben, einen Kunden mit offener Schuld und macht keine bestätigte Zahlung rückgängig.

Schreiben Sie uns im Chat in der App, wir korrigieren das auf unserer Seite.

Wo lade ich den Stornobeleg herunter?

Wählen Sie in den Bestellaktionen Stornobeleg herunterladen. Falls die Option nicht verfügbar ist, überprüfen Sie den Bestellstatus.

Ein Stornobeleg ist nur verfügbar, wenn für die Bestellung ein Zahlungsbeleg existiert.

Beeinflusst die Betragsänderung die Buchhaltung?

Ja, sie kann sich auf zugehörige Dokumente und Berichte auswirken. Nehmen Sie Änderungen nur vor, wenn Sie einen konkreten Grund haben.

Bestellverwaltung im Adminbereich: Bestellaktionen und Bestellung für einen Kunden anlegen