Der Zahlungsbeleg entsteht in dem Moment, in dem die Bestellung bezahlt wird. Erst dann bekommt er seine Nummer aus dem Nummernkreis, sein Ausstellungsdatum und, bei Rechnungen, das Leistungsdatum. Diese drei Angaben ändern sich danach nicht mehr, auch nicht, wenn Sie die Bestellung später bearbeiten oder stornieren.

Das gilt für jede Zahlungsmethode gleichermaßen. Bei Karte und PayPal steht der Beleg fast unmittelbar nach der Zahlung bereit. Bei Banküberweisung oder Zahlung vor Ort erscheint er, sobald Sie die Zahlung mit Ihrem Bankkonto abgleichen oder sie in der Bestellung mit Zahlung erfassen eintragen.

Zenamu stellt Belege nur aus, wenn in den Einstellungen im Bereich Zahlungen die Option Zahlungsbelege ausstellen aktiviert ist und Ihr Tarif das erlaubt. Ohne diese Einstellung funktionieren Ihre Bestellungen genau gleich, sie haben nur keinen Beleg.

Solange die Bestellung nicht bezahlt ist, gibt es keinen Beleg, sondern eine Zahlungsaufforderung. Der Kunde bekommt eine E-Mail mit den Angaben zur Banküberweisung, der Zahlungsreferenz und einem Fälligkeitsdatum. Eine Zahlungsaufforderung hat keine Belegnummer und gehört nicht in Ihre Buchhaltung. Sie ist nur die Aufforderung zu zahlen.

Das Fälligkeitsdatum steht in dieser E-Mail, und Zenamu berechnet es ab dem Zeitpunkt, an dem die Bestellung angelegt wurde. Es liegt nie nach dem Beginn der gebuchten Stunde. Läuft das Fälligkeitsdatum ab, storniert Zenamu die Bestellung nicht von selbst. Diese Entscheidung liegt bei Ihnen.

Wenn Ihr Studio Belege ausstellt, weist die E-Mail den Kunden außerdem darauf hin, dass er den Beleg nach Zahlungseingang in den Bestelldetails herunterladen kann.

Eine Rechnung trägt die Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum, das Leistungsdatum und das Bestelldatum.

Das Ausstellungsdatum ist der Tag, an dem die Bestellung bezahlt wurde. Das Bestelldatum ist der Tag, an dem die Bestellung angelegt wurde, also der Tag der Buchung oder des Kaufs. Bei später bezahlten Buchungen unterscheiden sich diese beiden Datumsangaben, und das ist korrekt.

Das Leistungsdatum kann vor dem Ausstellungsdatum liegen, etwa wenn der Kunde die Stunde besucht, bevor die Zahlung eingezogen ist. Zenamu erstellt den Beleg erst, wenn die Zahlung tatsächlich eingezogen wurde, das Ausstellungsdatum beruht also nie auf einer bloßen Kartenautorisierung.

Auf einer Quittung, also dem Beleg, den nicht umsatzsteuerpflichtige Studios ausstellen, stehen die Quittungsnummer, das Bestelldatum und die Bestellnummer. Sie hat kein Leistungsdatum, und anders als eine Rechnung führt sie auch das Ausstellungsdatum nicht auf, obwohl Sie dieses Datum in den Bestelldetails weiterhin sehen.

Öffnen Sie im Adminbereich Bestellungen und klicken Sie die Bestellung an: In den Bestelldetails stehen Belegnummer, Ausstellungsdatum und Leistungsdatum. Der Kunde sieht dieselben Angaben in den Bestelldetails in seinem Konto.

Solange die Bestellung unbezahlt ist, fehlen diese Zeilen, weil der Beleg noch nicht existiert.

Wenn Sie eine Bestellung bearbeiten, zu der bereits ein Beleg existiert, weist Zenamu Sie darauf hin, dass die Änderung auf dem Beleg erscheint. Nummer und Ausstellungsdatum bleiben unverändert.

Zu einer unbezahlten Bestellung gibt es keinen Beleg, bei der Stornierung wird also auch keiner ausgestellt. Eine solche Bestellung verbraucht auch keine Nummer aus dem Nummernkreis, in Ihrer Nummerierung entsteht deshalb keine Lücke.

Sobald Geld an den Kunden zurückgeht, stellt Zenamu einen Stornobeleg aus, der auf die ursprüngliche Rechnung oder Quittung verweist. Die Überschrift auf dem Dokument selbst lautet Rechnungskorrektur, bei einer ursprünglichen Quittung Belegkorrektur, während die Schaltfläche in den Aktionen der Bestellung Stornobeleg herunterladen heißt. Sein Ausstellungsdatum ist der Tag der Stornierung, der ursprüngliche Beleg bleibt unverändert.

Geht nichts an den Kunden zurück, etwa bei einer Stornogebühr von 100 %, entsteht kein Stornobeleg und der ursprüngliche Beleg bleibt gültig.

Einen einzelnen Beleg laden Sie in den Bestelldetails herunter. Für einen ganzen Monat auf einmal öffnen Sie Bestellungen und dann Ausgestellte Dokumente, dort exportieren Sie ein zusammengeführtes PDF oder eine ZIP-Datei mit einzelnen PDFs. Studios in Tschechien und der Slowakei bekommen dort zusätzlich ISDOC und Pohoda XML.

Der Export der Bestellungen enthält neben Bestelldatum und Zahlungsdatum auch die Spalte Ausstellungsdatum.

Der Export nach ISDOC und Pohoda XML enthält auch Rechnungen von Bestellungen, die später storniert wurden, zusammen mit dem passenden Stornobeleg. Wenn Sie einen älteren Zeitraum schon einmal exportiert haben und Ihr Steuerberater einzelne Belege von Hand nachgetragen hat, prüfen Sie nach einem erneuten Export, ob nichts doppelt verbucht wurde. Bereits heruntergeladene Belege ändern sich nicht.

Wenn Sie eine Zahlung nachträglich erfassen und dabei ein früheres Zahlungsdatum eintragen, bekommt der Beleg das Ausstellungsdatum des Tages, an dem Sie die Zahlung erfasst haben, und das Leistungsdatum der Zahlung selbst.

Zum Jahreswechsel heißt das: Der Beleg bekommt eine Nummer aus dem Nummernkreis des neuen Jahres, obwohl sein Leistungsdatum noch im Dezember liegt. Wenn Sie den Beleg im alten Nummernkreis brauchen, erfassen Sie die Zahlung noch vor dem Jahresende.

Früher bekamen Rechnungen ihre Nummer und ihr Ausstellungsdatum bereits beim Anlegen der Bestellung, das Leistungsdatum kam erst nach der Zahlung dazu. Bei später bezahlten Bestellungen entstanden so Rechnungen, deren Ausstellungsdatum vor dem Leistungsdatum liegt. Wir ändern diese Rechnungen nicht rückwirkend, denn ein ausgestellter Beleg wird weder neu nummeriert noch neu datiert. Dieser Artikel dient als Erklärung, woher der Unterschied kommt.

Stornierte unbezahlte Bestellungen behielten die Nummer, die sie damals bekommen hatten, es kann also ungenutzte Nummern im Nummernkreis geben. Wir nummerieren diese Bestellungen weder neu, noch stellen wir dafür Stornobelege aus. Die Liste der ungenutzten Nummern Ihres Studios schicken wir Ihnen auf Anfrage zu, schreiben Sie einfach an unseren Support.

Bestellungen, die noch nach dem alten Verfahren nummeriert wurden und weiter auf die Zahlung warten, behalten ihre Nummer. Ihr Ausstellungsdatum und die Zeilen zum Beleg erscheinen an dem Tag in den Bestelldetails, an dem der Kunde zahlt.