Sie möchten keine Stunde für eine einzige Person geben und sie dann in letzter Minute von Hand absagen? Das kann Zenamu für Sie übernehmen. Wenn weniger Personen einen Termin oder ein Event buchen als nötig, sagt das System es automatisch zu einem festgelegten Zeitpunkt vor Beginn ab, erstattet allen, die gebucht haben, und benachrichtigt sie. Sie erhalten eine Info-E-Mail. Dieser Artikel erklärt, was die Funktion tut und wie Sie sie für Ihr ganzes Studio einschalten.
Was die Funktion tut
Zu dem von Ihnen gewählten Zeitpunkt (etwa 24 Stunden vor Beginn) zählt Zenamu, wie viele Personen für den Termin gebucht sind, und vergleicht das mit dem von Ihnen festgelegten Minimum:
Sind weniger als das Minimum gebucht, wird der Termin automatisch abgesagt. Alle, die gebucht haben, erhalten eine Erstattung und dieselbe Benachrichtigung wie bei jedem anderen abgesagten Termin.
Ist mindestens das Minimum gebucht, passiert nichts und der Termin findet wie gewohnt statt.
Die Prüfung erfolgt nur einmal. Wenn danach jemand seine Buchung storniert, löst das keine neue Prüfung aus.
Wofür die Funktion gilt
Die automatische Absage funktioniert für einzelne Termine (Stunden) und für Events (einmalige Events und Workshops). Für Kursreihen gibt es sie nicht.
Termine und Events werden getrennt eingerichtet, jeweils mit eigenen Regeln. So können Sie zum Beispiel nicht ausgelastete Stunden absagen, Events aber immer stattfinden lassen.
Welchen Tarif Sie brauchen
Die automatische Absage bei geringer Auslastung ist ab dem Expert-Tarif und höher (Expert, Ultimate) sowie während der Testphase verfügbar. In niedrigeren Tarifen finden Sie die Funktion nicht.
Wo Sie sie einschalten
Die studioweiten Einstellungen finden Sie unter Einstellungen → Buchungen und Regeln → Stornierung von Buchungen. Wählen Sie oben, für welche Art von Buchungen Sie die Regeln festlegen — die Karte Einheiten oder die Karte Events / Workshops. Darunter erscheint die Karte Automatische Absage bei geringer Auslastung, in der Sie:
den Schalter Nicht ausgelastete Termine automatisch absagen aktivieren (bei Events Nicht ausgelastete Veranstaltungen automatisch absagen),
unter Wie viele Stunden vor Beginn die Prüfung erfolgen soll den Vorlauf festlegen,
unter Mindestauslastung eingeben, wie viel Prozent der Kapazität belegt sein müssen.
Füllen Sie die Einstellungen für Termine und für Events getrennt aus, jeweils auf ihrer eigenen Karte.
Wie die Mindestteilnehmerzahl berechnet wird
Das Minimum ergibt sich aus der Kapazität des Termins und dem von Ihnen festgelegten Prozentsatz und wird aufgerundet. Bei 50 % und einer Kapazität von 5 Personen liegt das Minimum bei 3 Buchungen. Bei einem Termin mit einer Kapazität von 1 ergibt das Minimum 1, sodass nur ein völlig leerer Termin abgesagt wird.
So passt sich das Minimum der Kapazität an: Wenn Ihre Stunden unterschiedlich viele Plätze haben, deckt ein einziger Prozentsatz sie alle ab.
Wählen Sie einen Vorlauf, der länger ist als Ihre Kundenerinnerungen
Wir empfehlen, für die Prüfung einen längeren Vorlauf zu wählen als für die Erinnerungen, die Sie vor einer Stunde senden (Einstellungen → Benachrichtigungen). Läuft die Prüfung vor der Erinnerung, bekommt ein Kunde keine Erinnerung für einen Termin, der inzwischen abgesagt wurde.
Einstellungen für einen bestimmten Termin
Zusätzlich zu den studioweiten Einstellungen können Sie jedem Termin oder Event eine eigene Regel geben oder ihn ganz von der automatischen Absage ausnehmen. Der Artikel über eigene Einstellungen für Termine und Events führt Sie durch die Schritte.