Dieser Artikel behandelt die automatische Absage bei geringer Auslastung: Zenamu sagt einen Termin einer Stunde oder ein Event selbst ab, wenn zu einem festgelegten Zeitpunkt vor Beginn zu wenige Personen gebucht haben. Die Stunden, die Sie für diese Funktion einstellen, bestimmen nur den Zeitpunkt dieser Prüfung. Sie sind keine Stornierungsfrist für Kunden und ändern nichts daran, bis wann Kunden ihre eigene Buchung stornieren können. Wie Sie das festlegen, lesen Sie unter Stornierungsfrist und Stornogebühren für Buchungen von Stunden und Einzelterminen.
Wenn weniger Personen einen Termin oder ein Event buchen als nötig, sagt das System den Termin bzw. das Event automatisch zu einem festgelegten Zeitpunkt vor Beginn ab, erstattet allen, die gebucht haben, und benachrichtigt sie. Sie erhalten eine Info-E-Mail. Sie müssen die Stunde also nicht in letzter Minute von Hand absagen. Dieser Artikel erklärt, was die Funktion tut und wie Sie sie für Ihr ganzes Studio einschalten.
Was die Funktion tut
Zu dem von Ihnen gewählten Zeitpunkt (etwa 24 Stunden vor Beginn) zählt Zenamu, wie viele Personen für den Termin gebucht sind, und vergleicht das mit dem von Ihnen festgelegten Minimum:
Sind weniger als das Minimum gebucht, wird der Termin automatisch abgesagt. Alle, die gebucht haben, erhalten eine Erstattung und dieselbe Benachrichtigung wie bei jeder anderen abgesagten Stunde.
Ist mindestens das Minimum gebucht, passiert nichts und der Termin findet wie gewohnt statt.
Die Prüfung erfolgt nur einmal. Wenn danach jemand seine Buchung storniert, löst das keine neue Prüfung aus.
Wofür die Funktion gilt
Die automatische Absage funktioniert für einzelne Termine (Stunden) und für Events (einmalige Events und Workshops). Für Kursreihen und Einzeltermine gibt es sie nicht.
Termine und Events werden getrennt eingerichtet, jeweils mit eigenen Regeln. So können Sie zum Beispiel nicht ausgelastete Stunden absagen, Events aber immer stattfinden lassen.
Welchen Plan Sie brauchen
Die automatische Absage bei geringer Auslastung ist in den aktuellen Plänen Expert und Ultimate verfügbar, außerdem während der Testphase. In anderen Plänen wie dem kostenlosen Plan Erste Schritte, Lite, Standard oder Professional finden Sie die Funktion nicht.
Sie haben einen älteren Plan? Abgelöste Pläne enthalten diese Funktion nicht, auch wenn der Name vertraut klingt. Der häufigste Fall ist Expert 2024 — dort bleibt der Schalter in den Einstellungen ausgegraut. Um die automatische Absage zu nutzen, wechseln Sie auf den aktuellen Plan Expert oder Ultimate (siehe Wie kann ich auf einen höheren Plan upgraden?).
Wo Sie sie einschalten
Die studioweiten Einstellungen finden Sie unter Einstellungen → Buchungen und Regeln → Stornierung von Buchungen. Wählen Sie oben, für welche Art von Buchungen Sie die Regeln festlegen — die Karte Termine oder die Karte Events / Workshops. Darunter erscheint die Karte Automatische Absage bei geringer Auslastung, in der Sie:
den Schalter Nicht ausgelastete Termine automatisch absagen aktivieren (bei Events Nicht ausgelastete Events automatisch absagen),
unter Wie viele Stunden vor Beginn die Prüfung erfolgen soll den Vorlauf festlegen,
unter Mindestauslastung eingeben, wie viel Prozent der Kapazität belegt sein müssen.
Füllen Sie die Einstellungen für Termine und für Events getrennt aus, jeweils auf ihrer eigenen Karte. Klicken Sie danach unten auf der Seite auf Speichern.
Wie viele Stunden vor Beginn die Prüfung erfolgen soll bestimmt nur, wann Zenamu die Buchungen zählt. Die Stornierungsfrist auf derselben Karte Termine ist eine eigene Einstellung und legt fest, bis wann Kunden ihre eigene Buchung stornieren können.
Wie die Mindestteilnehmerzahl berechnet wird
Das Minimum ergibt sich aus der Kapazität des Termins und dem von Ihnen festgelegten Prozentsatz und wird aufgerundet. Bei 50 % und einer Kapazität von 5 Personen liegt das Minimum bei 3 Buchungen. Bei einem Termin mit einer Kapazität von 1 ergibt das Minimum 1, sodass nur ein völlig leerer Termin abgesagt wird.
So passt sich das Minimum der Kapazität an: Wenn Ihre Stunden unterschiedlich viele Plätze haben, deckt ein einziger Prozentsatz sie alle ab.
Wählen Sie einen Vorlauf, der länger ist als Ihre Kundenerinnerungen
Wir empfehlen, für die Prüfung einen längeren Vorlauf zu wählen als für die Erinnerungen, die Sie vor einer Stunde senden (Einstellungen → Benachrichtigungen). Läuft die Prüfung vor der Erinnerung, bekommt ein Kunde keine Erinnerung für einen Termin, der inzwischen abgesagt wurde.
Einstellungen für einen bestimmten Termin oder ein Event
Zusätzlich zu den studioweiten Einstellungen können Sie jedem Termin einer Stunde und jedem Event eine eigene Regel geben oder den Termin bzw. das Event ganz von der automatischen Absage ausnehmen. Der Artikel Automatische Absage bei geringer Auslastung: eigene Einstellung für einen Termin oder ein Event führt Sie durch die Schritte.