Los datos de facturación del cliente son la dirección que el sistema necesita para emitir un comprobante de pago (recibo o factura). En este artículo se explica cuándo se solicitan, dónde los completa el cliente y cómo trabajar con ellos desde el panel de administración.
¿Cuándo solicita el sistema los datos de facturación?
El sistema solicita los datos de facturación solo cuando se cumplen estas dos condiciones a la vez:
Tiene activada la opción Emitir comprobantes de pago (en Configuración > Pagos).
Y además se da al menos una de estas situaciones:
Es sujeto pasivo de IVA: el sistema emite facturas automáticamente y la dirección de facturación del cliente es obligatoria en cada una.
Es un negocio registrado (sin IVA) y ha elegido Factura como tipo de documento en lugar de Recibo.
Consejo: ¿No sabe qué tipo de documento tiene configurado? Compruébelo en Configuración > Pagos > Comprobantes de Pago. Para más información, consulte Recibo vs factura.
¿Cuándo no se solicitan los datos de facturación?
El sistema no pide datos de facturación en estos casos:
No tiene activada la emisión de comprobantes de pago.
No es sujeto pasivo de IVA y solo emite recibos (un documento simplificado que no incluye la dirección del cliente).
El cliente paga con créditos, entradas de un pase o una sesión de recuperación: para estos tipos de pago no se genera ningún comprobante.
La variante de precio es gratuita (0).
Cómo completan los clientes sus datos de facturación
Si su estudio requiere datos de facturación, el cliente los completa directamente durante la compra o reserva. El formulario de dirección (calle, ciudad, código postal, país) aparece como parte del proceso de pago y no se puede omitir.
Si el cliente introduce un correo electrónico que ya existe en el sistema, los datos guardados anteriormente se rellenan automáticamente. No necesita volver a escribirlos.
Perfil personal — Datos de facturación
Los clientes pueden consultar y actualizar su dirección de facturación en cualquier momento en Mi Perfil > Datos de facturación. Si todavía no han rellenado sus datos, verán una nota explicando que algunos estudios pueden solicitarlos para emitir comprobantes de pago.
La dirección de facturación se almacena a nivel de cuenta de usuario, es decir, se comparte entre todos los estudios donde el cliente esté registrado.
Qué hacer en el panel de administración cuando un cliente no tiene datos de facturación
Si va a añadir créditos, un pase o una membresía a un cliente que no tiene dirección de facturación, verá un aviso. El formulario queda bloqueado y no se puede enviar.
Tiene dos opciones:
Añadir la dirección de facturación del cliente: vaya al detalle del cliente y rellénela allí.
Continuar sin dirección: haga clic en el botón "Entendido, continuar". El formulario se desbloquea y puede completar el pedido. El comprobante se emitirá sin los datos del cliente. La dirección se puede añadir más tarde en el perfil del cliente o en el detalle del pedido.
Al crear una reserva (clase, curso, evento, cita), el aviso aparece cuando el servidor detecta que falta la dirección de facturación. El mismo botón de omisión funciona en este caso.
Hungría: En los estudios húngaros obligados a emitir szamla (factura), el botón de omisión no está disponible. La legislación fiscal húngara exige una dirección de facturación real del cliente en cada documento.
Datos de facturación en los pedidos
Al crear un pedido, el sistema guarda automáticamente una copia de los datos de facturación del cliente en el propio pedido. Si el cliente actualiza su dirección más adelante, los pedidos anteriores conservan los datos originales: el comprobante siempre refleja la información vigente en el momento de la compra.
Dirección de facturación en el detalle del pedido
En cada detalle de pedido encontrará una sección Dirección de facturación. Puede haber dos estados:
Datos rellenados: se muestra la dirección que tenía el cliente en el momento del pedido. Haga clic en "Editar" para modificarla, pero el cambio solo se aplica a este pedido.
Datos vacíos: verá el texto "Este pedido no tiene datos de facturación del cliente." con la opción de añadirlos. En este caso, los datos se guardan tanto en el pedido como en el perfil del cliente.
Colaboración (eventos compartidos)
Si comparte un evento con otro estudio, la configuración de facturación sigue siempre al estudio de origen (el que creó el evento). Un cliente que se inscribe a través de un estudio colaborador verá el formulario de facturación según la configuración del estudio de origen. De este modo, los comprobantes se emiten correctamente independientemente de dónde se haya registrado el cliente.
Preguntas frecuentes
¿Dónde puede un cliente consultar su dirección de facturación?
En Mi Perfil > Datos de facturación, después de iniciar sesión en su cuenta.
Si un cliente cambia su dirección, ¿se actualiza en los pedidos anteriores?
No. Los pedidos anteriores conservan los datos de facturación originales. La nueva dirección se utiliza solo en pedidos futuros.
Un cliente está registrado en varios estudios, ¿necesita rellenar su dirección en cada uno?
No. La dirección de facturación se almacena a nivel de cuenta de usuario y se comparte entre todos los estudios.
¿Por qué no se solicitan datos de facturación al pagar con créditos o un pase?
Cuando un cliente paga con créditos, entradas de un pase o una sesión de recuperación, no se genera un nuevo comprobante de pago: el comprobante ya se emitió en el momento de comprar los créditos o el pase.
¿Puedo continuar siempre sin dirección de facturación como administrador?
Sí, excepto en los estudios húngaros. El botón "Entendido, continuar" permite completar el pedido. La dirección se puede añadir en cualquier momento después.
¿Puedo editar la dirección de facturación de un pedido existente?
Sí. En el detalle del pedido, haga clic en "Editar" junto a la sección Dirección de facturación. El cambio se guarda solo en ese pedido concreto.
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